Sammenligning av 2 filer i Excel for forskjeller

Hver bruker kan støte på en situasjon der de trenger å sammenligne to tabeller. Vel, som en siste utvei må alle sammenligne to kolonner. Ja, selvfølgelig er det svært praktisk og komfortabelt å jobbe med Excel-filer. Beklager, dette er ikke en sammenligning. Selvfølgelig er visuell sortering av en liten tabell mulig, men når antallet celler går i tusenvis, må du bruke ekstra analytiske verktøy.

Dessverre er det ennå ikke åpnet en tryllestav som lar deg automatisk sammenligne all informasjon med hverandre med ett klikk. Derfor må du jobbe, nemlig å samle inn data, spesifisere de nødvendige formlene og utføre andre handlinger som lar deg automatisere sammenligninger i det minste litt.

Det er mange slike handlinger. La oss se på noen av dem.

Hva er hensikten med å sammenligne Excel-filer?

Det kan være et stort antall grunner til at flere Excel-filer sammenlignes. Før eller siden står hver bruker overfor et slikt behov, og han har ikke slike spørsmål. Det kan for eksempel være lurt å sammenligne data fra to rapporter for forskjellige kvartaler for å se om økonomien har gått opp eller ned.

Eller alternativt må læreren se hvilke studenter som ble kastet ut av universitetet ved å sammenligne studentgruppens sammensetning i fjor og i år.

Det kan være et stort antall slike situasjoner. Men la oss gå videre til praksis, for temaet er ganske komplekst.

Alle måter å sammenligne 2 tabeller på i Excel

Selv om temaet er komplekst, er det enkelt. Ja, ikke bli overrasket. Det er komplekst fordi det består av mange deler. Men disse delene i seg selv er enkle å forstå og utføre. La oss se på hvordan du kan sammenligne to Excel-regneark, direkte i praksis.

Likhetsformel og falsk sann test

La oss starte, selvfølgelig, med den enkleste metoden. Denne metoden for å sammenligne dokumenter er mulig, og innenfor et ganske bredt område. Du kan sammenligne ikke bare tekstverdier, men også numeriske. Og la oss ta et lite eksempel. La oss si at vi har to områder med tallformatceller. For å gjøre dette, skriv ganske enkelt likhetsformelen =C2=E2. Hvis det viser seg at de er like, vil "TRUE" bli skrevet i cellen. Hvis de er forskjellige, så FALSE. Etter det må du overføre denne formelen til hele området ved å bruke autofullføringsmarkøren.

Nå er forskjellen synlig for det blotte øye.

Fremheve distinkte verdier

Du kan også gjøre verdier som skiller seg fra hverandre uthevet i en spesiell farge. Dette er også en ganske enkel oppgave. Hvis det er nok for deg å finne forskjeller mellom to verdiområder eller hele tabeller, må du gå til fanen "Hjem" og velge elementet "Finn og fremhev" der. Før du klikker på det, sørg for å markere settet med celler som lagrer informasjon for sammenligning. 

I menyen som vises, klikk på menyen "Velg en gruppe med celler ...". Deretter åpnes et vindu der vi må velge forskjeller etter linjer som et kriterium.

Sammenligning av 2 tabeller ved bruk av betinget formatering

Betinget formatering er en veldig praktisk og, viktigere, funksjonell metode som lar deg velge en farge som vil fremheve en annen eller samme verdi. Du finner dette alternativet på Hjem-fanen. Der finner du en knapp med riktig navn, og i listen som vises velger du "Administrer regler". En regelbehandler vil vises, der vi må velge "Opprett regel" -menyen.

Deretter, fra listen over kriterier, må vi velge den der det står at vi må bruke en formel for å bestemme cellene som skal formateres på en spesiell måte. I beskrivelsen av regelen må du spesifisere en formel. I vårt tilfelle er dette =$C2<>$E2, hvoretter vi bekrefter handlingene våre ved å trykke på "Format"-knappen. Etter det setter vi utseendet til cellen og ser om vi liker det gjennom et spesielt minivindu med en prøve. 

Hvis alt passer, klikk på "OK"-knappen og bekreft handlingene.

I Conditional Formatting Rules Manager kan brukeren finne alle formateringsreglene som er gjeldende i dette dokumentet. 

COUNTIF-funksjon + tabellsammenligningsregler

Alle metodene vi beskrev tidligere er praktiske for de formatene som har samme format. Hvis tabellene ikke var bestilt tidligere, er den beste metoden å sammenligne to tabeller ved å bruke funksjonen ANTALL.HVIS og regler. 

La oss forestille oss at vi har to områder med litt forskjellig informasjon. Vi står overfor oppgaven med å sammenligne dem og forstå hvilken verdi som er forskjellig. Først må du velge det i det første området og gå til fanen "Hjem". Der finner vi det tidligere kjente elementet "Betinget formatering". Vi lager en regel og setter regelen til å bruke en formel. 

I dette eksemplet er formelen som vist i dette skjermbildet.

Etter det setter vi formatet som beskrevet ovenfor. Denne funksjonen analyserer verdien i celle C1 og ser på området spesifisert i formelen. Det tilsvarer den andre kolonnen. Vi må ta denne regelen og kopiere den over hele området. Hurra, alle celler med ikke-repeterende verdier er uthevet.

VLOOKUP-funksjon for å sammenligne 2 tabeller

I denne metoden vil vi vurdere funksjonen VPR, som sjekker om det er noen treff i to tabeller. For å gjøre dette må du skrive inn formelen vist på bildet nedenfor og overføre den til hele området som brukes til sammenligning.

Denne funksjonen itererer over hver verdi og ser om det er noen duplikater fra den første kolonnen til den andre. Vel, etter å ha utført alle operasjonene, skrives denne verdien i cellen. Hvis den ikke er der, får vi #N/A-feilen, som er nok til å automatisk forstå hvilken verdi som ikke stemmer.

IF funksjon

Logisk funksjon HVIS – dette er en annen god måte å sammenligne to områder på. Hovedfunksjonen til denne metoden er at du kun kan bruke den delen av matrisen som sammenlignes, og ikke hele tabellen. Dette sparer ressurser for både datamaskinen og brukeren.

La oss ta et lite eksempel. Vi har to kolonner – A og B. Vi må sammenligne noe av informasjonen i dem med hverandre. For å gjøre dette må vi forberede en annen tjenestekolonne C, der følgende formel er skrevet.

Bruke en formel som bruker funksjoner IF, FEIL и MER UTSATT du kan iterere over alle de ønskede elementene i kolonne A, og deretter i kolonne B. Hvis den ble funnet i kolonnene B og A, returneres den til den tilsvarende cellen.

VBA makro

En makro er den mest komplekse, men også den mest avanserte metoden for å sammenligne to tabeller. noen sammenligningsalternativer er vanligvis ikke mulig uten VBA-skript. De lar deg automatisere prosessen og spare tid. Alle nødvendige operasjoner for dataforberedelse, hvis de er programmert én gang, vil fortsette å utføres.

Basert på problemet som skal løses, kan du skrive et hvilket som helst program som sammenligner data uten brukerintervensjon.

Hvordan sammenligne filer i Excel

Hvis brukeren har satt seg i oppgave (vel, eller han har fått en) å sammenligne to filer, kan dette gjøres på to metoder samtidig. Den første bruker en spesialisert funksjon. For å implementere denne metoden, følg instruksjonene:

1. Åpne filene du vil sammenligne.
2. Åpne fanen "Vis" - "Vindu" - "Vis side ved side".

Etter det vil to filer åpnes i ett Excel-dokument.

Det samme kan gjøres med vanlige Windows-verktøy. Først må du åpne to filer i forskjellige vinduer. Etter det, ta ett vindu og dra det til venstre side av skjermen. Deretter åpner du et annet vindu og drar det helt til høyre. Etter det vil de to vinduene ligge side om side. 

Betinget formatering for å sammenligne 2 excel-filer

Svært ofte betyr å sammenligne dokumenter å vise dem ved siden av hverandre. Men i noen tilfeller er det mulig å automatisere denne prosessen ved å bruke betinget formatering. Med den kan du sjekke om det er forskjeller mellom arkene. Dette lar deg spare tid som kan brukes til andre formål.

Først må vi overføre de sammenlignede arkene til ett dokument. 

For å gjøre dette, må du høyreklikke på det aktuelle arket, og deretter klikke på "Flytt eller kopier" -knappen i hurtigmenyen. Deretter vises en dialogboks der brukeren kan velge dokumentet som dette arket skal settes inn i.

Deretter må du velge alle de ønskede cellene for å vise alle forskjellene. Den enkleste måten å gjøre dette på er ved å klikke på cellen øverst til venstre, og deretter trykke på tastekombinasjonen Ctrl + Shift + End.

Deretter går du til vinduet for betinget formatering og oppretter en ny regel. Som et kriterium bruker vi en formel som passer i et bestemt tilfelle, deretter setter vi formatet.

Oppmerksomhet: adressene til cellene må angis de som er på et annet ark. Dette kan gjøres gjennom formelinndatamenyen.

Sammenligning av data i Excel på forskjellige ark

Anta at vi har en liste over ansatte som også viser lønnen deres. Denne listen oppdateres hver måned. Denne listen er kopiert til et nytt ark.

Anta at vi må sammenligne lønn. I dette tilfellet kan du bruke tabeller fra forskjellige ark som data. Vi vil bruke betinget formatering for å fremheve forskjellene. Alt er enkelt.

Med betinget formatering kan du gjøre effektive sammenligninger selv om navnene på de ansatte er i en annen rekkefølge.

Hvordan sammenligne 2 ark i excel-regneark

Sammenligning av informasjon plassert på to ark utføres ved hjelp av funksjonen MER UTSATT. Som den første parameteren er det et par verdier du må se etter på arket som er ansvarlig for den neste måneden. Enkelt sagt, mars. Vi kan utpeke det viste området som en samling av celler som er en del av de navngitte områdene, kombinert i par.

Så du kan sammenligne strenger i henhold til to kriterier – etternavn og lønn. Vel, eller noe annet, definert av brukeren. For alle treff som kan finnes, skrives et tall i cellen der formelen er skrevet inn. For Excel vil denne verdien alltid være sann. Derfor, for at formateringen skal brukes på de cellene som var forskjellige, må du erstatte denne verdien med LØVER, ved å bruke funksjonen =IKKE().

Sammenligneverktøy for regneark

Excel har et spesialverktøy som lar deg sammenligne regneark og fremheve endringer automatisk. 

Det er viktig å merke seg at dette verktøyet kun er tilgjengelig for brukere som har kjøpt Professional Plus-kontorpakker.

Du kan åpne den direkte fra "Hjem"-fanen ved å velge elementet "Sammenlign filer".

Etter det vises en dialogboks der du må velge den andre versjonen av boken. Du kan også skrive inn Internett-adressen der denne boken ligger.

Etter at vi har valgt to versjoner av dokumentet, må vi bekrefte handlingene våre med OK-tasten.

I noen tilfeller kan det oppstå en feil. Hvis det vises, kan det tyde på at filen er passordbeskyttet. Etter at du har klikket OK, vil du bli bedt om å angi den. 

Sammenligningsverktøyet ser ut som to Excel-regneark ved siden av hverandre i samme vindu. Avhengig av om informasjon er lagt til, fjernet, eller det har vært en endring i formelen (samt andre typer handlinger), er endringene uthevet i forskjellige farger. 

Hvordan tolke sammenligningsresultater

Det er veldig enkelt: forskjellige typer forskjeller er angitt med forskjellige farger. Formatering kan gjelde både cellefyllet og selve teksten. Så hvis data ble lagt inn i cellen, er fyllingen grønn. Hvis noe blir uklart, har selve tjenesten symboler som viser hvilken type endring som er uthevet i hvilken farge.