Innhold
Mange uerfarne Excel-brukere har ofte et spørsmål: hva er en Excel-formel og hvordan legge den inn i en celle. Mange tenker til og med hvorfor det er nødvendig. For dem er Excel et regneark. Men faktisk er dette en stor multifunksjonell kalkulator og til en viss grad et programmeringsmiljø.
Begrepet formel og funksjon
Og alt arbeidet i Excel er basert på formler, som det er et stort antall av. I hjertet av enhver formel er en funksjon. Det er et grunnleggende beregningsverktøy som returnerer en verdi avhengig av de overførte dataene etter at de har blitt forhåndsbehandlet.
En formel er et sett med logiske operatorer, aritmetiske operasjoner og funksjoner. Den inneholder ikke alltid alle disse elementene. Beregningen kan for eksempel bare omfatte matematiske operasjoner.
I dagligtale forvirrer Excel-brukere ofte disse begrepene. Faktisk er linjen mellom dem ganske vilkårlig, og begge begrepene brukes ofte. For en bedre forståelse av å jobbe med Excel er det imidlertid nødvendig å kjenne til de riktige verdiene.
Faktisk er det terminologiske apparatet mye bredere og inkluderer mange andre konsepter som må vurderes nærmere.
- Konstant. Dette er en verdi som forblir den samme og som ikke kan endres. Dette kan for eksempel være tallet Pi.
- Operatører. Dette er en modul som kreves for å utføre visse operasjoner. Excel har tre typer operatører:
- Aritmetikk. Nødvendig for å legge til, subtrahere, dele og multiplisere flere tall.
- Sammenligningsoperatør. Nødvendig for å sjekke om dataene oppfyller en viss betingelse. Den kan returnere én verdi: enten sant eller usant.
- Tekstoperatør. Det er bare én, og er nødvendig for å sette sammen data – &.
- Link. Dette er adressen til cellen som dataene skal hentes fra, inne i formelen. Det finnes to typer lenker: absolutte og relative. Den første endres ikke hvis formelen flyttes til et annet sted. Relative, henholdsvis, endrer cellen til den tilstøtende eller tilsvarende. For eksempel, hvis du spesifiserer en kobling til celle B2 i en celle, og deretter kopierer denne formelen til den tilstøtende formelen til høyre, vil adressen automatisk endres til C2. Linken kan være intern eller ekstern. I det første tilfellet får Excel tilgang til en celle som ligger i samme arbeidsbok. I den andre – i den andre. Det vil si at Excel kan bruke data som ligger i et annet dokument i formler.
Hvordan legge inn data i en celle
En av de enkleste måtene å sette inn en formel som inneholder en funksjon, er å bruke funksjonsveiviseren. For å kalle det, må du klikke på fx-ikonet litt til venstre for formellinjen (det er plassert over tabellen, og innholdet i cellen dupliseres i den hvis det ikke er noen formel i den eller formelen er vist hvis det er.En slik dialogboks vil dukke opp.
Der kan du velge funksjonskategori og direkte den fra listen du vil bruke i en bestemt celle. Der kan du ikke bare se listen, men også hva hver av funksjonene gjør.
Den andre måten å legge inn formler på er å bruke den tilsvarende fanen på Excel-båndet.
Her er grensesnittet annerledes, men mekanikken er den samme. Alle funksjoner er delt inn i kategorier, og brukeren kan velge den som passer best. For å se hva hver av funksjonene gjør, må du holde musepekeren over den og vente i 2 sekunder.
Du kan også legge inn en funksjon direkte i en celle. For å gjøre dette må du begynne å skrive formelinndatasymbolet (= =) i det og skrive inn navnet på funksjonen manuelt. Denne metoden passer for mer erfarne brukere som kan den utenat. Lar deg spare mye tid.
Etter å ha tastet inn de første bokstavene vil en liste vises, hvor du også kan velge ønsket funksjon og sette den inn. Hvis det ikke er mulig å bruke musen, kan du navigere gjennom denne listen ved å bruke TAB-tasten. Hvis det er det, er det nok å dobbeltklikke på den tilsvarende formelen. Når funksjonen er valgt, vises en melding som lar deg legge inn dataene i riktig rekkefølge. Disse dataene kalles funksjonens argumenter.
Hvis du fortsatt bruker Excel 2003-versjonen, gir den ikke en rullegardinliste, så du må huske det nøyaktige navnet på funksjonen og legge inn data fra minnet. Det samme gjelder for alle funksjonsargumenter. Heldigvis, for en erfaren bruker, er ikke dette et problem.
Det er viktig å alltid starte en formel med likhetstegn, ellers vil Excel tro at cellen inneholder tekst.
I dette tilfellet vil dataene som begynner med et pluss- eller minustegn også betraktes som en formel. Hvis det etter det er tekst i cellen, vil Excel gi en feilmelding #NAVN?. Hvis tall eller tall er gitt, vil Excel prøve å utføre de riktige matematiske operasjonene (addisjon, subtraksjon, multiplikasjon, divisjon). I alle fall anbefales det å begynne å skrive inn formelen med =-tegnet, slik det er vanlig.
På samme måte kan du begynne å skrive en funksjon med @-tegnet, som automatisk endres. Denne inndatametoden anses som foreldet og er nødvendig for at eldre versjoner av dokumenter ikke skal miste noe funksjonalitet.
Konseptet med funksjonsargumenter
Nesten alle funksjoner inneholder argumenter, som kan være en cellereferanse, tekst, tall og til og med en annen funksjon. Så hvis du bruker funksjonen ENECHET, du må spesifisere tallene som skal sjekkes. En boolsk verdi vil bli returnert. Hvis det er et oddetall, returneres TRUE. Følgelig, hvis selv, så "FALSE". Argumenter, som du kan se fra skjermbildene ovenfor, er lagt inn i parentes, og er atskilt med semikolon. I dette tilfellet, hvis den engelske versjonen av programmet brukes, fungerer det vanlige kommaet som skilletegn.
Inngangsargumentet kalles en parameter. Noen funksjoner inneholder dem ikke i det hele tatt. For eksempel, for å få gjeldende tid og dato i en celle, må du skrive formelen =TATA (). Som du kan se, hvis funksjonen ikke krever inntasting av argumenter, må parentesene fortsatt spesifiseres.
Noen trekk ved formler og funksjoner
Hvis dataene i cellen som formelen refererer til, er redigert, vil den automatisk beregne dataene på nytt tilsvarende. Anta at vi har celle A1, som er skrevet til en enkel formel som inneholder en vanlig cellereferanse = D1. Hvis du endrer informasjonen i den, vil den samme verdien vises i celle A1. Tilsvarende for mer komplekse formler som tar data fra bestemte celler.
Det er viktig å forstå at standard Excel-metoder ikke kan få en celle til å returnere verdien til en annen celle. Samtidig kan denne oppgaven oppnås ved å bruke makroer - subrutiner som utfører visse handlinger i et Excel-dokument. Men dette er et helt annet emne, som tydeligvis ikke er for nybegynnere, siden det krever programmeringskunnskaper.
Konseptet med en matriseformel
Dette er en av variantene av formelen, som legges inn på en litt annen måte. Men mange vet ikke hva det er. Så la oss først forstå betydningen av dette begrepet. Det er mye lettere å forstå dette med et eksempel.
Anta at vi har en formel SUM, som returnerer summen av verdiene i et bestemt område.
La oss lage et så enkelt område ved å skrive tall fra én til fem i cellene A1:A5. Deretter spesifiserer vi funksjonen = SUM (A1: A5) i celle B1. Som et resultat vil tallet 15 vises der.
Er dette allerede en matriseformel? Nei, selv om det fungerer med et datasett og kan kalles en. La oss gjøre noen endringer. Anta at vi må legge til en til hvert argument. For å gjøre dette må du lage en funksjon som denne:
=SUM(A1:A5+1). Det viser seg at vi ønsker å legge til én til verdiområdet før vi beregner summen deres. Men selv i denne formen vil ikke Excel gjøre dette. Han må vise dette ved å bruke formelen Ctrl + Shift + Enter. Matriseformelen er forskjellig i utseende og ser slik ut:
{=SUM(A1:A5+1)}
Etter det, i vårt tilfelle, vil resultatet 20 bli lagt inn.
Det er ingen vits i å legge inn krøllete klammeparenteser manuelt. Det vil ikke gjøre noe. Tvert imot, Excel vil ikke engang tenke at dette er en funksjon og bare tekst i stedet for en formel.
Inne i denne funksjonen ble i mellomtiden følgende handlinger utført. Først dekomponerer programmet dette området i komponenter. I vårt tilfelle er det 1,2,3,4,5. Deretter øker Excel automatisk hver av dem med én. Deretter legges de resulterende tallene sammen.
Det er et annet tilfelle der en matriseformel kan gjøre noe som standardformelen ikke kan. For eksempel har vi et datasett oppført i området A1:A10. I standardtilfellet vil null bli returnert. Men tenk at vi har en slik situasjon at null ikke kan tas i betraktning.
La oss angi en formel som sjekker området for å se om det ikke er lik denne verdien.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Her er det en falsk følelse av at ønsket resultat vil bli oppnådd. Men dette er ikke tilfelle, for her må du bruke en matriseformel. I formelen ovenfor vil bare det første elementet bli sjekket, noe som selvfølgelig ikke passer oss.
Men hvis du gjør den om til en matriseformel, kan justeringen raskt endres. Nå vil den minste verdien være 1.
En matriseformel har også fordelen at den kan returnere flere verdier. For eksempel kan du transponere en tabell.
Dermed finnes det mange forskjellige typer formler. Noen av dem krever enklere input, andre mer komplekse. Matriseformler kan være spesielt vanskelige for nybegynnere å forstå, men de er veldig nyttige.