Innhold
Ofte står en Excel-bruker overfor behovet for å fylle celler med data ordnet i en viss logisk sekvens. Eller for eksempel å lage en prognose for hva verdien av en bestemt indikator vil være ved et bestemt øyeblikk, hvis den nåværende trenden fortsetter. Nå trenger du ikke vite dusinvis av formler for alt dette. Et par museklikk er nok, og problemet er løst. Alt er takket være autofullføring.
Denne funksjonen er fantastisk i sin bekvemmelighet. For eksempel lar den deg raskt liste kalendermåneder eller gjøre det slik at bare den 15. og siste dagen i hver måned vises (for eksempel i regnskapsrapporter).
Hvordan kan du dra nytte av denne flotte funksjonen?
I nedre høyre hjørne er det en firkant, ved å dra den kan du fortsette serien med verdier der det er et bestemt mønster. For eksempel, hvis den første dagen er mandag, kan du ved å utføre denne enkle operasjonen sette verdier i følgende linjer: tirsdag, onsdag, torsdag, fredag og så videre.
Hvis det er et sett med verdier i en celle som 1,2,4, kan du fortsette tallserien opp til 8, 16, 32 og så videre ved å velge dem alle og dra boksen nedover. Dette lar deg redusere tidskostnadene betydelig.
På samme måte opprettes en liste med månedsnavn.
Og slik ser det ut å bruke autofullføring for en aritmetisk progresjon. I vårt eksempel bruker vi to celler med verdier på henholdsvis 1,3, og deretter fortsetter autofullføring nummerserien.
Dessuten vil mottaket fungere selv om nummeret er inne i teksten. For eksempel, hvis du skriver "1 kvartal" og drar boksen ned, får du følgende.
Egentlig er dette alt det grunnleggende du trenger å vite. Men hvis du vil mestre ferdighetene til å jobbe med Excel mer profesjonelt, kan du gjøre deg kjent med noen sjetonger og triks.
Bruk av autofullfør dataliste
Å lage en liste over måneder eller ukedager er selvfølgelig ikke alt Excel kan gjøre. La oss si at vi har en liste over byer der selskapet vårt har etablert servicesentre. Først må du skrive ned hele listen i elementet "Endre lister", som kan nås gjennom menysekvensen Fil – Alternativer – Avansert – Generelt – Rediger lister.
Deretter vises et vindu med en liste over lister som automatisk er innebygd i Excel.
Det er ikke mange av dem her. Men denne misforståelsen kan lett rettes opp. For å gjøre dette er det et høyre vindu der den riktige sekvensen av verdier uXNUMXbuXNUMXbis er skrevet. Opptak kan gjøres på to måter, både med komma og i en kolonne. Hvis det er mye data, kan de importeres. På denne måten kan du spare mye tid.
Hva trengs for dette? Først må du lage en liste over byer et sted i dokumentet, og deretter bare lage en lenke til den i feltet nedenfor.
Listen er nå opprettet og kan brukes til å fylle ut alle de andre cellene.
I tillegg til lister i tekstformat, gjør Excel det mulig å lage numeriske sekvenser, samt en liste over datoer ordnet etter et bestemt mønster. Helt i begynnelsen av dette materialet ble det gitt en av måtene å bruke det på, men dette er et primitivt nivå. Du kan bruke dette verktøyet mer fleksibelt, som et ekte ess.
Først velger vi de nødvendige sekvensverdiene (en eller flere) sammen med den delen av området som skal brukes for listen. Deretter finner vi "Fyll" -knappen på topppanelet og i menyen som vises, klikker du på "Progresjon" -knappen.
Deretter vises et vindu med innstillinger.
I den venstre delen er det radioknapper som du kan angi plasseringen av den fremtidige sekvensen med: etter rader eller kolonner. I det første tilfellet vil listen gå ned, og i det andre vil den gå til høyre.
Umiddelbart til høyre for plasseringsinnstillingen er et panel der du kan velge type numerisk sekvens. Det er flere alternativer å velge mellom:
- Aritmetikk. Verdien i hver neste celle er et visst tall større enn den forrige. Verdien bestemmes av innholdet i "Trinn"-feltet.
- Geometrisk. Hver påfølgende verdi er flere ganger større enn den forrige. Hvor mye avhenger av hvilket trinn brukeren har angitt.
- Datoer. Med dette alternativet kan brukeren opprette en sekvens av datoer. Hvis du velger denne typen, aktiveres ytterligere innstillinger for måleenheten. De tas med i betraktningen når sekvensen utarbeides: dag, arbeidsdag, måned, år. Så hvis du velger «arbeidsdag»-elementet, vil ikke helger bli inkludert i listen.
- Autofullfør. Dette alternativet ligner på å dra nederst i høyre hjørne. Med enkle ord bestemmer Excel på egen hånd om det skal fortsette nummerserien eller det er bedre å lage en lengre liste. Hvis du spesifiserer verdiene 2 og 4 på forhånd, vil de neste inneholde tallene 6, 8 og så videre. Hvis du før det fyller ut flere celler, vil funksjonen "lineær regresjon" bli brukt (dette er et veldig interessant alternativ som lar deg bygge en prognose basert på den eksisterende trenden).
Nederst i denne dialogboksen, som du allerede kan se, er det to alternativer: trinnstørrelsen, diskutert ovenfor, og grenseverdien.
Etter å ha fullført alle operasjonene, må du trykke på "OK" -knappen. På samme måte opprettes en liste over arbeidsdager for en bestemt periode (for eksempel frem til 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Og brukeren trenger ikke å gjøre et stort antall unødvendige bevegelser!
Det er det, oppsettet er fullført. La oss nå se på noen mer profesjonelle autofullføringsmetoder.
Bruker musen
Dette er den mest praktiske måten å autofullføre på, slik at du elegant kan utføre selv de mest komplekse operasjonene. Det er to alternativer for hvordan det kan brukes: ved hjelp av venstre museknapp eller høyre. For eksempel er oppgaven å lage en liste over tall ordnet i stigende rekkefølge, hvor hver neste verdi øker med én. Vanligvis, for dette, legges en enhet inn i den første cellen, og en toer i den andre, hvoretter de drar boksen i nedre høyre hjørne. Men det er mulig å oppnå dette målet med en annen metode – ved å bare fylle ut den første cellen. Deretter må du dra den ned fra nedre høyre hjørne. Etter det vil en knapp i form av en firkant vises. Du må klikke på den og velge "Fyll"-elementet.
Du kan også bruke funksjonen "Fyll kun formater", som du kan utvide bare celleformater med.
Men det er en raskere metode: holde Ctrl-knappen nede mens du drar cellen parallelt.
Riktignok er det bare egnet for autofullføring av tallsekvenser. Hvis du prøver å trekke dette trikset med data av en annen type, vil verdiene uXNUMXbuXNUMXb ganske enkelt bli kopiert inn i følgende celler.
Det er en måte å fremskynde samtalen til kontekstmenyen. For å gjøre dette, dra boksen ved å holde høyre museknapp.
Deretter vises et sett med kommandoer. Så du kan åpne en dialogboks med flere autofullføringsinnstillinger ved å klikke på menyelementet "Progresjon". Men det er én begrensning. Den maksimale sekvenslengden i dette tilfellet vil være begrenset til den siste cellen.
For at autofullføring skal utføres opp til ønsket verdi (et spesifikt tall eller dato), må du trykke høyre museknapp, etter å ha rettet markøren til boksen tidligere, og dra markøren ned. Markøren går deretter tilbake. Og det siste trinnet er å slippe musen. Som et resultat vil en kontekstmeny med autofullføringsinnstillinger vises. Velg en progresjon. Her er bare én celle valgt, så du må spesifisere alle autofyll-parametrene i innstillingene: retning, trinn, grenseverdi og trykk på OK-knappen.
En spesielt interessant Excel-funksjon er den lineære og eksponentielle tilnærmingen. Det gjør det mulig å bygge en prognose for hvordan verdiene vil endre seg, basert på det eksisterende mønsteret. Som regel, for å lage en prognose, må du bruke spesielle Excel-funksjoner eller utføre komplekse beregninger, der verdiene til den uavhengige variabelen erstattes. Det er mye lettere å demonstrere dette eksemplet i praksis.
For eksempel er det en dynamikk til en indikator, hvis verdi øker med samme tall hver periode.
Det er mye lettere å forstå hvordan verdier er spådd med en lineær trend (når hver neste indikator øker eller reduseres med en viss verdi). Standard Excel-funksjoner er egnet for dette, men det er bedre å tegne en graf som viser trendlinjen, funksjonens ligning og forventet verdi for større klarhet.
For å finne ut hva den anslåtte indikatoren vil være i numeriske termer, når du beregner, må du ta regresjonsligningen som grunnlag (eller direkte bruke formlene innebygd i Excel). Som et resultat vil det være mange handlinger som ikke alle kan forstå med en gang.
Men lineær regresjon lar deg fullstendig forlate komplekse formler og plotting. Bare bruk autofullføring. Brukeren tar en rekke data som en prognose lages på grunnlag av. Dette settet med celler er valgt, deretter trykkes høyre museknapp, som du trenger for å dra området med det nødvendige antallet celler (avhengig av avstanden til punktet i fremtiden som den anslåtte verdien beregnes for). En kontekstmeny vises, der du må velge "Lineær tilnærming" -elementet. Det er det, en prognose oppnås som ikke krever spesielle matematiske ferdigheter, plotting eller utledning av formler.
Hvis indikatorene øker i løpet av hver tidsperiode med en viss prosentandel, snakker vi om eksponentiell vekst. For eksempel er å forutsi dynamikken til en epidemi eller forutsi renter på et bankinnskudd basert på nettopp et slikt mønster.
Det finnes ingen mer effektiv metode for å forutsi eksponentiell vekst enn den vi har beskrevet.
Bruke musen til å fylle ut datoer automatisk
Ofte er det nødvendig å øke den allerede eksisterende listen over datoer. For å gjøre dette tas en dato og dras i nedre høyre hjørne med venstre museknapp. Et firkantet ikon vises, der du kan velge fyllingsmetode.
For eksempel, hvis en regnskapsfører bruker et regneark, vil alternativet "ukedager" passe ham. Dette elementet vil også være nødvendig av andre spesialister som må lage daglige planer, for eksempel HR.
Og her er et annet alternativ, hvordan implementere automatisk fylling av datoer med musen. For eksempel må en bedrift betale lønn den 15. og den siste dagen i måneden. Deretter må du angi to datoer, strekke dem ned og velge fyllingsmetoden "etter måneder". Dette kan gjøres enten ved å klikke med venstre museknapp på firkanten i nedre høyre hjørne, eller ved å bruke høyre knapp, etterfulgt av et automatisk oppkall til kontekstmenyen.
Viktig! Den 15. gjenstår, uansett måned, og den siste er automatisk.
Med høyre museknapp kan du justere progresjonen. Lag for eksempel en liste over virkedager i år, som fortsatt vil være frem til 31. desember. Hvis du bruker autofyll med høyre museknapp eller gjennom menyen, som kan nås gjennom firkanten, så er det et alternativ "Instant fill". For første gang har utviklere levert denne funksjonen i Excel 2013. Det er nødvendig at cellene fylles ut etter et bestemt mønster. Dette vil gjøre deg i stand til å spare mye tid.
Konklusjoner
Egentlig er det alt. Autofullføring er en veldig nyttig funksjon som hjelper deg med å automatisere mange arbeidsflyter og lage spådommer basert på mønstre. Ingen ytterligere formler eller beregninger kreves. Det er nok å trykke på et par knapper, og resultatene vil vises som ved magi.