2 måter å endre bakgrunn i Excel

I denne artikkelen vil du lære to enkle måter å endre bakgrunnen til celler basert på innholdet i de nyeste versjonene av Excel. Du vil også forstå hvilke formler du skal bruke for å endre nyansen til celler eller celler der formlene er skrevet feil, eller hvor det ikke er informasjon i det hele tatt.

Alle vet at redigering av bakgrunnen til en enkel celle er en enkel prosedyre. Klikk på "bakgrunnsfarge". Men hva om du trenger fargekorrigering basert på et bestemt celleinnhold? Hvordan kan jeg få dette til å skje automatisk? Det som følger er en rekke nyttig informasjon som vil gjøre deg i stand til å finne den riktige måten å utføre alle disse oppgavene på.

Dynamisk cellebakgrunnsfargeendring

Oppgave: Du har en tabell eller et sett med verdier, og du må redigere bakgrunnsfargen til cellene basert på hvilket nummer som er angitt der. Du må også sørge for at fargetonen reagerer på endrede verdier.

Oppløsning: For denne oppgaven leveres Excels "betinget formatering"-funksjon til fargeceller med tall større enn X, mindre enn Y eller mellom X og Y.

La oss si at du har et sett med produkter i forskjellige stater med prisene deres, og du må vite hvilke av dem som koster mer enn $3,7. Derfor bestemte vi oss for å markere de produktene som er over denne verdien i rødt. Og celler som har en lignende eller større verdi, ble det besluttet å farge i en grønn fargetone.

OBS: Skjermbildet ble tatt i 2010-versjonen av programmet. Men dette påvirker ikke noe, siden handlingssekvensen er den samme, uavhengig av hvilken versjon – den nyeste eller ikke – personen bruker.

Så her er hva du trenger å gjøre (trinn for trinn):

1. Velg cellene der fargetonen skal redigeres. For eksempel rekkevidden $B$2:$H$10 (kolonnenavn og den første kolonnen, som viser statens navn, er ekskludert fra utvalget).

2. Klikk på "Home" i gruppe "stil". Det vil være en vare "Betinget formatering". Der må du også velge "Ny regel". I den engelske versjonen av Excel er trinnene som følger: «Hjem», «Stilgruppe», «Betinget formatering > Ny regel».

3. Merk av i boksen i vinduet som åpnes "Formater bare celler som inneholder" ("Formater bare celler som inneholder" i den engelske versjonen).

4. Nederst i dette vinduet under inskripsjonen "Formater bare celler som oppfyller følgende betingelse" (Formater bare celler med) du kan tilordne regler for hvilke formatering som skal utføres. Vi har valgt formatet for den angitte verdien i celler, som må være større enn 3.7, som du kan se fra skjermbildet: 

5. Klikk deretter på knappen "Format". Et vindu vil vises med et område for valg av bakgrunnsfarge til venstre. Men før det må du åpne fanen "Fylle" ("Fylle"). I dette tilfellet er det rødt. Klikk deretter på "OK"-knappen.

6. Deretter kommer du tilbake til vinduet "Ny formateringsregel", men allerede nederst i dette vinduet kan du forhåndsvise hvordan denne cellen vil se ut. Hvis alt er i orden, må du klikke på "OK" -knappen.

Som et resultat får du noe sånt som dette:

Deretter må vi legge til en betingelse til, det vil si endre bakgrunnen til celler med verdier mindre enn 3.45 til grønn. For å utføre denne oppgaven må du klikke på "Ny formateringsregel" og gjenta trinnene ovenfor, bare betingelsen må settes som "mindre enn eller tilsvarende" (i den engelske versjonen "mindre enn eller lik", og skriv deretter verdien. På slutten må du klikke på "OK"-knappen.

Nå er tabellen formatert på denne måten.

Den viser de høyeste og laveste drivstoffprisene i forskjellige stater, og du kan umiddelbart finne ut hvor situasjonen er mest optimistisk (i Texas, selvfølgelig).

Anbefaling: Om nødvendig kan du bruke en lignende formateringsmetode, og redigere ikke bakgrunnen, men skriften. For å gjøre dette, i formateringsvinduet som dukket opp i det femte trinnet, må du velge fanen «Skrift» og følg instruksjonene i vinduet. Alt er intuitivt klart, og selv en nybegynner kan finne ut av det.

Som et resultat vil du få en tabell som dette:

Hvordan holde cellefargen den samme selv om verdien endres?

Oppgave: Du må farge bakgrunnen slik at den aldri endres, selv om bakgrunnen endres i fremtiden.

Oppløsning: finn alle celler med spesifikt nummer ved hjelp av excel-funksjonen "Finn alle" "Finn alle" eller tillegg "Velg spesielle celler" ("Velg spesielle celler"), og rediger deretter celleformatet ved hjelp av funksjonen "Formater celler" («Formater celler»).

Dette er en av de sjeldne situasjonene som ikke er dekket i Excel-manualen, og selv på Internett kan løsningen på dette problemet bli funnet ganske sjelden. Noe som ikke er overraskende, siden denne oppgaven ikke er standard. Hvis du ønsker å redigere bakgrunnen permanent slik at den aldri endres før den er manuelt justert av brukeren av programmet, må du følge instruksjonene ovenfor.

Velg alle celler som inneholder en bestemt betingelse

Det er flere mulige metoder, avhengig av hva slags spesiell verdi man skal finne.

Hvis du trenger å utpeke celler med en bestemt verdi med en spesiell bakgrunn, må du gå til fanen "Home" Og velg "Finn og velg" - "Finn".

Skriv inn de nødvendige verdiene og klikk på "Finn alle".

Hjelp: Du kan klikke på knappen “Alternativer” til høyre for å dra nytte av noen tilleggsinnstillinger: hvor du skal søke, hvordan du skal se, om du skal respektere store og små bokstaver, og så videre. Du kan også skrive flere tegn, for eksempel en stjerne (*), for å finne alle linjene som inneholder disse verdiene. Hvis du bruker et spørsmålstegn, kan du finne et enkelt tegn.

I vårt forrige eksempel, hvis vi ønsket å finne alle drivstofftilbud mellom $3,7 og $3,799, kunne vi avgrense søket vårt.

Velg nå en av verdiene som programmet fant nederst i dialogboksen og klikk på en av dem. Trykk deretter på tastekombinasjonen "Ctrl-A" for å velge alle resultatene. Klikk deretter på "Lukk"-knappen. 

Slik velger du alle celler med spesifikke verdier ved å bruke Finn alle-funksjonen. I vårt eksempel må vi finne alle drivstoffpriser over $3,7, og dessverre tillater ikke Excel deg å gjøre dette ved å bruke funksjonen Finn og erstatt.

"Tønnen med honning" kommer frem her fordi det er et annet verktøy som vil hjelpe med så komplekse oppgaver. Det kalles Velg spesielle celler. Dette tillegget (som må installeres i Excel separat) vil hjelpe:

• finne alle verdier i et bestemt område, for eksempel mellom -1 og 45,
• få maksimums- eller minimumsverdien i en kolonne,
• finn en streng eller et område,
• finn celler etter bakgrunnsfarge og mye mer.

Etter at du har installert tillegget, klikker du bare på knappen "Velg etter verdi" ("Velg etter verdi") og avgrens deretter søket i tilleggsvinduet. I vårt eksempel ser vi etter tall større enn 3,7. trykk "Velge" ("Velg"), og i løpet av et sekund vil du få et resultat som dette:

Hvis du er interessert i tillegget, kan du laste ned en prøveversjon på kobling.

Endre bakgrunnen til valgte celler gjennom "Format Cells"-vinduet

Nå, etter at alle cellene med en viss verdi er valgt ved hjelp av en av metodene beskrevet ovenfor, gjenstår det å spesifisere bakgrunnsfargen for dem.

For å gjøre dette må du åpne et vindu "Celleformat"ved å trykke på Ctrl + 1-tasten (du kan også høyreklikke på de valgte cellene og venstreklikke på elementet "celleformatering") og justere formateringen du trenger.

Vi vil velge en oransje nyanse, men du kan velge hvilken som helst annen.

Hvis du trenger å redigere bakgrunnsfargen uten å endre andre utseendeparametere, kan du ganske enkelt klikke på "fargefyll" og velg den fargen som passer deg perfekt.

Resultatet er en tabell som dette:

I motsetning til den forrige teknikken, her vil ikke fargen på cellen endres selv om verdien er redigert. Dette kan for eksempel brukes til å spore dynamikken til varer i en bestemt prisgruppe. Verdien deres har endret seg, men fargen har forblitt den samme.

Redigere bakgrunnsfargen for spesielle celler (tom eller med feil når du skriver en formel)

I likhet med forrige eksempel har brukeren muligheten til å redigere bakgrunnsfargen til spesielle celler på to måter. Det er statiske og dynamiske alternativer.

Bruke en formel for å redigere en bakgrunn

Her vil fargen på cellen bli redigert automatisk basert på verdien. Denne metoden hjelper brukerne mye og er etterspurt i 99% av situasjonene.

Som et eksempel kan du bruke den forrige tabellen, men nå vil noen av cellene være tomme. Vi må finne ut hvilke som ikke inneholder noen målinger og redigere bakgrunnsfargen.

1. På fanen "Home" du må klikke på "Betinget formatering" ->  "Ny regel" (samme som i trinn 2 i den første delen "Endre bakgrunnsfargen dynamisk".

2. Deretter må du velge elementet "Bruk en formel for å bestemme ...".

3. Skriv inn formel =IsBlank() (ISBLANK i versjonen), hvis du ønsker å redigere bakgrunnen til en tom celle, eller =IsError() (FEIL i versjonen), hvis du trenger å finne en celle hvor det er en feilskrevet formel. Siden vi i dette tilfellet må redigere tomme celler, skriver vi inn formelen =IsBlank(), og plasser deretter markøren mellom parentesene og klikk på knappen ved siden av formelinntastingsfeltet. Etter disse manipulasjonene bør en rekke celler velges manuelt. I tillegg kan du spesifisere området selv, f.eks. =IsBlank(B2:H12).

4. Klikk på "Format"-knappen og velg riktig bakgrunnsfarge og gjør alt som beskrevet i avsnitt 5 i delen "Dynamisk cellebakgrunnsfarge"-delen, og klikk deretter på "OK". Der kan du også se hvilken farge cellen vil ha. Vinduet vil se omtrent slik ut.

5. Hvis du liker bakgrunnen til cellen, må du klikke på "OK"-knappen, og endringene vil umiddelbart bli gjort i tabellen.

Statisk endring av bakgrunnsfargen til spesielle celler

I denne situasjonen, når den er tildelt, vil bakgrunnsfargen fortsette å forbli slik, uansett hvordan cellen endres.

Hvis du trenger å endre spesielle celler permanent (tomme eller inneholder feil), følg disse instruksjonene:

1. Velg dokumentet eller flere celler og trykk F5 for å åpne Gå til-vinduet, og trykk deretter på knappen "Fremheve".
2. I dialogboksen som åpnes, velg "Tomme" eller "Tomme celler"-knappen (avhengig av versjonen av programmet - eller engelsk) for å velge tomme celler.
3. Hvis du trenger å markere celler som har formler med feil, bør du velge elementet "Formler" og la en enkelt avmerkingsboks ved siden av ordet "Feil". Som følger fra skjermbildet ovenfor, kan celler velges i henhold til alle parametere, og hver av de beskrevne innstillingene er tilgjengelige om nødvendig.
4. Til slutt må du endre bakgrunnsfargen til de valgte cellene eller tilpasse dem på annen måte. For å gjøre dette, bruk metoden beskrevet ovenfor.

Bare husk at formateringsendringer som gjøres på denne måten vil vedvare selv om du fyller ut hull eller endrer den spesielle celletypen. Det er selvfølgelig lite sannsynlig at noen vil bruke denne metoden, men i praksis kan alt skje.

Hvordan få mest mulig ut av Excel?

Som storbrukere av Microsoft Excel bør du vite at den inneholder mange funksjoner. Noen av dem kjenner vi og elsker, mens andre forblir mystiske for den gjennomsnittlige brukeren, og et stort antall bloggere prøver å kaste i det minste et lite lys over dem. Men det er vanlige oppgaver som hver av oss må utføre, og Excel introduserer ikke noen funksjoner eller verktøy for å automatisere noen komplekse handlinger.

Og løsningen på dette problemet er tillegg (tillegg). Noen av dem deles ut gratis, andre – for penger. Det finnes mange lignende verktøy som kan utføre forskjellige funksjoner. Finn for eksempel duplikater i to filer uten kryptiske formler eller makroer.

Hvis du kombinerer disse verktøyene med kjernefunksjonaliteten til Excel, kan du oppnå meget flotte resultater. Du kan for eksempel finne ut hvilke drivstoffpriser som har endret seg, og deretter finne duplikater i filen for det siste året.

Vi ser at betinget formatering er et hendig verktøy som lar deg automatisere arbeid på tabeller uten noen spesifikke ferdigheter. Du vet nå hvordan du fyller celler på flere måter, basert på innholdet. Nå gjenstår det bare å sette det i praksis. Lykke til!