Sortering i Excel – grunnleggende informasjon

Sortering av data i Excel er et veldig nyttig verktøy som lar deg forbedre oppfatningen av informasjon, spesielt med store volumer. I denne leksjonen vil vi lære hvordan du bruker sortering, lære de grunnleggende kommandoene og også bli kjent med sorteringstypene i Excel.

Når du legger til data i Excel, er det veldig viktig å organisere informasjonen på regnearket ordentlig. Et verktøy som lar deg gjøre dette er sortering. Ved hjelp av sortering kan du lage en liste over kontaktinformasjon etter etternavn, ordne innholdet i tabellen i alfabetisk rekkefølge eller i synkende rekkefølge.

Sorter typer i Excel

Når du sorterer data i Excel, er det første du må bestemme om du vil bruke sorteringen på hele regnearket (tabellen) eller bare på et spesifikt celleområde.

• Sortering av et ark (tabell) organiserer alle dataene i én kolonne. Når sortering brukes på et ark, sorteres relatert informasjon i hver rad sammen. I følgende eksempel, kolonnen Kontaktnavn (kolonne A) sortert alfabetisk.
• Områdesortering ordner data i et celleområde. Denne sorteringen kan være nyttig når du arbeider med Excel-ark som inneholder flere tabeller med informasjon plassert nær hverandre. En sortering brukt på et område påvirker ikke andre data på regnearket.

Hvordan sortere et ark (tabell, liste) i Excel

I følgende eksempel vil vi sortere bestillingsskjemaet for T-skjorter etter Mitt etternavn (Kolonne C) og ordne dem i alfabetisk rekkefølge.

1. Velg cellen i kolonnen du vil sortere etter. I vårt eksempel vil vi velge celle C2.
2. Klikk på Data på båndet, og klikk deretter på kommando Sortering fra A til Åå sortere i stigende rekkefølge, eller kommando Sorter fra Å til Aå sortere i synkende rekkefølge. I vårt eksempel vil vi velge kommandoen Sortering fra A til Å.
3. Tabellen vil bli sortert etter valgt kolonne, dvs. etter etternavn.

Når du sorterer en tabell eller liste i Excel, må den skilles fra fremmede data på regnearket med minst én rad eller kolonne. Ellers vil uvedkommende data være involvert i sorteringen.

Hvordan sortere et område i Excel

I følgende eksempel vil vi velge en egen liten tabell i et Excel-regneark for å sortere antall T-skjorter som er bestilt på bestemte dager.

1. Velg celleområdet du vil sortere. I vårt eksempel vil vi velge området A13:B17.
2. Klikk på Data på båndet, og klikk deretter på kommando Sortering.
3. En dialogboks åpnes Sortering. Velg kolonnen du vil sortere etter. I dette eksemplet ønsker vi å sortere dataene etter antall bestillinger, så vi velger kolonnen Kontakt.
4. Angi sorteringsrekkefølgen (stigende eller synkende). I vårt eksempel vil vi velge stigende.
5. Hvis alle parametere er riktige, klikk OK.
6. Området vil bli sortert etter kolonne Kontakt fra den minste til den største. Merk at resten av arkinnholdet ikke er sortert.

Hvis sortering i Excel ikke utføres riktig, kontroller først om verdiene er lagt inn riktig. Selv en liten skrivefeil kan føre til problemer ved sortering av store tabeller. I det følgende eksempelet glemte vi å sette en bindestrek i celle A18, noe som resulterer i en unøyaktig sortering.