Innhold
Noen ganger kan det være vanskelig å raskt og effektivt matche tidslinjene til prosjekter. En grafisk representasjon av prosjekttidsfrister og milepæler vil bidra til å identifisere eventuelle flaskehalser under planleggingen.
Selvfølgelig er det verdt å vurdere bruken av prosjektstyringssystemer. Et slikt system vil vise start- og slutttider for prosjektoppgavene mot den generelle bakgrunnen. Men slike systemer er ganske dyre! En annen løsning er å prøve å bruke Excel-tidslinjestolpediagrammet når du planlegger å se alle konfliktene i prosjektet. Samarbeid med teamet og med tredjepartsspesialister vil bli mye enklere hvis handlingene til alle kan sees på samme ark!
Dessverre er det ikke en lett oppgave å lage en tidslinje i Microsoft Excel. Jeg vil ikke anbefale å bygge et komplekst Gantt-diagram i Excel, men en enkel tidslinje kan lages ved å følge trinnvise instruksjoner:
Trinn 1: Forbered dataene
Til å begynne med trenger vi en datatabell, i venstre kolonne som (kolonne А) inneholder alle oppgavenavnene, og de to kolonnene til høyre er reservert for startdatoen og varigheten av oppgaven (kolonner В и С).
Trinn 2: Lag et diagram
Marker den forberedte datatabellen og deretter på fanen innfelt (Sett inn) i seksjon diagrammer (diagrammer) klikk Regnes stablet (Stablet Bar).
Trinn 3: Plott data på diagrammet på riktig måte
Dette trinnet er alltid det vanskeligste, siden diagrammet i utgangspunktet er plottet med riktige data på feil steder, hvis disse dataene noen gang dukket opp på diagrammet!
Klikk på knappen Velg data (Velg Data)-fanen Constructor (Design). Sjekk hva som er i området Forklaringselementer (rader) (Legend Entries (Serie)) to elementer er skrevet – varighet (Varighet) og startdato (Startdato). Det skal bare være disse to elementene.
La meg gjette. Har all informasjon flyttet eller flyttet til siden? La oss fikse det.
For å korrigere dataene dine, klikk Legg til (Legg til) eller Endring (Rediger) i området Forklaringselementer (rader) (Legend Entries (Serie)). For å legge til en startdato, spesifiser en celle B1 i felten Radnavn (Serienavn), og i feltet Verdiene (Serieverdier) – område B2:B13. På samme måte kan du legge til eller endre varigheten av oppgaver (Varighet) – i feltet Radnavn (Serienavn) spesifiser en celle C1, og i felten Verdiene (Serieverdier) – område C2:C13.
For å rydde opp i kategoriene, klikk på knappen Endring (Rediger) i området Horisontale akseetiketter (kategorier) (Horisontale (kategori) akseetiketter). Dataområdet bør spesifiseres her:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
På dette tidspunktet skal diagrammet se ut som et stablet diagram med oppgavetitler på den vertikale aksen og datoer på den horisontale aksen.
Trinn 4: Gjør resultatet til et Gantt-diagram
Alt som gjenstår å gjøre er å endre fyllfargen til de delene til venstre av alle de resulterende graflinjene til enten hvit eller gjennomsiktig.
★ Les mer om å lage et Gantt-diagram i artikkelen: → Hvordan bygge et Gantt-diagram i Excel – trinnvise instruksjoner
Trinn 5: Forbedre utseendet til diagrammet
Det siste trinnet er å gjøre diagrammet penere slik at det kan sendes til lederen. Sjekk den horisontale aksen: bare prosjektvarighetslinjene skal være synlige, dvs. vi må fjerne det tomme rommet som dukket opp i forrige trinn. Høyreklikk på den horisontale aksen til diagrammet. Et panel vises Akseparametere (Axis Options), der du kan endre minimumsverdien for aksen. Tilpass fargene på Gantt-diagramstolpene, sett noe mer interessant. Til slutt, ikke glem tittelen.
Tidslinje i Excel (Gantt-diagram) kan brukes til ulike formål. Ledelsen vil helt sikkert sette pris på at du kan lage en slik tidsplan uten ekstra utgifter til å kjøpe dyr prosjektledelsesprogramvare!