Ved distansen ved Universitetet for praktisk psykologi jobber vi med ulike metoder for selvorganisering og effektivitetsforbedring. Inkludert hvordan man prioriterer riktig.
Hvorfor prioritere.
Den første grunnen er åpenbar: å gjøre de viktigste tingene først. Den andre grunnen er mindre åpenbar: slik at du til enhver tid vet nøyaktig hvilken virksomhet du nå driver med. Slik at det ikke er noe valg, for det er i valgøyeblikket at kasting, unnskyldninger, tanker som «jeg burde gå inn for å drikke te» og så videre begynner.
Ned med kasting, sett prioriteringer.
Jeg vil dele med deg forfatterens måte å prioritere på, denne metoden vil du ikke lese om noe annet sted. Etter min mening er dette den mest effektive måten å prioritere på, men det har én ulempe. Det krever kunnskap om høyere matematikk for andre klasse, eller rettere sagt evnen til å multiplisere og dele.
Så tenk deg det du har oppgaveliste. La meg skissere et eksempel:
- Ta opp en video for nettstedet
- Bestill en datamaskinpult
- Svar på e-poster som haster
- Demonter boksen i skapet
Vel, det er omtrent en slik liste ble tatt fra taket av meg. Deretter vil vi vurdere betydningen av hvert enkelt tilfelle. Betydningen vil bestå av tre parametere:
- Viktigheten Hvor viktig er det å gjøre dette? Vil noe forferdelig skje hvis du bestemmer deg for ikke å gjøre det i det hele tatt? Hvor mye avhenger av implementeringen?
- Hastverk – Hvor raskt bør dette gjøres? Slippe alt og bare gjøre det? Eller hvis du gjør det innen en uke, er det i utgangspunktet normalt?
- kompleksitet – Hvor lang tid vil dette arbeidet ta? Trenger jeg å forhandle og samhandle med andre mennesker for å klare det? I hvilken grad er det følelsesmessig og moralsk enkelt eller tvert imot komplekst og ubehagelig?
Vurder alle tilfeller på disse tre parameterne på en skala fra 1 til 10 i rekkefølge etter Viktighet-Haster-Vanskelighet. Til slutt vil du ende opp med noe slikt:
- Ta opp en video for nettstedet 8 6 7
- Bestill en datamaskinpult 6 2 3
- Svar på e-poster som haster 7 9 2
- Demonter boksen i skapet 2 2 6
Altså, alle saker vurderes etter de tre kriteriene Viktighet-Haster-Kompleksitet, men så langt vil det ikke være mulig å prioritere, fordi det fortsatt ikke er klart hvilke saker som skal settes i første rekke, viktige eller haster? Eller kanskje de enkleste først, slik at de kan gjøres raskt og slik at de ikke distraherer?
Å prioritere vi antar den endelige betydningen av hvert enkelt tilfelle.
Betydning = Betydning * Haster/kompleksitet
Multipliser viktighet med haster og del på kompleksitet. Dermed vil vi helt på toppen ha ting som er veldig viktige og som haster, samtidig som de er veldig enkle. Vel, omvendt. Og da blir listen vår slik:
- Ta en video for nettstedet 8 * 6 / 7 = 6.9
- Bestill datamaskinbord 6 * 2 / 3 = 4.0
- Svar på presserende e-poster 7 * 9 / 2 = 31.5
- Demonter boksen i skapet 2 * 2 / 6 = 0.7
Jeg brukte en kalkulator for å beregne og avrundet verdiene til tideler, slik nøyaktighet vil være nok. Så nå ser vi hvor enkelt det er å ordne ting i prioritert rekkefølge:
- Svar på e-poster som haster 31.5
- Lag en video for nettstedet 6.9
- Bestill datamaskinbord 4.0
- Demonter boksen i skapet 0.7
Det beste med denne prosedyren er at den ingen komplekse beslutninger kreves, er det en ferdig algoritme som alltid vil prioritere riktig. Din oppgave er da bare å vurdere sakens viktighet, haster og kompleksitet teknikken tar over.
Prioriter på denne måten med listen som du gjorde i forrige oppgavefor å sikre at det ikke bare er enkelt, men at den endelige listen er ganske dekkende. I første omgang er de tingene som er virkelig rimelige å gjøre i utgangspunktet.