Innhold
Excel anses av mange for å være et regnearkprogram. Derfor kan spørsmålet om hvordan man lager og jobber med tabeller virke rart ved første øyekast. Men få mennesker vet hva som er hovedforskjellen mellom Excel og regneark. I tillegg er denne komponenten i Microsoft Office-pakken ikke alltid interaksjon med regneark. Videre er hovedoppgaven til Excel behandlingen av informasjon som kan presenteres i forskjellige former. Også i tabellform.
Eller det kan oppstå en situasjon når det er nødvendig å velge et eget område for tabellen og formatere det deretter. Generelt er det et stort antall muligheter for bruk av tabeller, så la oss se på dem mer detaljert.
Konseptet med smarte bord
Det er fortsatt forskjell på et Excel-ark og et smart regneark. Den første er ganske enkelt et område som inneholder et visst antall celler. Noen av dem kan være fylt med visse opplysninger, mens andre er tomme. Men det er ingen grunnleggende forskjell mellom dem fra et teknisk synspunkt.
Men et Excel-regneark er et fundamentalt annet konsept. Det er ikke begrenset til en rekke data, det har sine egne egenskaper, et navn, en viss struktur og et stort antall fordeler.
Derfor kan du velge et eget navn for Excel-tabellen – "Smart Table" eller Smart Table.
Lag et smart bord
Anta at vi har laget et dataområde med salgsinformasjon.
Det er ennå ikke et bord. For å gjøre om et område til det, må du velge det og finne fanen "Sett inn" og der finner du "Tabell" -knappen i blokken med samme navn.
Et lite vindu vises. I den kan du justere settet med celler som du vil gjøre om til en tabell. I tillegg må du spesifisere at den første linjen inneholder kolonneoverskriftene. Du kan også bruke hurtigtasten Ctrl + T for å få opp den samme dialogboksen.
I prinsippet trenger ingenting å endres i de fleste tilfeller. Etter at handlingen er bekreftet ved å trykke på "OK"-knappen, vil det tidligere valgte området umiddelbart bli en tabell.
Før du angir egenskapene direkte, må du forstå hvordan programmet selv ser tabellen. Etter det vil mye bli klart.
Forstå Excel-tabellstruktur
Alle tabeller har et spesifikt navn vist på en spesiell Design-fane. Det vises rett etter valg av en celle. Som standard har navnet formen "Tabell 1" eller "Tabell 2", hhv.
Hvis du trenger å ha flere tabeller i ett dokument, anbefales det å gi dem slike navn slik at du senere kan forstå hvilken informasjon som finnes hvor. I fremtiden vil det da bli mye lettere å samhandle med dem, både for deg og for folk som ser på dokumentet ditt.
I tillegg kan navngitte tabeller brukes i Power Query eller en rekke andre tillegg.
La oss kalle tabellen vår "Rapport". Navnet kan sees i et vindu kalt navnebehandleren. For å åpne den, må du gå langs følgende sti: Formler – Definerte navn – Navnebehandling.
Det er også mulig å legge inn formelen manuelt, hvor du også kan se tabellnavnet.
Men det mest morsomme er at Excel er i stand til å se tabellen i flere seksjoner samtidig: i sin helhet, så vel som i individuelle kolonner, overskrifter, totaler. Da vil lenkene se slik ut.
Generelt gis slike konstruksjoner kun for mer nøyaktig orientering. Men det er ikke nødvendig å huske dem. De vises automatisk i verktøytips som vises etter å ha valgt Tabell og hvordan hakeparentesene vil bli åpnet. For å sette dem inn, må du først aktivere den engelske layouten.
Det ønskede alternativet finner du ved å bruke Tab-tasten. Ikke glem å lukke alle parentesene som er i formelen. Firkanter er intet unntak her.
Hvis du vil summere innholdet i hele kolonnen med salg, må du skrive følgende formel:
=SUM(D2:D8)
Etter det vil den automatisk bli til =SUM(Rapport[Salg]). Med enkle ord vil lenken føre til en bestemt kolonne. Praktisk, enig?
Dermed vil ethvert diagram, formel, område, der en smart tabell skal brukes til å ta data fra den, bruke oppdatert informasjon automatisk.
La oss nå snakke mer detaljert om hvilke tabeller som kan ha egenskaper.
Excel-tabeller: Egenskaper
Hver opprettet tabell kan ha flere kolonneoverskrifter. Den første linjen i området fungerer da som datakilde.
I tillegg, hvis tabellstørrelsen er for stor, vises navnene på kolonnene når du ruller nedover, i stedet for bokstavene som indikerer de tilsvarende kolonnene. Dette vil være til brukerens smak, siden det ikke vil være nødvendig å fikse områdene manuelt.
Den inkluderer også et autofilter. Men hvis du ikke trenger det, kan du alltid slå det av i innstillingene.
Alle verdier som er skrevet rett under den siste cellen i tabellkolonnen er også knyttet til den selv. Derfor kan de bli funnet direkte i ethvert objekt som bruker data fra den første kolonnen i tabellen i sitt arbeid.
Samtidig blir nye celler formatert for utformingen av tabellen, og alle formler som er spesifikke for denne kolonnen blir automatisk skrevet inn i dem. Med enkle ord, for å øke størrelsen på tabellen og utvide den, skriv inn de riktige dataene. Alt annet vil bli lagt til av programmet. Det samme gjelder nye kolonner.
Hvis en formel legges inn i minst én celle, sprer den seg automatisk til hele kolonnen. Det vil si at du ikke trenger å fylle ut cellene manuelt, alt vil skje automatisk, som vist i dette animerte skjermbildet.
Alle disse funksjonene er gode. Men du kan tilpasse bordet selv og utvide funksjonaliteten.
Tabelloppsett
Først må du åpne kategorien "Designer", der tabellparameterne er plassert. Du kan tilpasse dem ved å legge til eller fjerne spesifikke avmerkingsbokser i gruppen "Tabellstilalternativer".
Følgende alternativer er gitt:
- Legg til eller fjern en overskriftsrad.
- Legg til eller fjern en rad med totaler.
- Gjør linjer vekslende.
- Fremhev ekstreme kolonner med fet skrift.
- Aktiverer eller deaktiverer stripete linjefyll.
- Deaktiver autofilter.
Du kan også angi et annet format. Dette kan gjøres ved å bruke alternativene i tabellen Tabellstiler. I utgangspunktet er formatet forskjellig fra det ovenfor, men i så fall kan du alltid tilpasse utseendet du ønsker.
Du kan også finne "Verktøy"-gruppen, hvor du kan lage en pivottabell, slette kopier og konvertere tabellen til et standardområde.
Men den mest underholdende funksjonen er å lage skiver.
En skive er en type filter som vises i et eget grafisk element. For å sette den inn, må du klikke på "Sett inn skjærer"-knappen med samme navn, og velg deretter kolonnene du vil forlate.
Det er det, nå vises et panel som viser alle de unike verdiene som finnes i cellene i denne kolonnen.
For å filtrere tabellen må du velge den kategorien som er mest interessant for øyeblikket.
Flere kategorier kan velges ved hjelp av en slicer. For å gjøre dette må du trykke på Ctrl-tasten eller klikke på knappen i øvre høyre hjørne til venstre for å fjerne filteret før du starter valget.
For å sette parametere direkte på båndet, kan du bruke fanen med samme navn. Med dens hjelp er det mulig å redigere ulike egenskaper for skiven: utseende, knappstørrelse, mengde og så videre.
Viktige begrensninger for smartbord
Til tross for at Excel-regneark har mange fordeler, vil brukeren fortsatt måtte tåle noen ulemper:
- Utsiktene fungerer ikke. Med enkle ord er det ingen måte å huske visse arkparametere på.
- Du kan ikke dele boken med en annen person.
- Det er ikke mulig å sette inn delsummer.
- Du kan ikke bruke matriseformler.
- Det er ingen måte å slå sammen celler. Men det anbefales ikke å gjøre det.
Det er imidlertid mye flere fordeler enn ulemper, så disse ulempene vil ikke være særlig merkbare.
Eksempler på smarte bord
Nå er det på tide å snakke om situasjonene der smarte Excel-regneark er nødvendig og hvilke handlinger som ikke er mulige med standardområdet.
Anta at vi har en tabell som viser kontantkvitteringer fra kjøp av T-skjorter. Den første kolonnen inneholder navnene på medlemmene i gruppen, og i de andre - hvor mange T-skjorter som ble solgt, og hvilken størrelse de er. La oss bruke denne tabellen som et eksempel for å se hvilke mulige handlinger som kan iverksettes, som er umulige for et vanlig område.
Oppsummering med Excel-funksjonalitet
I skjermbildet ovenfor kan du se tabellen vår. La oss først oppsummere alle størrelsene på T-skjorter individuelt. Hvis du bruker et dataområde for å oppnå dette målet, må du angi alle formlene manuelt. Hvis du oppretter en tabell, vil denne tyngende byrden ikke lenger eksistere. Det er nok bare å inkludere ett element, og etter det vil linjen med totalsummene bli generert av seg selv.
Deretter høyreklikker du på et hvilket som helst sted. En popup-meny vises med et "Tabell"-element. Den har et alternativ "total rad", som du må aktivere. Det kan også legges til via konstruktøren.
Videre vises en rad med totaler nederst i tabellen. Hvis du åpner rullegardinmenyen, kan du se følgende innstillinger der:
- Gjennomsnitt.
- Beløp.
- Maksimum.
- utligne avvik.
Og mye mer. For å få tilgang til funksjoner som ikke er inkludert i listen ovenfor, må du klikke på "Andre funksjoner". Her er det praktisk at rekkevidden bestemmes automatisk. Vi har valgt funksjonen SUM, for i vårt tilfelle må vi vite hvor mange T-skjorter som ble solgt totalt.
Automatisk innsetting av formler
Excel er et veldig smart program. Brukeren vet kanskje ikke engang at hun prøver å forutsi hans neste handlinger. Vi har lagt til en kolonne på slutten av tabellen for å analysere salgsresultatene for hver av kjøperne. Etter å ha satt inn formelen i den første raden, blir den umiddelbart kopiert til alle andre celler, og deretter blir hele kolonnen fylt med verdiene vi trenger. Komfortabel?
sorteringsfunksjon
Mange bruker kontekstmenyen for å bruke denne eller den funksjonen. Det er nesten alle handlingene som i de fleste tilfeller må utføres. Bruker du smarte bord, utvides funksjonaliteten enda mer.
For eksempel må vi sjekke hvem som allerede har overført forskuddsbetalingen. For å gjøre dette, må du sortere dataene etter den første kolonnen. La oss formatere teksten på en slik måte at det er mulig å forstå hvem som allerede har foretatt en betaling, hvem som ikke har gjort det, og hvem som ikke har levert de nødvendige dokumentene for dette. Den første vil være merket med grønt, den andre i rødt og den tredje i blått. Og anta at vi står overfor oppgaven med å gruppere dem sammen.
Dessuten kan Excel gjøre alt for deg.
Først må du klikke på rullegardinmenyen nær overskriften til "Navn"-kolonnen og klikke på elementet "Sorter etter farge" og velge den røde skriftfargen.
Alt, nå er informasjonen om hvem som foretok betalingen presentert tydelig.
Filtrering
Det er også mulig å tilpasse visning og skjuling av viss tabellinformasjon. For eksempel, hvis du vil vise bare de personene som ikke har betalt, kan du filtrere dataene etter denne fargen. Filtrering etter andre parametere er også mulig.
Konklusjoner
Dermed vil smarte regneark i Excel tjene som gode hjelpere for å løse eventuelle problemer du bare må møte.