La oss si at vi har en bygget pivottabell med resultatene av å analysere salg etter måneder for forskjellige byer (om nødvendig kan du lese denne artikkelen for å forstå hvordan du lager dem generelt eller friske opp hukommelsen):
Vi ønsker å endre utseendet litt slik at det viser dataene du trenger tydeligere, og ikke bare dumpe en haug med tall på skjermen. Hva kan gjøres for dette?
Andre beregningsfunksjoner i stedet for det banale beløpet
Hvis du høyreklikker på det beregnede feltet i dataområdet og velger kommandoen fra hurtigmenyen Feltalternativer (Feltinnstillinger) eller i Excel 2007-versjon – Alternativer for verdifelt (Verdifeltinnstillinger), så åpnes et veldig nyttig vindu, der du kan angi en haug med interessante innstillinger:
Spesielt kan du enkelt endre feltberegningsfunksjonen til middel, minimum, maksimum osv. Hvis vi for eksempel endrer summen til mengden i pivottabellen vår, vil vi ikke se den totale inntekten, men antall transaksjoner for hvert produkt:
Som standard velger Excel alltid automatisk summering for numeriske data. (Sum), og for ikke-numeriske (selv om av tusen celler med tall er det minst én tom eller med tekst eller med et tall i tekstformat) – en funksjon for å telle antall verdier (Telle).
Hvis du vil se gjennomsnittet, mengden og kvantiteten i én pivottabell samtidig, dvs. flere beregningsfunksjoner for samme felt, så kast gjerne musen inn i dataområdet til feltet du trenger flere ganger på rad for å få noe lignende:
…og deretter angi forskjellige funksjoner for hvert av feltene ved å klikke på dem etter tur med musen og velge kommandoen Feltalternativer (Feltinnstillinger)for å ende opp med det du vil:
Hvis i samme vindu Feltalternativer klikk på knappen I tillegg (Alternativer) eller gå til fanen Ytterligere beregninger (i Excel 2007-2010), vil rullegardinlisten bli tilgjengelig Ytterligere beregninger (Vis data som):
I denne listen kan du for eksempel velge alternativer Prosentandel av linjebeløp (% av rad), Prosentandel av totalt etter kolonne (% av kolonne) or Andel av totalen (% av totalt)for automatisk å beregne prosenter for hvert produkt eller hver by. Slik vil for eksempel pivottabellen vår se ut med funksjonen aktivert Prosentandel av totalt etter kolonne:
Salgsdynamikk
Hvis i rullegardinlisten Ytterligere beregninger (Vis data som) velg alternativet Forskjell (Forskjell), og i de nedre vinduene Felt (Basisfelt) и Element (Basisvare) velg Måned и Tilbake (i den engelske versjonen, i stedet for dette merkelige ordet, var det et mer forståelig Tidligere, de. tidligere):
…så får vi en pivottabell som viser forskjellene i salg for hver neste måned fra den forrige, dvs. salgsdynamikk:
Og hvis du bytter ut Forskjell (Forskjell) on Gitt forskjell (% av forskjellen) og legge til betinget formatering for å markere negative verdier i rødt, får vi det samme, men ikke i rubler, men som en prosentandel:
PS
I Microsoft Excel 2010 kan alle beregningsinnstillingene ovenfor gjøres enda enklere – ved å høyreklikke på et felt og velge kommandoer fra hurtigmenyen Totaler for (Summer verdier etter):
... og Ytterligere beregninger (Vis data som):
Også i versjonen av Excel 2010 ble flere nye funksjoner lagt til dette settet:
- % av totalt etter overordnet rad (kolonne) – lar deg beregne andelen i forhold til delsummen for en rad eller kolonne:
I tidligere versjoner kunne du bare beregne andelen i forhold til totalsummen.
- % av det akkumulerte beløpet – fungerer på samme måte som den kumulative sumfunksjonen, men viser resultatet som en brøk, dvs. i prosent. Det er praktisk å beregne for eksempel prosentandelen av planen eller budsjettgjennomføringen:
- Sortering fra minste til største og omvendt – et litt merkelig navn på rangeringsfunksjonen (RANK), som beregner ordenstallet (posisjonen) til et element i den generelle verdilisten. For eksempel, med dens hjelp er det praktisk å rangere ledere etter deres totale inntekter, og bestemme hvem som er på hvilken plass i den samlede stillingen:
- Hva er pivottabeller og hvordan bygge dem
- Gruppering av tall og datoer med ønsket trinn i pivottabeller
- Bygge en pivottabellrapport på flere områder med kildedata