Gruppering og oppgruppering av data i Excel. Trinnvise instruksjoner med bilde

Nå er informasjonsalderen inne. Mengden data som folk må behandle hver dag vokser mer og mer. Dette gjelder alle mulige livsområder, også jobb. Nå er det stadig flere områder innen menneskelig aktivitet hvor det er et akutt behov for evnen til raskt å behandle store mengder informasjon.

En av Excel-funksjonene som lar deg gjøre dette er gruppering. Faktum er at strukturering av informasjon bidrar til å fungere ikke med alle tilgjengelige data, men bare med små deler. Hvis du pakker samme type informasjon i én blokk, så er det lettere for datamaskinen og for personen selv. Det er nesten ikke noe område der strukturering av informasjon ikke ville være etterspurt:

1. Salgsdatabehandling. Lager mottar jevnlig enorme partier av et bredt utvalg av varer med forskjellige kostnader, vekt, leverandør, navn og så videre. Strukturering av data gjør det lettere å navigere i all denne informasjonsmengden.
2. Studier. Kvaliteten på utdanning og egenutdanning er nært knyttet til hvor godt informasjonen er strukturert. Derfor, hvis du grupperer data av samme type riktig side ved side, vil det være lettere å utføre ikke bare praktiske oppgaver knyttet til statistikk, for eksempel, men også teoretiske oppgaver, organisere lekser og så videre.
3. Regnskapsrapport. Regnskapsførere må jevnlig forholde seg til tall, som hver har sammenheng med andre tall. Og for å gjøre det mer praktisk å jobbe med et stort antall verdier uXNUMXbuXNUMX relatert til hverandre og informasjon av en annen type, er det veldig praktisk å bruke datagruppering.

Datagrupperingsfunksjonen lar deg også skjule utdatert informasjon. La oss se hvordan det fungerer og hvordan du kan bruke det.

Hvordan stille inn funksjonsparametere

For å jobbe med datagruppering må du først konfigurere den. For å gjøre dette, gå til "Data" -fanen og finn alternativet "Struktur" der. Deretter vises et popup-panel der du må finne en knapp i nedre høyre hjørne.

Etter det vil et vindu vises der du må velge de aktuelle avmerkingsboksene og trykke på OK-tasten. Disse innstillingene styrer hvordan dataene skal vises.

Viktig: i praksis synes mange det er ganske upraktisk å vise totaler under dataene. Derfor kan du la denne boksen være umerket. Det anbefales også å merke av for "Automatiske stiler"-boksen.

Etter å ha fullført disse trinnene, kan du umiddelbart begynne å gruppere informasjon.

Hvordan gruppere data etter rader

La oss nå finne ut hva som må gjøres for å gruppere rader, i praksis.

1. Lag en ny rad over eller under de vi vil gruppere. Alt avhenger av hvilken metode for å vise resultatene som ble valgt på forrige trinn.
2. Det neste trinnet er å lage en tabelltittel i cellen øverst til venstre i raden som ble lagt til. Dette vil være navnet på gruppen som celler vil bli kombinert i som er vanlige på et bestemt grunnlag.
3. Velg alle cellene i området under den nyopprettede raden eller over den (avhengig av hva vi gjorde i det første trinnet). Etter det ser vi etter "Struktur" -knappen på datafanen, og der finner vi alternativet "Gruppe". Det er viktig å ikke klikke på pilen eller navnet på kommandoen i popup-panelet, men på ikonet.

Hvis du fortsatt klikker på nedoverpilen, vises en ekstra meny der du kan velge enten grupperingsfunksjonen eller lage en struktur. Vi er først og fremst interessert i gruppering på dette stadiet.

Etter det velger vi hovedfunksjonen som grupperingen skal utføres med. Det kan være rader eller kolonner. Hvis du ikke endrer noe, er det første elementet valgt som standard. Etter at vi har sørget for at innstillingene er satt som vi trenger, må vi bekrefte handlingene våre ved å trykke på OK-knappen. Siden vi grupperer etter rad, trenger vi ikke å endre noe, vi trenger bare å dobbeltsjekke.

Viktig: Hvis du, før du begynner å gruppere objekter, ikke velger en celle, men hele kolonner eller rader på koordinatpanelet, vil ikke denne dialogboksen vises. Programmet vil finne ut hva det skal gjøre på egen hånd.

Det faktum at linjene var gruppert, kan vi forstå av minustegnet på koordinatpanelet. Dette forteller oss at dataene ble avslørt. Nå kan vi skjule dem ved å klikke på dette ikonet eller ved å klikke på 1-knappen litt høyere (det indikerer graden av gruppering).

Vi ser at linjene er skjult, og minustegnet har endret seg til et pluss. For å åpne ønsket linje kan du klikke på den, og så vil programmet gjøre det på egen hånd. Hvis du trenger å utvide alle linjene, må du klikke på "2" -knappen, som er plassert på toppen av koordinatpanelet i dette tilfellet.

Hvordan gruppere kolonner

For å gruppere kolonner er handlingsalgoritmen omtrent den samme:

1. Avhengig av hvilke alternativer vi har valgt i innstillingene, må vi sette inn en ny kolonne til venstre eller høyre for området som skal grupperes.
2. Vi skriver ned navnet på gruppen i den øverste cellen i kolonnen som vises.
3. Vi velger alle kolonnene som vi trenger å gruppere (bare la den vi la til i det første trinnet), og klikk deretter på "Gruppe" -knappen på samme måte som algoritmen beskrevet ovenfor.
4. Nå må vi klikke på "Kolonner" -elementet i det lille vinduet og klikke på "OK" -knappen.
5. Lykke til.

Notater. Akkurat som når vi grupperer rader, hvis vi velger hele kolonner i den horisontale koordinatlinjen, får vi ikke en liten dialogboks.

Hvordan lage gruppering på flere nivåer

Excel er et funksjonelt program, men mulighetene slutter ikke med gruppering på ett nivå, som beskrevet i eksemplene ovenfor. Det er også muligheten til å gruppere celler etter flere nivåer. Dette gjøres på følgende måte:

1. Til å begynne med opprettes hovedgruppen på den måten som er beskrevet ovenfor. Undergrupper vil da bli lagt til den.
2. Etter det sørger vi for at hovedgruppen åpnes. I den utfører vi også handlingene beskrevet ovenfor. De spesifikke trinnene avhenger av om personen jobber med rader eller kolonner.
3. Som et resultat kan grupper på flere nivåer opprettes.

Instruksjoner for oppdeling av data

En situasjon kan oppstå når en tidligere opprettet gruppe eller undergruppe ikke lenger er nødvendig. Det er en egen funksjon for dette – «Ungroup». For å implementere det, må du følge følgende trinn:

1. Velg elementene som er en del av gruppen.
2. Åpne fanen "Data".
3. Vi finner "Struktur"-gruppen der, åpne den med pilen under.
4. Der klikker du på "Ungroup"-knappen. Det er veldig viktig å klikke på ikonet, ikke påskriften.

Deretter velger vi nøyaktig hva vi vil oppheve grupperingen. Vi velger varen som passer avhengig av hva vi tidligere har gruppert. Etter å ha fullført handlingen, trykk på OK-knappen.

Oppmerksomhet! Hvis det før det ble laget en flernivågruppering eller flere forskjellige grupper ble opprettet, bør de reformeres separat.

Her får vi også et slikt resultat.

Dette er en generell algoritme for oppdeling av celler, men som i enhver virksomhet er det mange nyanser. La oss se på dem mer detaljert.

Hvordan oppgruppere ark

Det kan være nødvendig å fjerne grupperingen av ark fra tid til annen. For å gjøre dette må du utføre følgende handlingssekvens:

1. Til å begynne med finner vi de arkene som er gruppert. Hvis arkene er gruppert på forhånd, vil de vises i samme farge eller tittelen vil være i fet skrift.
2. Etter det må du høyreklikke på et av arkene fra gruppen, og deretter klikke på "Ungroup sheets" -knappen i kontekstmenyen. Nå vil de bli oppløst, og alle endringer vil bli gjort på dem uavhengig av de andre.

En annen måte å oppheve gruppering av ark er ved å bruke Shift-tasten og deretter klikke på det aktive arket i gruppen du vil oppheve grupperingen. Det vil si at du må definere gruppen hvis oppheving er nødvendig, klikk deretter på en av fanene, og klikk deretter på den mens du holder nede Shift-tasten.

Etter at endringene er gjort, kan du nå gruppere noen av arkene. For å gjøre dette, trykk på Ctrl- eller Cmd-tasten (den første er for datamaskiner som kjører Windows, og den andre er for Apple-teknologi), og mens du holder knappen, klikker du vekselvis på arkene du vil kombinere til en gruppe. Etter det vil programmet gjøre alt for brukeren.

Hvordan fjerne gruppering av manuelt grupperte data

Før du fjerner gruppering av celler, må du først forstå hvordan de ble gruppert: manuelt eller automatisk. Manuell gruppering anses som metoden beskrevet ovenfor. Automatisk generering av grupper er når de opprettes ved hjelp av visse funksjoner. For eksempel etter generering av delsummer. Det faktum at denne muligheten ble brukt kan forstås fra linjen "Middelresultater".

Hvis dataene ble gruppert gjennom funksjonen med samme navn Excel, så for å oppløse den, må du sørge for at gruppen er distribuert. Hvis ikke, må du klikke på +-knappen på sidefeltet til venstre. At gruppen er utplassert, kan vi bedømme etter knappen – på samme sted. Når vi utvider en gruppe, begynner vi å se både skjulte rader og grupper. Etter det, bruk tastaturet eller venstre museknapp, velg alle cellene i gruppen, og deretter – i henhold til algoritmen beskrevet ovenfor.

Få mennesker vet at det er en annen måte å oppheve gruppering av manuelt grupperte celler – ved å bruke hurtigtaster.

For å gjøre dette må du først velge de kolonnene som er gruppert, og deretter trykke Alt + Shift + Venstre piltaster. Hvis arbeidet utføres på en datamaskin kontrollert under Mac OS, må du bruke tastekombinasjonen Command + Shift + J.

Slik fjerner du gruppering av data gruppert automatisk

Hvis det, som et resultat av kontrollen som ble utført i forrige avsnitt, viste seg at dataene ble gruppert automatisk, er alt noe mer komplisert, siden standard ungroup-funksjonen ikke vil fungere i dette tilfellet. Handlinger avhenger av nøyaktig hva som utførte grupperingen av data. Hvis dette er «Subtotals»-funksjonen, er handlingssekvensen som følger:

1. Vi åpner den samme fanen med data på hovedpanelet (eller båndet, som det også ofte kalles).
2. Etter at vi har klikket på "Subtotals"-knappen (som er akkurat det vi trenger å gjøre som et andre trinn), vil vi ha et vindu. Selve knappen er plassert i samme seksjon - Struktur. Etter det vil et vindu vises der vi må klikke på "Slett alle" -knappen. Den finnes i nedre venstre hjørne av vinduet eller andre steder (avhengig av versjonen av Office og det spesifikke regnearkprogrammet).

Oppmerksomhet! Denne metoden fjerner ikke bare gruppen, men også delsummer. Derfor, hvis du trenger å beholde dem, er det bedre å kopiere gruppeelementene til et annet ark og bruke dem som ugrupperte.

En sterk anbefaling for alle operasjoner med en tabell for å gruppere eller fjerne gruppering av data. Før du gjør dette, må du lage en kopi av den originale tabellen. I dette tilfellet kan du gjenopprette den opprinnelige visningen av dokumentet hvis noe ikke går etter planen.

Dermed har Excel en meget bred funksjonalitet for strukturering av data. Selvfølgelig vil det ikke være i stand til å gjøre alt for en person, men det lar deg mer praktisk organisere arbeidet med strukturerte data. Resten må gjøres av personen. Dette er imidlertid et svært funksjonelt verktøy som vil være svært nyttig for de som må jobbe med enorme mengder numerisk og tekstlig informasjon.