Importer data fra OneDrive og SharePoint til Power Query / BI

Hvis du eller din bedrift lagrer data i OneDrive-skyen eller i en SharePoint-selskapsportal, kan det være overraskende utfordrende å koble direkte til den ved å bruke Power Query i Excel eller fra Power BI.

Da jeg en gang møtte et lignende problem, ble jeg overrasket over å finne at det ikke er noen "lovlige" måter å løse det på. Av en eller annen grunn inkluderer listen over tilgjengelige datakilder i Excel og til og med i Power BI (hvor settet med koblinger tradisjonelt er bredere) av en eller annen grunn ikke muligheten til å koble til OneDrive-filer og -mapper.

Så alle alternativene som tilbys nedenfor er i en eller annen grad "krykker" som krever en liten, men manuell "etterbehandling med en fil". Men disse krykkene har et stort pluss – de fungerer 🙂

Hva er problemet?

En kort introduksjon for de som tilbrakt de siste 20 årene i koma ikke i faget.

OneDrive er en skylagringstjeneste fra Microsoft som kommer i flere varianter:

• OneDrive Personal – for vanlige (ikke-bedrifts)brukere. De gir deg 5 GB gratis + ekstra plass for en liten månedlig avgift.
• OneDrive for Business – et alternativ for bedriftsbrukere og Office 365-abonnenter med et mye større tilgjengelig volum (fra 1 TB eller mer) og tilleggsfunksjoner som versjonslagring osv.

Et spesielt tilfelle av OneDrive for Business er lagring av data på en SharePoint-bedriftsportal – i dette scenariet er OneDrive faktisk et av bibliotekene til SharePoint'a.

Filer kan nås enten via nettgrensesnittet (https://onedrive.live.com-nettstedet eller SharePoint-nettstedet) eller ved å synkronisere utvalgte mapper med PC-en:

Vanligvis er disse mappene lagret i brukerprofilen på stasjon C - banen til dem ser omtrent slik ut C: BrukereBrukernavnOneDrive). Et spesielt program overvåker relevansen av filer og synkronisering av alle endringer – АOneDrive herre (blå eller grå sky i nedre høyre hjørne av skjermen):

Og nå det viktigste.

Hvis vi trenger å laste data fra OneDrive til Excel (via Power Query) eller til Power BI, så kan vi selvfølgelig spesifisere lokale filer og mapper som skal synkroniseres som kilde på vanlig måte via Hent data – Fra fil – Fra bok / Fra mappe (Få data - fra fil - fra arbeidsbok / mappe)Men det vil ikke være en direkte kobling til OneDrive-skyen.

Det vil si at i fremtiden, når vi endrer for eksempel filer i skyen av andre brukere må synkroniseres først (dette skjer i lang tid og er ikke alltid praktisk) og bare oppdater deretter søket vårt Power Query eller modell i Power BI.

Naturligvis oppstår spørsmålet: hvordan importere data fra OneDrive/SharePoint direkte slik at dataene lastes direkte fra skyen?

Alternativ 1: Koble til en bok fra OneDrive for Business eller SharePoint

1. Vi åpner boken i vår Excel – en lokal kopi fra den synkroniserte OneDrive-mappen som en vanlig fil. Eller åpne siden først i Excel Online, og klikk deretter på knappen Åpne i Excel (Åpne i Excel).
2. Gå til Fil – Detaljer (Fil — Info)
3. Kopier skybanen til boken med knappen kopibane (Kopier bane) i tittelen:

   

4. I en annen Excel-fil eller i Power BI, der du vil fylle ut dataene, velger du kommandoene Få data – fra Internett (Få data – fra nettet) og lim inn den kopierte banen i adressefeltet.
5. Slett på slutten av banen ?nett=1 og klikk på OK:

   

6. Velg autorisasjonsmetoden i vinduet som vises Organisasjonskonto (Organisasjonskonto) og klikk på knappen Logg inn (Logg Inn):

   

   Skriv inn vårt fungerende påloggingspassord eller velg en bedriftskonto fra listen som vises. Hvis du gjør alt riktig, så inskripsjonen Logg inn bør endre til Logg på som en annen bruker (Logg inn med annen brukerkonto).
   

7. Klikk på knappen tilkobling (Koble).
   

Da er alt det samme som med vanlig import av en bok – vi velger ut nødvendige ark, smarte bord for import, etc.

Alternativ 2: Koble til en fil fra OneDrive Personal

For å koble til en bok i en personlig (ikke-bedrift) OneDrive-sky, vil tilnærmingen være annerledes:

1. Vi åpner innholdet i ønsket mappe på OneDrive-nettstedet og finner den importerte filen.
2. Høyreklikk på den og velg kommando Introduksjon (Bygg inn) eller velg filen og velg en lignende kommando i toppmenyen:

   

3. Klikk på knappen i panelet som vises til høyre Opprett og kopier den genererte koden:

   

4.  Lim inn den kopierte koden i Notisblokk og "fullfør med en fil":
   
   • Fjern alt unntatt lenken i anførselstegn
     
   • Slett blokken cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Utskiftbart ord embed on nedlasting
   Som et resultat bør kildekoden se slik ut:

   

5. Da er alt det samme som i forrige metode. I en annen Excel-fil eller i Power BI, der du vil fylle ut dataene, velger du kommandoene Få data – fra Internett (Få data – fra nettet), lim inn den redigerte banen i adressefeltet og klikk OK.
6. Når autorisasjonsvinduet vises, velg alternativet Windows og, om nødvendig, skriv inn påloggingspassordet fra OneDrive.
   

Alternativ 3: Importer innholdet i en hel mappe fra OneDrive for Business

Hvis du trenger å fylle ut Power Query eller Power BI innholdet i ikke én fil, men en hel mappe på en gang (for eksempel med rapporter), vil tilnærmingen være litt enklere:

1. I Utforsker, høyreklikk på den lokale synkroniserte mappen av interesse for oss i OneDrive og velg Se på stedet (Se på nettet).
2. I adressefeltet til nettleseren kopierer du den første delen av adressen – opp til ordet / _oppsett:

   

3. Velg kommandoene i Excel-arbeidsboken der du vil laste inn dataene, eller i Power BI Desktop-rapporten Hent data – fra fil – fra SharePoint-mappe (Få data – fra fil – fra SharePoint-mappen):

   

   Deretter limer du inn det kopierte banefragmentet i adressefeltet og klikker OK:

   

   Hvis et autorisasjonsvindu vises, velg typen Microsoft-konto (Microsoft-konto), klikk på knappen Logg inn (Logg Inn), og deretter, etter vellykket pålogging, på knappen tilkobling (Koble):

   

4. Etter det blir alle filer fra SharePoint forespurt og lastet ned og et forhåndsvisningsvindu vises, hvor du trygt kan klikke på Konverter data (Transformer data).
   
5. Videre redigering av listen over alle filer og deres sammenslåing skjer allerede i Power Query eller i Power BI på standard måte. For å begrense søkesirkelen kun til mappen vi trenger, kan du bruke filteret etter kolonne Mappebanen (1) og utvide deretter hele innholdet i filene som ble funnet ved å bruke knappen i kolonnen Innhold (2)

   

• Sette sammen tabeller fra forskjellige filer ved hjelp av Power Query
• Hva er Power Query, Power Pivot, Power BI og hvordan de kan hjelpe deg
• Samle data fra alle arkene i boken i én tabell