Konverter CSV til Excel som en tabell

Innholdet i databaser pakkes vanligvis ut som en .csv-fil. Det er imidlertid bare en tekstfil, ikke særlig lesbar. For å jobbe med innholdet i databasen er det nødvendig å presentere det i et annet format – ofte er Excel-ark mest praktisk. Om hvilke metoder som finnes for å gjøre dette, hvilken som er bedre, og hvilke feil det er ved overføring av data, vil bli diskutert i denne artikkelen.

Hvordan konvertere CSV til Excel-format

Det er ulike måter som et CSV-dokument lastet ned fra en database kan overføres til Excel. Vi vil diskutere tre av dem:

1. Direkte åpning i Excel.
2. Åpnes via Windows Utforsker.
3. Importer dokument med formatendring.

Åpne et CSV-dokument i Excel

Excel kan åpne .csv-dokumenter direkte uten konvertering. Formatet endres ikke etter åpning på denne måten, .csv-utvidelsen lagres – selv om filtypen kan endres etter redigering.

1. Start Excel, klikk på "filet", Deretter"Åpen".
2. I vinduet som vises, velg alternativet "Tekstfilerfra den utvidede listen.

3. Finn dokumentet du trenger og dobbeltklikk på det.

.csv-dokumenter åpnes i Excel umiddelbart, uten ytterligere manipulasjoner. Men .txt-filer vil kreve konvertering – et vindu vil dukke opp "Tekstimportveivisere".

Det er tilfeller når det er bedre å ikke åpne dokumentet direkte, men å ringe Master. Denne tilnærmingen er berettiget i følgende tilfeller:

• skilletegnet som brukes i dokumentet er ikke-standard, eller det er flere varianter av dem;
• dokumentet inneholder datoer i forskjellige formater;
• du konverterer tall som starter med nuller og ønsker å beholde dem slik;
• før du overfører data, vil du se hvordan sluttresultatet vil se ut;
• du vanligvis ønsker mer portabilitet.

Master vil starte hvis du endrer dokumentutvidelsen til .txt. Du kan også begynne å importere en fil annerledes, noe som vil bli diskutert senere, etter å ha beskrevet den andre åpningsmetoden.

Hvis du gjør endringer i dokumentet etter at du har åpnet det, vil Excel be deg om å lagre det som .xls (eller .xlsx) fordi ellers vil noe av formateringen gå tapt. Da vil det alltid være mulighet for å endre formatet tilbake, men en annen del av innholdet kan gå tapt – nuller kan forsvinne i begynnelsen av tallene, noen av postene kan endre utseende.

Åpne et CSV-dokument gjennom Windows Utforsker

Denne veien er ikke fundamentalt forskjellig fra den forrige. For å åpne et dokument, dobbeltklikk på det i Windows Utforsker.

Før du åpner, sørg for at det ved siden av dokumentnavnet er et ikon for Excel-programmet, og ikke et annet – dette betyr at Excel er valgt som programmet som skal åpne slike filer. Ellers åpnes et annet program. Du kan endre det til Excel slik:

1. Ring opp kontekstmenyen ved å høyreklikke på en .csv-fil og bruk Åpne med... > Velg program.
2. Vennligst velg Excel (skrivebord) of Anbefalte programmer, angi det som et program som alltid skal brukes for slike filer (merk av i boksen nedenfor), og lukk vinduet ved å trykke OK.

Importer CSV til Excel

Det er også mulig å gjøre det åpnede dokumentet om til en Excel-arbeidsbok. Formatet endres til .xls for tidligere versjoner av Excel (2000, 2003) og .xlsx for alle andre. Alt innhold vil vises på ett ark.

1. Klikk på cellen i arket der importen skal starte. Dette er vanligvis den aller første cellen i tabellen, A1. Fra det vil så mange rader som det er i den åpnede filen, og så mange kolonner som det er verdier i hver kolonne fylles.
2. I fanen "Data" i en gruppe "Hente eksterne data" å velge "Fra tekst".

3. I vinduet som vises, finn det nødvendige dokumentet og dobbeltklikk på det (du kan også bruke knappen Import nederst i vinduet).

4. Deretter må du følge trinn-for-trinn-instruksjonene til den åpnede Tekstimportveivisere.

Bildet nedenfor viser originaldokumentet og forventet resultat. For at alt skal se akkurat slik ut etter import, må du bruke ulike innstillinger, som vil bli diskutert senere.

Trinn 1. Veiviseren vil be deg velge en filtype - som du kanskje gjetter, vil det være "med separatorer" (på engelsk - avgrenset), og linjen som innholdsoverføringen vil begynne fra – mest sannsynlig må du begynne med vilkår 1hvis du ikke vil overføre bare deler av innholdet. Vinduet nedenfor viser de første linjene fra det valgte dokumentet.

Trinn 2. Nå må du forstå hvilken som brukes separator (det kan være mer enn én) i filen, og spesifiser dette tegnet i mestere. Den har muligheter for å velge fra standard skilletegn, men hvis et atypisk tegn brukes i dokumentet, kan du velge Annen og skriv inn ønsket tegn. I filen som ble brukt for demonstrasjonen er avgrensningstegnene − Komma и Tab. Komma skiller celler med produktegenskaper, som serienummer og antall solgte eksemplarer, og faner skiller ett produkt fra et annet - informasjon om hvert må begynne på en ny linje.

Det er også nødvendig å definere og spesifisere tekstavgrensning. Dette er et tegn plassert før og etter hvert tekststykke som må være plassert i én celle. Takket være skilletegnet oppfattes hvert slikt segment som en egen verdi, selv om det er tegn som er valgt i den for å skille verdiene. I dokumentet vårt er hver verdi innrammet med anførselstegn - derfor, selv om den inneholder et komma (for eksempel "begynner, fortsett"), vil all teksten plasseres i én celle, og ikke i to påfølgende.

Trinn 3. Her er det nok å se på forhåndsvisningen og, hvis den ikke viser noen uakseptable feil, klikk Finish. Det kan skje at noen av verdiene ikke blir atskilt med en separator, men med flere, som et resultat vil celler uten verdier vises mellom dem. For å forhindre at dette skjer, merk av i avmerkingsboksen Behandle påfølgende skilletegn som én.

5. Velg destinasjonsbanen (det kan være et nytt ark eller et eksisterende ark) og klikk OKfor å fullføre importprosessen.

Du kan også klikke materialer – Det er andre muligheter. Du kan for eksempel formatere innhold, tilpasse oppmerking og hvordan informasjon oppdateres.

Noen ganger er resultatet av konverteringen langt fra forventet. Hvordan dette resultatet kan endres vil bli diskutert i neste del av artikkelen.

Problemer under konvertering og deres løsninger

I all den tid som CSV-formatet har eksistert, har ingen tatt seg bryet med å dokumentere det offisielt. Derfor, selv om det antas at kommaer skal brukes til å skille verdier, bruker faktisk forskjellige databaser forskjellige skilletegn - semikolon, tabulatorer og andre.

Tekstskilletegn kan også variere – oftest er de enten anførselstegn eller et byte-rekkefølge. Det er kanskje ikke noen skilletegn i det hele tatt – da oppfattes alltid tegnet som brukes som skilletegn (da er det vanligvis ikke komma – det brukes for ofte i teksten – men et annet, mindre vanlig tegn).

Ikke-standardfiler åpnes kanskje ikke riktig – for at de skal vises som de skal, må du endre innstillingene til datamaskinen eller åpningsprogrammet. La oss se hvilke vanskeligheter det er og hvilke løsninger som finnes for dem.

Filen åpnes ikke riktig

bevis. Hele innholdet i dokumentet er plassert i den første kolonnen.

Årsak. Dokumentet bruker et tegn som skilletegn som ikke er angitt som sådan i datamaskininnstillingene, eller er reservert for en annen funksjon. For eksempel kan et komma være reservert for å skille desimaldeler av et tall, og kan derfor ikke skille verdier i en fil.

Solutions. Det er forskjellige måter å løse dette problemet på:

1. Endre skilletegnet i selve dokumentet. Åpne den i Notisblokk eller en lignende editor, og skriv inn følgende tekst i den første linjen (tom, alle data skal være i linjene nedenfor:

• for å endre skilletegn til komma: september
• for å endre til semikolon: sep=;

En annen karakter skrevet etter sep = i den innledende linjen, vil også bli et skilletegn.

2. Skilletegnet som brukes i filen kan også spesifiseres i selve Excel. I versjoner 2016, 2013 eller 2010, for dette må du åpne fanen Data og velg “Tekst etter kolonne" i en gruppe "Arbeid med data".

Dette vil åpne vinduet "Veivisere for å distribuere tekst i kolonner". Der, fra de foreslåtte dataformatene, må du velge de med separatorer. Da må du trykke neste og etter å ha valgt et skilletegn, Finish.

3. For automatisk å åpne et dokument med Import veiviser, og ikke bare i et Excel-ark, utvidelsen kan endres fra .csv til .txt. PÅ mestere det er mulig å spesifisere et hvilket som helst tegn som skilletegn – hvordan gjør du dette, forklarte artikkelen tidligere.
4. Bruk VBA. Du kan bruke f.eks. – den passer for Excel 2000 eller 2003. Koden kan endres slik at den passer for andre versjoner.

Løsningene presentert ovenfor er designet for individuelle dokumenter, hvis innstillinger er forskjellige fra de vanlige. Disse handlingssekvensene må brukes for hver fil som ikke åpnes riktig. Hvis de fleste dokumentene ikke åpnes riktig, er kanskje den beste løsningen å endre innstillingene på datamaskinen – dette er omtalt i den femte løsningen.

5. Endre skilletegn og desimaltegn i datamaskininnstillingene

В kontroll Panel, kalt av knappen Start, å velge "Ekstra alternativer" fra listen "Regionale standarder". Etter å ha klikket, vises et vinduFormatinnstilling" – i den kan du velge "Listeskilletegn" og separatoren for heltalls- og brøkdelene av tallet. Hvis filene krever et komma som skilletegn, setter du først punktum som desimaltegn. Det kan vise seg å være omvendt – du trenger et semikolon som skilletegn. Så for brøker kan du legge igjen et hvilket som helst tegn, dette vil ikke forårsake konflikt.

Når alle innstillingene er fullført, klikk OK på begge de to åpne vinduene – de lukkes og endringene lagres. Husk at de nå fungerer for alle programmer på datamaskinen.

Eliminer innledende nuller

Logg. Noen av verdiene i kildedokumentet er tall som starter med nuller som ikke er atskilt med et brøktegn (for eksempel chiffer og koder med et fast antall sifre, pålogginger og passord, måler- og instrumentavlesninger). I Excel forsvinner nullene i begynnelsen av slike tall. Hvis du redigerer filen og deretter lagrer den som en Excel-arbeidsbok, vil det ikke lenger være mulig å finne i denne arbeidsboken hvor tallene med nuller var.

Årsak. Excel har separate formater for tekst og tall. I tekstfiler er det ingen slik separasjon, og derfor tildeler Excel det generelle formatet til alle verdier. Det betyr at tekst vises som tekst, og tall uten alfabetiske tegn vises som et tall som ikke kan starte med nuller.

Oppløsning. Endre filtypen til .txt for å aktivere importveiviseren når du åpner dokumentet. Når du kommer til trinn 3, endre formatet på kolonner med tall som starter med nuller til tekst.

Noen av verdiene ser ut som datoer

Logg. Datoer viser verdier som opprinnelig er ren tekst eller tall.

Årsak. Det generelle formatet innebærer å gjøre verdier om til datoer som ligner de for Excel. Hvis CSV-dokumentet inneholder en enkelt verdi som may12, så vil den i Excel-arket vises som en dato.

Oppløsning. I likhet med det i forrige tilfelle. Endre utvidelsen til .txt, in mestere endre formatet på verdier konvertert til datoer til tekst.

Hvis du tvert imot ønsker å vise innholdet i en bestemt kolonne som datoer, sett formatet for det data. Det finnes flere typer datoformat, så velg det du trenger fra listen.

Slik importerer du flere CSV-filer til Excel

Excel kan åpne flere CSV-filer samtidig.

1. Press Fil> Åpne og velg alternativet Tekstfiler fra rullegardinlisten nedenfor.
2. For å velge flere filer side ved side, velg først den første og klikk deretter Skift og klikk på den siste. I tillegg til de valgte filene, vil alle filene i mellom velges.
3. Klikk Åpen.

Ulempen med denne metoden er at hver valgt fil åpnes separat i Excel. Å flytte fra ett dokument til et annet kan øke tidskostnadene. Men det er da mulig å kopiere innholdet av dem alle til ark i samme arbeidsbok.

Forklaringen var lang, men nå vil du kunne åpne en hvilken som helst CSV-fil i Excel uten store problemer. Hvis noe virker uforståelig ved første øyekast, følg bare trinnene som er angitt, og alt vil bli klart.