Pareto-prinsippet, oppkalt etter den italienske økonomen Vilfredo Pareto, sier det 80 % av problemene kan skyldes 20 % av årsakene. Prinsippet kan være svært nyttig eller til og med livreddende informasjon når du skal velge hvilke av de mange problemene du skal løse først, eller hvis eliminering av problemer er komplisert av ytre omstendigheter.
For eksempel har du nettopp blitt bedt om å lede et team som har problemer med å jobbe med et prosjekt for å peke dem i riktig retning. Du spør teammedlemmer hva som var deres viktigste hindringer for å nå sine mål og mål. De lager en liste som du analyserer og finner ut hva som var hovedårsakene til hvert av problemene som teamet møtte, og prøver å se fellestrekkene.
Alle oppdagede årsaker til problemer er ordnet i henhold til hyppigheten av deres forekomst. Når du ser på tallene, finner du at mangelen på kommunikasjon mellom prosjektimplementere og prosjektinteressenter er hovedårsaken til de 23 beste problemene som teamet står overfor, mens det nest største problemet er tilgang til nødvendige ressurser (datasystemer, utstyr, etc.) .). .) resulterte i bare 11 assosierte komplikasjoner. Andre problemer er isolert. Det er klart at ved å løse kommunikasjonsproblemet kan en enorm prosentandel av problemene elimineres, og ved å løse problemet med tilgang til ressurser kan nesten 90 % av hindringene i teamets vei løses. Ikke bare har du funnet ut hvordan du kan hjelpe teamet, du har nettopp gjort en Pareto-analyse.
Å gjøre alt dette arbeidet på papir vil sannsynligvis ta en viss tid. Prosessen kan akselereres kraftig ved å bruke Pareto-diagrammet i Microsoft Excel.
Pareto-diagrammer er en kombinasjon av et linjediagram og et histogram. De er unike ved at de vanligvis har én horisontal akse (kategoriakse) og to vertikale akser. Diagrammet er nyttig for prioritering og sortering av data.
Min oppgave er å hjelpe deg med å forberede data for Pareto-diagrammet og deretter lage selve diagrammet. Hvis dataene dine allerede er forberedt for Pareto-diagrammet, kan du fortsette til den andre delen.
I dag skal vi analysere en problematisk situasjon i en bedrift som jevnlig refunderer ansatte for utgifter. Vår oppgave er å finne ut hva vi bruker mest på og forstå hvordan vi kan redusere disse kostnadene med 80 % ved hjelp av en rask Pareto-analyse. Vi kan finne ut hvilke kostnader som står for 80 % av refusjonene og forhindre høye kostnader i fremtiden ved å endre policyen til å bruke engrospriser og diskutere ansattes kostnader.
Del én: Forbered data for Pareto-diagrammet
- Organiser dataene dine. I vår tabell er det 6 kategorier av kontanterstatning og beløp som kreves av ansatte.
- Sorter dataene i synkende rekkefølge. Sjekk at kolonner er valgt А и Вå sortere riktig.
- Kolonnesum Beløp (antall utgifter) beregnes ved hjelp av funksjonen SUM (SUM). I vårt eksempel, for å få den totale mengden, må du legge til cellene fra V3 til V8.
hurtigtaster: Velg en celle for å summere et verdiområde B9 og trykk Alt+=. Det totale beløpet vil være $12250.
- Lag en kolonne Akkumulert beløp (akkumulert beløp). La oss starte med den første verdien $ 3750 i cellen B3. Hver verdi er basert på verdien til forrige celle. I en celle C4 typen = C3+B4 og trykk Enter.
- For å automatisk fylle ut de gjenværende cellene i en kolonne, dobbeltklikk på autofyllhåndtaket.
- Deretter oppretter du en kolonne Akkumulert % (kumulativ prosentandel). For å fylle denne kolonnen kan du bruke summen av området Beløp og verdier fra kolonne Akkumulert beløp. I formellinjen for en celle D3 skriv =C3/$B$9 og trykk Enter. Symbol $ oppretter en absolutt referanse slik at sumverdien (cellereferanse B9) endres ikke når du kopierer formelen ned.
- Dobbeltklikk på autofyll-markøren for å fylle kolonnen med en formel, eller klikk på markøren og dra den over datakolonnen.
- Nå er alt klart for å begynne å bygge Pareto-diagrammet!
Del to: Bygge et Pareto-diagram i Excel
- Velg dataene (i vårt eksempel, celler fra A2 by D8).
- Press Alt + F1 på tastaturet for å automatisk lage et diagram fra de valgte dataene.
- Høyreklikk i diagramområdet og klikk fra menyen som vises Velg data (Velg Data). En dialogboks vises Velge en datakilde (Velg Datakilde). Velg linje Akkumulert beløp og trykk fjerne (Fjerne). Deretter OK.
- Klikk på grafen og bruk piltastene på tastaturet for å flytte mellom elementene. Når en rad med data er valgt Akkumulert %, som nå sammenfaller med kategoriaksen (horisontal akse), høyreklikk på den og velg Endre diagramtypen for en serie (Endre diagramserietype). Nå er denne serien med data vanskelig å se, men mulig.
- En dialogboks vises Endre diagramtypen (Endre diagramtype), velg linjediagram.
- Så vi fikk et histogram og en flat linjegraf langs den horisontale aksen. For å vise relieffet til en linjegraf trenger vi en annen vertikal akse.
- Høyreklikk på en rad Akkumulert % og klikk på i menyen som vises Dataserieformat (Formater dataserie). Dialogboksen med samme navn vises.
- I seksjon Radalternativer (Series Options) velg Mindre akse (sekundær akse) og trykk på knappen Lukke (Lukk).
- Prosentaksen vises, og diagrammet vil bli til et fullverdig Pareto-diagram! Nå kan vi trekke konklusjoner: Hovedtyngden av kostnadene er skolepenger (opplæringsavgifter), utstyr (maskinvare) og skrivesaker (kontorrekvisita).
Med trinnvise instruksjoner for å sette opp og lage et Pareto-diagram i Excel for hånden, prøv det ut i praksis. Ved å bruke Pareto-analyse kan du identifisere de viktigste problemene og ta et betydelig skritt mot å løse dem.