Innhold
Datakonsolidering er en funksjon i Excel, takket være hvilken brukere har muligheten til å kombinere data fra flere tabeller til én, samt kombinere ark som er i samme eller forskjellige filer til én.
Offisielle krav til tabeller som er nødvendige for å fullføre konsolideringen
Alternativet kalt "Konsolider" vil ikke fungere hvis tabellene ikke oppfyller kravene. For å fullføre datasammenslåingsprosedyren, må du:
- sjekk tabellen for tomme rader/kolonner og slett dem hvis det er noen;
- bruk de samme malene;
- følg navnene på kolonnene, de skal ikke være forskjellige.
Grunnleggende konsolideringsmetoder i Excel
Når du samler data fra forskjellige rapporter, tabeller, områder av samme type til én felles fil, kan du bruke flere forskjellige metoder. De to hovedmetodene for å oppsummere data vil bli diskutert nedenfor: etter posisjon og etter kategori.
- I den første varianten er dataene i de opprinnelige områdene i samme rekkefølge som identiske etiketter brukes. Rull opp etter posisjon for å kombinere data fra 3-4 ark som er basert på samme mal, for eksempel er regnskap egnet for å sjekke denne metoden.
- I det andre alternativet: dataene er i tilfeldig rekkefølge, men har identiske etiketter. Konsolider etter kategori for å kombinere data fra flere regneark med forskjellige oppsett, men identiske dataetiketter.
Viktig! Denne metoden har mye til felles med dannelsen av et pivotbord. Du kan imidlertid omorganisere kategorier i en pivottabell.
- Det er også en tredje måte å kombinere data på – dette er konsolidering ved hjelp av formler. Riktignok brukes det sjelden i praksis, på grunn av det faktum at det tar mye tid fra brukeren.
Trinn-for-trinn-instruksjoner for å utføre konsolidering i Excel
Deretter vil vi vurdere den enkleste og raskeste måten å konsolidere på.
Så, hvordan slå sammen flere bord:
- Først må du lage et nytt ark, hvoretter programvaren automatisk legger det til på høyre side. Om nødvendig kan du dra arket til et annet sted (for eksempel til slutten av listen) ved å bruke venstre museknapp.
- Det tilsatte arket, stå i cellen du skal jobbe med. Gå deretter til fanen "Data", finn delen "Arbeid med data", klikk på elementet som heter "Konsolidering".
- Et lite innstillingsvindu vises på skjermen.
- Deretter må du velge riktig funksjon for å kombinere dataene.
- Etter å ha valgt en funksjon, gå til "Link"-feltet ved å klikke i den. Her må du velge et celleområde én etter én. For å gjøre dette, bytt først til arket med den første platen.
- Velg deretter platen sammen med overskriften. Sørg for at alt er gjort riktig, og klikk deretter på "Legg til"-ikonet. Du kan forresten oppdatere / endre koordinatene selv ved hjelp av tastaturet, men dette er upraktisk.
- For å velge et område fra et nytt dokument, åpne det først i Excel. Etter det, start sammenslåingsprosessen i den første boken og bytt til den andre, velg det aktuelle arket i den, og velg deretter en viss del av cellene.
- Som et resultat vil den første oppføringen dannes i "List of Ranges".
- Gå tilbake til «Link»-feltet, fjern all informasjonen den inneholder, og legg deretter til koordinatene til de gjenværende platene i listen over områder.
- Kryss av i boksene ved siden av følgende funksjoner: "Etiketter på øverste rad", "Venstre kolonneverdier", "Generer koblinger til kildedata".
- Klikk deretter “OK”.
- Excel vil utføre prosedyren og opprette et nytt dokument i henhold til de angitte parametrene og de valgte funksjonene.
I eksemplet ble kobling valgt, så utdataene ble gruppert for å hjelpe med å vise/skjule detaljene.
Mer informasjon om bruk av områder, legge til og fjerne koblinger
- For å bruke det nye området for datakonsolidering, må du velge alternativet "Konsolidere", klikke på "Kobling"-feltet og velge området eller sette inn en lenke. Etter å ha klikket på "Legg til"-knappen, vil koblingen vises i listen over områder.
- For å fjerne en kobling, velg den og klikk på "Fjern".
- For å endre koblingen, velg den i listen over områder. Den vil vises i "Link"-feltet, hvor den kan oppdateres. Etter de fullførte manipulasjonene, klikk på "Legg til" -knappen. Fjern deretter den gamle versjonen av den endrede lenken.
Datakonsolidering bidrar til å kombinere nødvendig informasjon som ikke bare finnes i ulike tabeller og ark, men også i andre filer (bøker). Blandingsprosedyren tar ikke mye tid og er lett å begynne ved hjelp av trinnvise instruksjoner.