Hvis du ofte må sende ut enkelte bøker eller ark på e-post, bør du ha lagt merke til at denne prosedyren ikke kan kalles raskt. Hvis du gjør det "klassisk", trenger du:
- åpne et e-postprogram (for eksempel Outlook)
- opprette en ny melding
- skriv inn adresse, emne og tekst
- legg ved en fil til meldingen (ikke glem!)
- klikk på knappen sent
Faktisk kan post enkelt sendes direkte fra Excel på en rekke forskjellige måter. Gå…
Metode 1: Embedded Send
Hvis du fortsatt har den gode gamle Excel 2003, så er alt enkelt. Åpne ønsket bok/ark og velg fra menyen Fil – Send – Melding (Fil — Send til — E-postmottaker). Et vindu åpnes der du kan velge ett av to alternativer for sending:
I det første tilfellet vil gjeldende bok bli lagt til meldingen som et vedlegg, i det andre tilfellet vil innholdet i gjeldende ark gå direkte inn i meldingsteksten som en teksttabell (uten formler).
I tillegg kommer menyen Fil – Send inn (Fil – Send til) det er noen flere eksotiske fraktalternativer:
- Melding (for vurdering) (E-postmottaker for vurdering) – hele arbeidsboken sendes og samtidig slås endringssporing på for den, dvs. begynner å bli tydelig fikset – hvem, når og i hvilke celler gjorde hvilke endringer. Du kan deretter vise endringene som er gjort i menyen Service – Rettelser – Marker rettelser (Verktøy – Spor endringer – Marker endringer) eller på fanen Gjennomgang – Rettelser (Review – Spor endringer) Det vil se slik ut:
Fargede rammer markerer endringer som er gjort i dokumentet (hver bruker har en annen farge). Når du holder musen, dukker det opp et notatlignende vindu med en detaljert beskrivelse av hvem, hva og når endret i denne cellen. Det er veldig praktisk å se gjennom dokumenter, når du for eksempel redigerer rapporten til dine underordnede eller sjefen redigerer din.
- Langs ruten (Routing mottaker) – meldingen der boken din skal legges ved vil gå gjennom en kjede av mottakere, som hver automatisk videresender den videre, som en stafettpinnen. Om ønskelig kan du angi at meldingen skal returneres til deg på slutten av kjeden. Du kan aktivere endringssporing for å se endringene gjort av hver person i tråden.
I den nye Excel 2007/2010 er situasjonen litt annerledes. I disse versjonene, for å sende boken per post, må du velge knappen Office (Office-knapp) eller fane filet (Fil) og team sent (Sende). Deretter tilbys brukeren et sett med sendealternativer:
Vær oppmerksom på at i nye versjoner har muligheten til å sende et eget ark av arbeidsboken som er satt inn i selve brevet forsvunnet – slik det var i Excel 2003 og senere. Det eneste alternativet som gjenstår er å sende hele filen. Men det var en nyttig mulighet til å sende inn det velkjente PDF-formatet og det mindre kjente XPS (ligner på PDF, men krever ikke Acrobat Reader for å lese – det åpnes direkte i Internet Explorer). Kommandoen for å sende en bok til vurdering kan trekkes ut som en ekstra knapp på hurtigtilgangspanelet via Fil – Alternativer – Verktøylinje for hurtigtilgang – Alle kommandoer – Send til gjennomgang (Fil — Alternativer — Verktøylinje for hurtigtilgang — Alle kommandoer — Send for gjennomgang).
Metode 2. Enkle makroer å sende
Det er mye enklere å sende en makro. Åpne Visual Basic Editor via menyen Tjeneste – Makro – Visual Basic Editor (Verktøy – Makro – Visual Basic Editor), sett inn den nye modulen i menyen Sett inn – modul og kopier teksten til disse to makroene dit:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail-mottakere:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopier med ActiveWorkbook .SendMail-mottakere:="[email beskyttet]", Subject:="Fang filen" .Close SaveChanges:=False End With End Sub Etter det kan de kopierte makroene kjøres i menyen Tjeneste – Makro – Makroer (Verktøy — Makro — Makroer). Send Arbeidsbok sender hele gjeldende bok til den angitte adressen, og SendSheet — Ark1 som vedlegg.
Når du kjører makroen, vil Excel kontakte Outlook, noe som vil føre til at følgende sikkerhetsmelding vises på skjermen:
Vent til knappen Løs blir aktiv og klikk på den for å bekrefte innsendingen. Etter det vil automatisk genererte meldinger bli plassert i mappen Utgående og vil bli sendt til mottakerne første gang du starter Outlook eller, hvis du har det i gang, med en gang.
Metode 3. Universell makro
Og hvis du ikke vil sende gjeldende bok, men en annen fil? Og teksten i meldingen ville også vært fin å sette! De forrige makroene vil ikke hjelpe her, siden de er begrenset av egenskapene til Excel selv, men du kan lage en makro som vil administrere Outlook fra Excel – opprett og fyll ut et nytt meldingsvindu og send det. Makroen ser slik ut:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'start Outlook i skjult modus OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'hvis ikke startet - avslutt Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'opprett en ny melding Ved Feil Gjenoppta Neste' fyll ut meldingsfeltene Med OutMail .To = Range("A1").Verdi .Subject = Range("A2"). Verdi .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send kan erstattes med Display for å se meldingen før sending .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Ingenting opprydding : Set OutApp = Ingenting Application.ScreenUpdating = True End Sub Adressen, emnet, teksten til meldingen og banen til den vedlagte filen må være i cellene A1:A4 i gjeldende ark.
- Gruppepost fra Excel med PLEX-tillegget
- Makroer for å sende e-post fra Excel via Lotus Notes av Dennis Wallentin
- Hva er makroer, hvor skal du sette inn makrokode i Visual Basic
- Opprette e-poster med HYPERLINK-funksjonen