Innhold
Så du har laget en arbeidsbok i Excel full av data. Det er oversiktlig organisert, informasjonen er oppdatert, formateringen er nøyaktig som tiltenkt. Du bestemte deg for å skrive ut en papirversjon av denne tabellen ... og alt gikk galt.
Excel-regneark ser ikke alltid bra ut på papir fordi de ikke er laget for å passe til den utskrevne siden. De er designet for å være så lange og brede som nødvendig. Dette er flott for redigering og visning på skjermen, men det er vanskelig å skrive ut dokumenter fordi dataene ikke alltid passer perfekt på et standard papirark.
Alle disse vanskelighetene betyr ikke at det er umulig å få et Excel-regneark til å se bra ut på papir. Egentlig er det ikke vanskelig i det hele tatt. Følgende 5 triks for utskrift i Excel vil hjelpe deg med å løse dette problemet. De skal alle fungere likt i Excel 2007, 2010 og 2013.
1. Forhåndsvis siden før utskrift
Med et verktøy Skriv ut forhåndsvisning (Forhåndsvisning) Du kan se nøyaktig hvordan tabellen vil se ut på den trykte siden. Når det gjelder å spare tid og papir, Skriv ut forhåndsvisning (Forhåndsvisning) er ditt viktigste utskriftsverktøy. Du kan til og med gjøre noen justeringer, for eksempel å dra utskriftskantene for å gjøre dem bredere eller smalere. Bruk dette verktøyet etter å ha justert utskrifts- og layoutalternativene for å sikre at regnearket ser ut slik du vil ha det.
2. Bestem hva som skal skrives ut
Hvis du bare trenger en liten del av dataene, ikke skriv ut hele arbeidsboken – skriv ut de valgte dataene. Du kan bare skrive ut arket du ser på for øyeblikket ved å velge i utskriftsinnstillingene Skriv ut aktive ark (Skriv ut aktive ark), eller velg Skriv ut hele arbeidsboken (Skriv ut hele boken) for å skrive ut hele filen. I tillegg kan du skrive ut en liten del av dataene dine ved å markere ønsket område og velge Utskriftsvalg (Utskriftsvalg) i utskriftsinnstillinger.
3. Maksimer tilgjengelig plass
Du er begrenset av størrelsen på papirarket du skriver ut på, men det finnes måter å få mest mulig ut av området. Prøv å endre sideretningen. Standardretningen er bra for data der det er flere rader enn kolonner. Hvis tabellen er bredere enn den er høy, endre sideretningen til landskap (landskap). Trenger du fortsatt mer plass? Du kan endre bredden på kantene rundt kantene på siden. Jo mindre de er, jo mer plass er det igjen for data. Til slutt, hvis bordet ditt ikke er for stort, prøv å spille med verktøyet Egendefinerte skaleringsalternativer (Skaler) for å passe alle rader eller alle kolonner, eller risikere å tilpasse hele tabellen på ett utskrevet ark.
4. Bruk overskriftsutskrift
Hvis tabellen strekker seg over mer enn én side, blir det vanskelig å forstå hva spesifikke data refererer til, siden Excel kun skriver ut kolonneoverskrifter på det første arket som standard. Team Skriv ut titler (Skriv ut overskrifter) lar deg skrive ut rad- eller kolonneoverskrifter på hver side, noe som gjør dataene mye lettere å lese.
5. Bruk sideskift
Hvis tabellen dekker mer enn ett ark, anbefaler vi å bruke sideskift for å finne ut nøyaktig hvilke data som skal falle på hvert ark. Når du setter inn et sideskift, skilles alt under bruddet fra alt over bruddet og går til neste side. Dette er praktisk, fordi du kan dele dataene akkurat slik du vil.
Ved å bruke disse triksene kan du gjøre regnearkene dine lettere å lese. Du finner mer informasjon om teknikkene beskrevet ovenfor i leksjonene i veiledningen vår:
- Skriv ut panel i Microsoft Excel
- Angi utskriftsområdet i Excel
- Innstilling av marger og skala ved utskrift i Excel