Innhold
La oss si at vi har et Excel-regneark som er fullstendig fylt med informasjon. Det er godt organisert, formatert og ser ut akkurat slik du vil ha det. Og her bestemmer du deg for å skrive den ut på papir. Og så begynner hun å se forferdelig ut.
Regneark ser ikke alltid bra ut på papir fordi de ikke er laget for å brukes på trykk. De er spesiallaget for å være så lange og brede som nødvendig.
Dette er nyttig når tabellen må redigeres og åpnes på skjermen, men det betyr at dataene ikke ser bra ut på et standardark.
Men i alle fall er ingenting umulig, spesielt når det kommer til et så fleksibelt verktøy som Excel. Dessuten er det ikke vanskelig i det hele tatt. Her er noen tips til hvordan du skriver ut Excel-dokumenter slik at de ser bra ut på papir.
Tips 1: Bruk forhåndsvisningsalternativet før utskrift
Du kan se nøyaktig hvordan regnearket ditt vil se ut når det skrives ut hvis du bruker denne funksjonen. Dette verktøyet er spesielt verdifullt og vil bidra til å spare mye tid og papir. Du kan til og med gjøre visse endringer i hvordan det vil se ut når det skrives ut, for eksempel utvide margene og så videre.
Du kan sjekke hvordan det fungerer i praksis, og det vil være veldig enkelt å sette opp visningen av tabellen på siden.
Bestem hva du planlegger å skrive ut
Hvis du bare trenger å skrive ut en bestemt del av data, trenger du ikke å skrive ut hele boken, bare de spesifikke dataene. Du kan for eksempel skrive ut bare et ark eller en bestemt fil. Du kan også skrive ut en liten mengde data. For å gjøre dette, må du velge dem, og deretter velge elementet "Uthevet område" i utskriftsinnstillingene.
Utvid plassen din
Du er begrenset av størrelsen på papiret du skriver ut på, men det er flere måter du kan øke plassen på. Endre for eksempel retningen på et papirark. Standard er stående orientering. Den egner seg godt for tabeller med et stort antall rader, og liggende – hvis det er mange kolonner.
Hvis du trenger enda mer plass, kan du redusere margene i kantene på arket. Jo mindre de er, jo mer informasjon får plass på ett ark. Til slutt, hvis bordet er lite, kan du bruke funksjonen Egendefinerte skaleringsalternativer for å få plass til hele dokumentet på arket.
Bruk overskrifter for utskrift
Det er veldig vanskelig å forstå hvor en person er i tabellen hvis det er umulig å skrive ut tabellen på ett ark. I dette tilfellet må du bruke funksjonen "Skriv ut overskrifter". Den lar deg legge til rad- eller kolonneoverskrifter på hver side i en tabell.
Bruk sideskift
Hvis dokumentet spenner over mer enn ett ark, er det en god idé å bruke sideskift for å hjelpe deg med å forstå nøyaktig hvilke data som skal være på et bestemt sted. Når du setter inn et sideskift i en tabell, flyttes alt under det til neste side. Dette er praktisk fordi det lar deg dele dataene på den måten en person ønsker.
Hvis du følger disse anbefalingene, kan du i stor grad forenkle lesingen av Excel-dokumenter skrevet ut på et ark.