Innhold
Eksperimenter gjør oss til helter.
(Blits)
Selv om instrumentet Øyeblikkelig fylling (Flash Fill) dukket opp i Excel siden 2013-versjonen, men av en eller annen grunn gikk dette faktum ubemerket for mange brukere. Og helt forgjeves. I mange tilfeller viser det seg å være enklere, enklere og raskere enn tilsvarende løsninger basert på formler eller makroer. Etter min erfaring, i treninger, forårsaker dette emnet et konstant "wow!" publikum – uavhengig av fremgang og/eller tretthet til lytterne.
Virkemekanismen for dette verktøyet er enkel: hvis du har en eller flere kolonner med innledende data og du begynner å skrive dem ved siden av hverandre i neste kolonne, men i en eller annen modifisert form du trenger, vil Excel før eller senere antyde at den er klar til å fortsette videre utover deg:
For å avsløre logikken (mønsteret, mønsteret) til transformasjonen og kjøre denne Excel-funksjonen, er det vanligvis nok å angi de første 1-3 resulterende verdiene manuelt. Hvis det foreslåtte alternativet passer deg, klikker du bare Enter – og resten av listen vil bli fullført umiddelbart.
Hvis du allerede har lagt inn de første 2-3 verdiene, og fortsettelsen fortsatt ikke vises, kan du tvinge prosessen med en hurtigtast Ctrl+E eller bruk knappen Øyeblikkelig fylling (Flash Fill) tab Data (Dato):
La oss se på noen eksempler på hvordan dette verktøyet kan brukes i praksis for å forstå dets evner.
Trekke ut ord fra tekst og permutasjoner
Å skrive en formel som trekker ut for eksempel det tredje ordet fra teksten i en celle er ingen liten prestasjon. Parse en setning etter mellomrom i forskjellige kolonner ved hjelp av Data – Tekst etter kolonner (Data – tekst til kolonner) Det er heller ikke raskt. Med øyeblikkelig fylling gjøres dette enkelt og vakkert. Dessuten kan du samtidig endre de utpakkede ordene på steder, kombinere dem i hvilken som helst rekkefølge:
Deling av teksten etter register
For å markere ord for umiddelbar fylling, er det absolutt ikke nødvendig å ha et mellomrom. Ethvert annet skilletegn fungerer helt fint, som komma eller semikolon etter import av CSV-filen. Men det som er veldig kult er at det kanskje ikke finnes en skilletegn i det hele tatt - bare store bokstaver er nok:
Det er veldig vanskelig å implementere slike formler. Hvis uten øyeblikkelig fylling, vil bare en makro hjelpe.
Tekstliming
Hvis du kan dele, så kan du lime! Instant Fill vil enkelt sette sammen en lang setning for deg fra flere fragmenter, og blande dem med nødvendige mellomrom, kommaer, fagforeninger eller ord:
Trekker ut individuelle tegn
Vanligvis, for å trekke ut individuelle tegn og delstrenger i Excel, brukes funksjoner LEVSIMV (VENSTRE), HØYRE (IKKE SANT), PSTR (midt) og lignende, men øyeblikkelig fylling løser dette problemet med letthet. Et klassisk eksempel er dannelsen av et fullt navn:
Trekk bare ut tall, tekst eller datoer
Hvis du noen gang har prøvd å trekke ut den ønskede datatypen fra en alfanumerisk grøt, bør du forstå kompleksiteten til denne tilsynelatende enkle oppgaven. Umiddelbar fylling og her takler et smell, men du trenger en lys pendel i skjemaet Ctrl+E:
Det samme gjelder for å trekke ut tekst.
Datoer er heller ikke noe problem (selv om de er skrevet i forskjellige formater):
Konvertering av tall- eller datoformater
Flash Fill kan bidra til å endre utseendet til eksisterende data eller bringe dem til samme nevner. For eksempel, for å konvertere en vanlig dato "topsy-turvy" til Unix-format:
Her er nyansen at før du går inn, må du endre formatet til de resulterende cellene til tekst på forhånd, slik at Excel ikke prøver å gjenkjenne de "feil" datoene som er lagt inn manuelt som et eksempel.
På samme måte kan du også representere telefonnumre riktig ved å legge til landskoden og det tresifrede operatørprefikset (by) i parentes:
Ikke glem å først endre formatet på cellene i kolonne B til tekst - ellers vil Excel behandle verdier uXNUMXbuXNUMXbbe som begynner med et "+"-tegn som formler.
Konverter tekst (tall) til dato
Ved nedlasting fra ulike ERP- og CRM-systemer er datoen ofte representert som et 8-sifret tall i formatet ÅÅÅÅMMDD. Du kan konvertere den til en normal form enten ved hjelp av funksjonen DATA IDENTIFIKASJON (DATEVALUE), eller mye enklere – øyeblikkelig fylling:
Endre store og små bokstaver
Hvis du fikk en tekst med feil store og små bokstaver, kan du ganske enkelt hinte i neste kolonne hvilken type du vil konvertere den til – og øyeblikkelig utfylling vil gjøre alt arbeidet for deg:
Det vil være litt vanskeligere hvis du trenger å endre saken forskjellig for ulike deler av teksten. For eksempel, bruk bare det andre ordet med stor bokstav, og la det første stå i normal form. Her vil ikke to verdier angitt som prøve være nok, og du må gjøre endringer som øyeblikkelig fylling umiddelbart vil ta hensyn til i resultatene:
Begrensninger og nyanser
Det er et par ting du bør huske på når du bruker Flash Fill i arbeidet ditt:
- Det fungerer bare hvis legge inn prøver strengt tatt side om side – i forrige eller neste kolonne til høyre for dataene. Hvis du trekker én tom kolonne tilbake fra den opprinnelige teksten, vil ingenting fungere.
- Når et mønster er funnet alle verdier på rad er tatt i betraktning — til venstre og høyre for inndatakolonnen. Moral: ekstra kolonner som kan forvirre algoritmen eller introdusere støy bør skilles fra arbeidsdataene på forhånd med tomme kolonner eller slettes.
- Øyeblikkelig fylling fungerer utmerket i smarte bord.
- minste feil eller skrivefeil når du skriver inn prøveceller, kan det føre til at flashfill ikke klarer å avsløre mønsteret og ikke fungerer. Vær forsiktig.
- Det er situasjoner der malen er feil definert, så må alltid sjekkes funnsom du mottok (i det minste selektivt).
- Hvordan trekke ut det siste ordet fra teksten i en celle
- Fuzzy Text Search (Pushkin = Pushkin) med Fuzzy Lookup i Excel
- Tre måter å lime inn tekst i Excel