Innhold
Tidsstyring «Med arbeidet jeg har og jeg er fanget i et ubrukelig møte»
Økomen Pilar Lloret forklarer i «30 minutters møter» hvordan man kan optimalisere disse arbeidsavtalene maksimalt
Hvis du blir varslet av uforsiktighet og resignering når du blir varslet om et nytt møte på jobben, er det noe galt. Disse arbeidsavtalene bør være verktøy for å forbedre vårt profesjonelle arbeid, og mange ganger blir de bare bortkastet tid.
Denne situasjonen - mye mer vanlig enn den ser ut - var det som motiverte økonomen Pilar Lloret, spesialisert seg på forretnings- og risikoanalyse, for å skrive "30 minutters møter", en bok der han, gjennom klare retningslinjer og råd, foreslår en måte å øke effektiviteten på disse møtene og dermed oppfylle målet sitt.
Vi snakket med forfatteren og spurte henne om nøklene for å slutte å kaste bort tid og få mest mulig ut av møtene vi er tvunget til å delta på:
Hvorfor er organisasjon så viktig når man planlegger et møte?
Hvis vi ikke har en god planlegging og organisering, vil ikke målene være klare, heller ikke punktene som skal diskuteres, eller tiden som er tilgjengelig ... Derfor vil vi ukontrollert varighet og vi vil ikke innfri forventningene til deltakerne. Vi kan bli frustrerte, og det vil være bortkastet tid til alle.
Hvilke negative effekter kan et møte ha som er dårlig planlagt og hvor ønsket formål ikke oppnås?
I tillegg til kostnaden økonomisk sett, vil det være en negativ oppfatning og motløshet blant deltakerne. Og hvis denne situasjonen fortsetter, er det lett at vi over tid blir stresset av å tenke "med jobben jeg har, og jeg må delta på et ubrukelig møte."
Det har også en negativ effekt på deltakernes mening overfor arrangøren, som i de fleste tilfeller vanligvis er en sjef.
Hvorfor er 30 minutter den optimale tiden for et møtes varighet?
30 minutter er utfordringen jeg legger i boken basert på min egen erfaring med å organisere møter som fungerer. Tydeligvis Det er møter som vil trenge mer tidandre der målet ditt kan tas enda mindre, og selvsagt ved noen anledninger kan de 30 eller til og med 60 minuttene av selve møtet erstattes av en samtale eller en e-post, for eksempel.
Hvordan fungerer figuren til beslutningstakeren du snakker om i boken?
Når vi snakker om deltakerne i et 30-minutters møte, må det være klart det det ideelle antallet bør ikke overstige maksimalt fem personer. Og valget ditt må være det riktige. Vi kan skille figurene til moderator, koordinator, sekretær (de kan være samme person) og deltakerne. I prinsippet er beslutningstaking i et møte på 30 minutter og maksimalt fem personer konsensus og bør ikke skape konflikt.
Hvordan skal vi organisere et møte for å gjøre det så effektivt som mulig?
Vi kan oppsummere i fem punkter hvordan vi skal organisere møtet som følger. Den første ville være definere målet og ønsket resultat av møtet. Den andre, velg de riktige deltakerne. Den tredje er planlegge møtet; Blant annet lage dagsorden, velge sted, starttid og varighet og sende det sammen med nøkkeldokumentene til møtet til de som er interessert i nok tid, slik at de kan forberede det.
For det fjerde må vi ta hensyn til struktur design av møtene, det vil si driftsreglene og selvfølgelig hvordan de 30 minuttene som møtet varer er strukturert etter innhold. Til slutt er det viktig å lage en møteoppfølging. Sørg for at alle deltakerne er klar over avtalene som er gjort, og i tilfelle oppfølgingshandlinger må utføres, hva er oppgavene som er tildelt hver enkelt og utførelsestiden