Innhold
Mange nybegynnere av Excel er kjent med problemet at det er ekstremt upraktisk å plassere en stor mengde informasjon i celler, det er ingen steder å legge igjen et notat til deg selv i fremtiden. Faktisk er det ganske enkelt å gjøre dette uten å krenke det generelle utseendet til bordet. Det er det notater er for.
Arbeide med notater
Merknader er tilleggsoppskrifter for de valgte cellene. Oftest er de tekstlige og inneholder en spesifikk kommentar fra en av forfatterne av tabellen. I tillegg til tekst kan du legge til et bilde i feltet som vises. Men for å legge ved ønsket kommentar eller bilde til en celle, må du lære hvordan du lager enkle tekstmerker, viser og redigerer dem.. Etter det kan du fortsette til avanserte innstillinger.
Creation
Prosessen med å lage notater er ganske enkel og består av flere trinn:
- Velg en celle fra tabellen med musen. Høyreklikk på den.
- Fra kontekstmenyen som vises, velg "Sett inn notat"-funksjonen.
- Etter det vil et ledig felt dukke opp på siden av den valgte cellen. Den øverste linjen vil være okkupert av standard brukernavn.
Du kan skrive inn hvilken som helst tekstinformasjon i det ledige feltet. For å skjule en kommentar, må du høyreklikke på cellen, velge "Skjul kommentar"-funksjonen. Etter det vil den være tilgjengelig for lesing på lenken angitt av det røde hjørnet.
Anmeldelse
Du kan se kommentarene for forskjellige celler ved å holde musepekeren over hver av dem. Etter det dukker teksten med lappen opp automatisk. For å få kommentarfeltet til å forsvinne, må du flytte markøren til et annet sted.
Ekspertråd! Hvis tabellen er stor, og den har mange notater knyttet til forskjellige celler, kan du bytte mellom dem gjennom "Gjennomgå"-fanen. For dette er knappene "Forrige" og "Neste" ment.
Redigering
Ganske ofte er det situasjoner når det er nødvendig å endre innholdet i vinduet for ytterligere kommentarer. Du kan gjøre dette ved å følge noen få trinn:
- Klikk først på cellen med skjult tekst med høyre museknapp.
- I listen som vises, velg "Rediger notat"-funksjonen.
- Et vindu skal åpnes der du kan redigere teksten, legge til bilder i den, øke eller redusere kommentarfeltet.
Du kan fullføre innstillingen ved å klikke hvor som helst i tabellen utenfor feltet for ytterligere tekst.
Et annet alternativ for å redigere cellekommentarer er gjennom Review-fanen. Her må du finne et sett med verktøy for notater og klikke på "Rediger" -knappen.
Legger til et bilde
En av de interessante funksjonene til notater i Excel er å legge til bilder som dukker opp når du holder musepekeren over de valgte cellene. For å legge til et bilde, må du utføre flere handlinger:
- Til å begynne med må du legge til en ekstra signatur i den valgte cellen.
- Gå til notatredigeringsprosessen, rett musepekeren til en av cellekantene. Det er viktig å rette den til stedet der ikonet med fire piler vil vises, som divergerer i forskjellige retninger.
- Du må høyreklikke på dette ikonet, velge "Note Format"-funksjonen fra menyen som vises.
- Et vindu for redigering av informasjon skal vises foran brukeren. Du bør finne fanen "Farger og linjer" og bytte til den.
- Klikk på rullegardinlisten kalt "Farge", helt nederst på listen som vises, velg funksjonen "Fyllmetoder".
- Et nytt vindu skal dukke opp der du må gå til "Tegning" -fanen. Inne i denne fanen klikker du på knappen med samme navn.
- Vinduet "Sett inn bilder" vises, der du må velge ett av tre alternativer: last opp et bilde fra OneDrive, søk etter et bilde med Bing, last opp et bilde fra en datamaskin. Den enkleste måten er å laste opp fra datamaskinen der dokumentet ligger.
- Når et bilde er valgt, vil det automatisk bytte til forrige vindu der det valgte bildet vil vises. Her må du merke av i boksen ved siden av funksjonen "Behold proporsjonene til bildet."
- Etter å ha klikket på "OK"-knappen, åpnes det første notatformateringsvinduet. På dette stadiet må du binde notatet med bildet til den opprinnelig valgte cellen. For å gjøre dette, må du gå til "Beskyttelse" -fanen, fjerne merket i boksen ved siden av "Beskyttet objekt".
- Deretter må du gå til fanen "Egenskaper", merk av i boksen ved siden av elementet for å flytte og endre objekter sammen med celler. Klikk på "OK"-knappen.
For å forstørre bildet er det nødvendig å strekke det generelle notatfeltet i forskjellige retninger.
Slette et notat
Å fjerne en lagt til signatur er enklere enn å installere en ny eller redigere den. For å gjøre dette, høyreklikk på en celle med en tilleggsbeskrivelse. Fra hurtigmenyen aktiverer du kommandoen "Slett notat".
Den andre måten å fjerne en ekstra etikett til den valgte cellen på er gjennom funksjonen "Gjennomgå". Før du velger dette alternativet, må du merke cellen med musen. Til slutt klikker du på knappen Slett tilleggsinformasjon.
Hvordan signere et notat i Excel
Hvis i ett delt Excel-dokument alle tilleggsredigeringer over cellene er skrevet av forskjellige brukere uten individuelle signaturer, vil det være ekstremt vanskelig å finne forfatteren til visse oppføringer. Teksten til notatet lar deg organisere dataene. For å la det være over en bestemt redigering i en celle, må du utføre flere handlinger:
- Velg et av hovedmenyelementene "Fil".
- Gå til Innstillinger".
- Gå til fanen "Generelt".
- Et ledig felt vil vises nederst på siden, der du må skrive inn navnet på brukeren som la en kommentar på cellen.
Hvordan finne et notat i Excel
Hvis dokumentet er veldig stort, kan det være en situasjon der du raskt må finne en spesifikk kommentar. Gjør det mulig. Instruksjoner for å finne den nødvendige beskrivelsen eller etiketten:
- Gå til "Hjem"-fanen.
- Gå til "Finn og velg"-delen.
- Klikk på "Innstillinger"-knappen.
- Finn alternativet for å velge "Søkeomfang".
- Sett verdien til Merk.
- Klikk på "Finn alle"-knappen.
Etter det vil en liste med celler i henhold til den angitte parameteren vises foran brukeren.
Vise og skjule et notat
Hvis du ønsker det, kan du skjule notatene helt slik at de ikke er iøynefallende når du leser hoveddokumentet, eller deaktivere skjul-funksjonen hvis den tidligere var aktivert. For å gjøre dette, må du følge noen få enkle trinn:
- Gå til de generelle innstillingene på "Fil" -fanen, deretter "Alternativer", gå til "Avansert" -delen.
- Finn "Skjerm"-delen.
- Merk av i boksen ved siden av funksjonen "Notater og indikatorer".
- Klikk på "OK"-knappen. Etter det vil skjulte notater alltid vises. For å skjule dem fullstendig, må du merke av i boksen ved siden av funksjonen "Ingen notater, ingen indikatorer".
Ekspertråd! Excel har muligheten til å vise kun individuelle kommentarer. For å aktivere denne funksjonen, må du høyreklikke på cellen med en tilleggsbeskrivelse, klikk på "Vis notater"-knappen. Så de vil bare vises permanent på de valgte cellene. Gjennom den samme kontekstmenyen kan du skjule den korte beskrivelsen helt på de nødvendige stedene.
Kopierer et notat til andre celler
Hvis et notat allerede er opprettet, kan du kopiere det til en annen celle for ikke å skrive teksten igjen. For å gjøre dette, følg en enkel instruksjon:
- Høyreklikk for å velge cellen i dokumentet som en kort beskrivelse eller endring er vedlagt.
- Velg "Kopier"-funksjonen fra hurtigmenyen.
- Finn cellen du vil binde det kopierte notatet til, velg det ved å klikke med venstre museknapp.
- Gå til "Hjem"-fanen, velg deretter "Utklippstavle", klikk på "Lim inn" -knappen.
- En liste over kommandoer vises foran brukeren. Severdigheten er "Paste Special". Etter å ha klikket på det, vil et eget vindu for innstillinger dukke opp, hvor du må krysse av i boksen ved siden av notatene. Det gjenstår å lagre endringene ved å klikke på "OK".
Hvordan skrive ut et notatark
Hvis du ikke gjør visse justeringer, skrives Excel-dokumenter som standard ut uten notater. For å legge dem til utskriften, må du konfigurere programmet:
- Gå til "Sideoppsett"-delen.
- Gå til "Sideoppsett"-fanen, og klikk deretter på "Skriv ut overskrifter".
- Et vindu med individuelle elementer for utskrift åpnes. På motsatt side av ordet "Notater", kan du legge dem til på utskriften eller la denne handlingen avbrytes.
Ekspertråd! Når du legger til notater for utskrift, er det to alternativer for å vise dem på det utskrevne dokumentet. Hvis du velger "På slutten av arket" - vil de vises helt nederst på siden. Du kan velge alternativet "Som på et ark" - notatene vil bli skrevet ut slik de vises i den elektroniske versjonen av dokumentet.
Endring av brukernavn når du lager notater
Når du arbeider i Excel med deling aktivert, når du lager notater, får de ikke navnet på brukeren som forlater dem. For å endre det til ditt eget kallenavn, må du følge noen få trinn:
- I øvre venstre hjørne klikker du på "Fil"-fanen.
- Gå til delen "Innstillinger", "Generelt".
- Velg "Brukernavn" fra menyen som vises.
- Et ledig felt åpnes foran brukeren, der det er nødvendig å skrive ned ønsket navn.
Eksempler på bruk av notater i Excel
For å forstå hvor nyttige ekstra cellekommentarer i et Excel-regneark kan være, anbefales det å vurdere noen praktiske eksempler fra andre brukeres erfaring:
- Når ansatte i en bedrift har en felles arbeidsbase registrert i et Excel-dokument, kan kolleger som jobber på samme side i skift legge igjen kommentarer som skiftere, gi instruksjoner, utveksle viss informasjon.
- Plassering av bilder – hvis tabellen inneholder data om bestemte personer, bilder av gjenstander, hvis det gjelder lagring, salg.
- Forklaringer til formlene som vil forenkle videre beregninger, beregninger.
Hvis du legger igjen kommentarer på riktig måte – slik at de vises til rett tid og ikke forstyrrer andre brukeres arbeid, kan du øke produktiviteten betraktelig for arbeid knyttet til tabeller i Excel.
Videoveiledninger om notater i Excel
Instruksjonene ovenfor vil hjelpe deg å forstå det grunnleggende om å lage, redigere, vise, avansert innstilling av kommentarer til celler i et Excel-regneark. Men hvis du støter på noen vanskeligheter, problemer med visse handlinger angående notatene, anbefales det å se treningsvideoene. De inneholder trinnvise instruksjoner for å utføre ulike operasjoner med cellekommentarer.
konklusjonen
Å lage, redigere og vise kommentarer på ulike celler i Excel er ikke så vanskelig som det kan virke ved første øyekast. Det vil være nyttig å ha slike ferdigheter ikke bare for folk som jobber i store organisasjoner, holde styr på noe ved hjelp av tabeller, men også for enkeltbrukere som jobber i Excel for seg selv. Vi må ikke glemme at i notatfeltet kan du legge til ikke bare tekst, men også bilder, noe som i stor grad øker nytten i arbeidet.