Har du noen gang laget et flytskjema for et dokument eller en forretningsprosess? Noen selskaper kjøper dyr spesialisert programvare som kan lage flytskjemaer med noen få museklikk. Andre bedrifter velger en annen vei: de bruker et verktøy de allerede har og som deres ansatte vet hvordan de skal jobbe med. Jeg tror du gjettet at vi snakker om Microsoft Excel.
Lag en plan
Hensikten med et flytskjema er å vise den logiske strukturen av hendelsene som må skje, beslutningene som må tas, og konsekvensene av disse beslutningene. Derfor vil det utvilsomt være lettere å bygge et flytskjema hvis du først bruker noen minutter på å sette tankene i orden. Et flytskjema som består av rotete, lite gjennomtenkte trinn vil være til liten nytte.
Så ta noen minutter til å ta notater. Det spiller ingen rolle i hvilket format, det viktigste er å skrive ned hvert trinn i prosessen og fikse hver beslutning med mulige konsekvenser.
Tilpass varer
For hvert disposisjonstrinn legger du til flytskjemaelementer i Excel.
- I kategorien Avansert innfelt (Sett inn) klikk tall (Former).
- Den åpnede figurlisten er delt inn i hovedgrupper. Rull ned til gruppen Blokkdiagram (Flytskjema).
- Velg et element.
- For å legge til tekst til et element, høyreklikk på det og velg Endre tekst (Rediger tekst).
- I kategorien Avansert Rammeverk (Format) Menybånd Velg stil og fargeskjema for elementet.
Når du er ferdig med ett element, legger du til det neste elementet for det neste elementet i den tiltenkte strukturen, deretter det neste, og så videre til hele strukturen vises på skjermen.
Vær oppmerksom på formen på hvert flytskjemaelement. Skjemaet forteller leseren hvilken funksjon som utføres ved hvert trinn i strukturen. Det anbefales at alle skjemaer brukes i samsvar med deres allment aksepterte formål, siden ikke-standard bruk av skjemaer kan forvirre leserne.
Her er noen av de vanligste varene:
- Start eller slutt på flytskjemaet:
- Arbeidsflyt, prosedyre som skal følges:
- En forhåndsdefinert prosess, for eksempel en gjenbrukbar subrutine:
- Databasetabell eller annen datakilde:
- Ta en beslutning, for eksempel å vurdere om den foregående prosessen ble utført riktig. Forbindelseslinjene som kommer fra hvert hjørne av romben tilsvarer forskjellige mulige løsninger:
Organiser elementene
Etter at alle elementene er satt inn på arket:
- For å ordne elementer i en jevn kolonne, velg flere elementer ved å klikke på dem med musetasten trykket Skift, deretter på fanen Rammeverk (Format) klikk Juster senter (Senterjuster).
- For å finjustere avstanden mellom flere elementer, velg dem og på fanen Rammeverk (Format) klikk Fordel vertikalt (Fordel vertikalt).
- Sørg for at elementstørrelsene er de samme. Gjør alle elementene i samme høyde og bredde for å få flytskjemaet til å se pent og profesjonelt ut. Bredden og høyden på elementet kan stilles inn ved å angi de ønskede verdiene i de aktuelle feltene på fanen Rammeverk (Format) Menybånd.
Sett opp koblingslinjer
I kategorien Avansert innfelt (Sett inn) klikk tall (Former) og velg en rett pil eller avsats med en pil.
- Bruk en rett pil for å koble sammen to elementer som er i direkte rekkefølge.
- Bruk en pilavsats når koblingen skal bues, for eksempel hvis du ønsker å gå tilbake til forrige trinn etter et beslutningselement.
Ytterligere handlinger
Excel tilbyr mange tilleggselementer for å lage flytskjemaer og et uendelig utvalg av tilpassbare formateringsalternativer. Prøv gjerne alle tilgjengelige alternativer!