Fokuser på det vesentlige: hvordan prioritere

«Dessverre er situasjoner der jeg klarer å sette mine prioriteringer på forkant, normen snarere enn unntaket. Jeg prøver å planlegge oppgavene mine for dagen, fremheve det viktigste, men på slutten av dagen føler jeg meg helt utslitt fordi jeg blir distrahert av samtaler, liten turnover og møter. De viktigste oppgavene blir fortsatt utsatt, og de grandiose planene for året forblir skrevet på papirlapper. Hva kan du gjøre for å hjelpe deg selv?» spør Olga, 27 år.

Jeg kommer ofte over en lignende forespørsel i opplæringer om ledelseseffektivitet. Klienter mener at hovedårsaken til problemet deres er mangelen på prioriteringer. Men i virkeligheten er de, bare en person er ikke veldig konsentrert om dem.

Og det første trinnet i å løse dette problemet er å velge riktig verktøy for å jobbe med konsentrasjonen din. Det skal passe nøyaktig til dine personlige egenskaper: du må ta hensyn til forholdene for arbeidet ditt og bosted.

For å komme i gang kan du bruke flere populære metoder som lenge har vært anerkjent som effektive. Jeg prøver å anbefale dem til kunder som vi akkurat har begynt å jobbe med.

Første tilnærming: Forstå evalueringskriteriene

Svar først på spørsmålet: Hvilke kriterier bruker du når du prioriterer? Det vanligste svaret er «haster»-kriteriet. Med den stiller alle saker på rekke og rad avhengig av fristen. Og først etter det bygger vi nye oppgaver inn i den resulterende «virtuelle konstruktøren», og flytter langt tilbake de som kan fullføres senere.

Hva er ulempene med denne tilnærmingen? Listen over dagens prioriteringer bør inkludere ikke bare det som mister aktualitet i morgen, det vil si haster, men også det vi abstrakt kaller «viktig». Det er dette som beveger oss mot å nå målet, eller som fjerner alvorlige hindringer på veien mot det.

Og her gjør mange den feilen å erstatte kriteriene. Lakonisk kan dette uttrykkes som følger: "Dette haster veldig, fordi det er veldig viktig!" "Dette er veldig viktig fordi fristen er i morgen!" Men hvis prioriteringslisten din for dagen ikke inneholder oppgaver som fører til oppnåelse av mål som er viktige for deg, må du analysere oppgavelisten nøye.

Du må bestemme hvilke kriterier du bruker for å bestemme «haster» og «viktighet» av oppgaver og om du blander disse to konseptene.

Andre tilnærming: Identifiser tre kategorier av prioriteringer

Som du vet er planleggingshorisontene forskjellige. Hvis vi vurderer en planleggingshorisont på én dag, er det bedre å fortsette som følger:

• Angi én toppprioritet for dagen. Dette er oppgaven du vil bruke maksimalt av din tid og energi på i dag;
• Identifiser tre eller fire ting du vil bruke minst tid og krefter på i dag. Det er bedre hvis du skriver ned hvor mye tid (fem minutter, ti minutter) du planlegger å bruke på en bestemt sak. Dette vil bli din "siste prioritet"-liste.
• I den tredje kategorien faller det som kan kalles «tilfeller av restprinsippet». De vil bli gjennomført hvis det er ledig tid igjen til dem. Men hvis de forblir urealiserte, vil det ikke påvirke noe.

Her står vi overfor spørsmålet: "Hvordan ikke bruke maksimal energi på "siste prioritet", ubevisst legge til side den "hoved"? Den tredje tilnærmingen vil bidra til å svare på det.

Tredje tilnærming: Bruk saktetidsmodus

Vi bruker mesteparten av arbeidstiden vår i «quick time»-modus. Vi må ta del i rutineprosesser og behandle en enorm mengde informasjon.

"Slow time" er den mest effektive måten å stoppe rutinen som "løper i hjulet". Dette er et bevisst blikk inn i deg selv og utgangspunktet for å finne svar på spørsmålene: «Hva gjør jeg? Til hva? Hva gjør jeg ikke og hvorfor?

For at denne metoden skal fungere best, følg disse tre retningslinjene:

1. Gå inn i din daglige rutine et visst ritual. Dette bør være en gjentakende aktivitet i løpet av dagen som vil sette deg i «sakte tid»-modus. Det kan være en tepause, og vanlige knebøy. Ritualet bør ikke ta mer enn 5 minutter og tillate deg å være alene. Og, selvfølgelig, gi deg glede og nytelse - da vil du ikke utsette det til i morgen.
2. Husk at «sakte tid» ikke bare er tid til å nyte, men også en mulighet til å øke tilfredsheten din med «rask tid»-modus. Og still deg selv tre spørsmål: "Hvilket resultat bør jeg oppnå i dag?", "Hva er det neste lille skrittet mot dette resultatet som jeg må ta?", "Hva distraherer meg fra det og hvordan ikke bli distrahert?" Disse spørsmålene vil hjelpe deg å holde hovedmålene dine i tankene. Og planlegging av de neste små trinnene vil være en utmerket forebygging av utsettelse.
3. Bruk saktetidsmodus to til fire ganger om dagen. Jo oftere og sterkere du blir påvirket av omverdenens faktorer, jo oftere bør du bytte til denne modusen. Tre spørsmål og et par minutter per økt vil være nok. Hovedkriteriet er at det skal gi deg glede. Men husk: å bruke teknikken mindre enn én gang om dagen er ikke å trene på den i det hele tatt.