Hvordan konvertere Excel-filer til CSV-format

CSV (Comma Separated Values) er et vanlig format for lagring av tabelldata (numerisk og tekst) i ren tekst. Dette filformatet er populært og varig på grunn av det faktum at et stort antall programmer og applikasjoner forstår CSV, i det minste som et alternativt filformat for import/eksport. Dessuten lar CSV-formatet brukeren se inn i filen og umiddelbart finne et problem med dataene, hvis noen, endre CSV-skilletegn, siteringsregler og så videre. Dette er mulig fordi CSV er en enkel tekst, og selv en lite erfaren bruker kan lett forstå den uten spesiell opplæring.

I denne artikkelen lærer vi raske og effektive måter å eksportere data fra Excel til CSV og lære hvordan du konverterer en Excel-fil til CSV uten å forvrenge alle spesialtegn og utenlandske tegn. Teknikkene beskrevet i artikkelen fungerer i alle versjoner av Excel 2013, 2010 og 2007.

• Konverter data fra Excel til CSV-format
• Eksporter fra Excel til CSV UTF-8- eller UTF-16-format
• Andre måter å konvertere fra Excel til CSV (bevare spesialtegn)

Hvordan konvertere Excel-fil til CSV

Hvis du vil eksportere Excel-filen til et annet program, for eksempel en Outlook-adressebok eller en Access-database, konverterer du først Excel-arket til en CSV-fil og importerer deretter filen . Csv til en annen applikasjon. Følgende er en trinnvis veiledning for hvordan du eksporterer en Excel-arbeidsbok til CSV-format ved hjelp av Excel-verktøyet - "Lagre som'.

1. Åpne fanen i en Excel-arbeidsbok filet (Fil) og klikk Lagre som (Lagre som). I tillegg kommer dialogboksen Lagre et dokument (Lagre som) kan åpnes ved å trykke på tasten F12.
2. på Filtype (Lagre som type) velg CSV (atskilt med komma) (CSV (kommadelt)).I tillegg til CSV (kommadelt), er flere andre CSV-formatalternativer tilgjengelige:
   • CSV (atskilt med komma) (CSV (kommadelt)). Dette formatet lagrer Excel-data som en kommadelt tekstfil og kan brukes i en annen Windows-applikasjon og i en annen versjon av Windows-operativsystemet.
   • CSV (Macintosh). Dette formatet lagrer en Excel-arbeidsbok som en kommadelt fil for bruk på Mac-operativsystemet.
   • CSV (MS DOS). Lagrer en Excel-arbeidsbok som en kommadelt fil for bruk i MS-DOS-operativsystemet.
   • Unicode-tekst (Unicode-tekst (*txt)). Denne standarden støttes av nesten alle eksisterende operativsystemer, inkludert Windows, Macintosh, Linux og Solaris Unix. Den støtter tegn fra nesten alle moderne og til og med noen eldgamle språk. Derfor, hvis en Excel-arbeidsbok inneholder data på fremmedspråk, anbefaler jeg at du først lagrer den i formatet Unicode-tekst (Unicode Text (*txt)), og konverter deretter til CSV som beskrevet senere i Eksporter fra Excel til UTF-8 eller UTF-16 CSV-format.

OBS: Alle nevnte formater lagrer kun det aktive Excel-arket.

3. Velg en mappe for å lagre CSV-filen og klikk Spar (Lagre). Etter å ha trykket på Spar (Lagre) to dialogbokser vises. Ikke bekymre deg, disse meldingene indikerer ingen feil, det er slik det skal være.
4. Den første dialogboksen minner deg på det Bare gjeldende ark kan lagres i filen av den valgte typen (Den valgte filtypen støtter ikke arbeidsbøker som inneholder flere ark). For å lagre kun gjeldende ark, trykk bare OK.Hvis du vil lagre alle arkene i boken, klikker du kansellering (Avbryt) og lagre alle arkene i boken individuelt med de riktige filnavnene, eller du kan velge å lagre en annen filtype som støtter flere sider.
5. Etter å ha klikket OK i den første dialogboksen vil en andre vises, som advarer om at enkelte funksjoner vil bli utilgjengelige fordi de ikke støttes av CSV-formatet. Slik skal det være, så bare klikk Ja (Ja).

Slik kan et Excel-regneark lagres som en CSV-fil. Raskt og enkelt, og her kan det knapt oppstå vanskeligheter.

Eksporter fra Excel til CSV med UTF-8 eller UTF-16-koding

Hvis Excel-arket inneholder spesielle eller fremmede tegn (tilde, aksent og lignende) eller hieroglyfer, vil det ikke fungere å konvertere Excel-arket til CSV på den måten som er beskrevet ovenfor.

Poenget er at laget Lagre som > CSV (Lagre som > CSV) vil mangle alle tegn unntatt ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Og hvis det er doble anførselstegn eller lange streker på Excel-arket (overført til Excel, for eksempel fra et Word-dokument når du kopierer/limer inn tekst) – vil slike tegn også bli makulert.

Enkel løsning – Lagre Excel-ark som tekstfil Unicode(.txt), og konverter den til CSV. På denne måten vil alle ikke-ASCII-tegn forbli intakte.

Før jeg går videre, la meg kort forklare hovedforskjellene mellom UTF-8- og UTF-16-kodinger, slik at du i hvert enkelt tilfelle kan velge riktig format:

• UTF-8 er en mer kompakt koding som bruker 1 til 4 byte for hvert tegn. Det anbefales oftest å bruke dette formatet når ASCII-tegn dominerer i filen, da de fleste av disse tegnene krever 1 byte minne. En annen fordel er at kodingen av en UTF-8-fil som bare inneholder ASCII-tegn, ikke vil skille seg på noen måte fra den samme ASCII-filen.
• UTF-16 bruker 2 til 4 byte for å lagre hvert tegn. Vær oppmerksom på at ikke i alle tilfeller krever en UTF-16-fil mer minneplass enn en UTF-8-fil. For eksempel tar japanske tegn opp 3 til 4 byte i UTF-8 og 2 til 4 byte i UTF-16. Derfor er det fornuftig å bruke UTF-16 hvis dataene inneholder asiatiske tegn, inkludert japansk, kinesisk og koreansk. Den største ulempen med denne kodingen er at den ikke er fullstendig kompatibel med ASCII-filer og krever spesielle programmer for å vise slike filer. Husk dette hvis du planlegger å importere de resulterende filene fra Excel et annet sted.

Hvordan konvertere Excel-fil til CSV UTF-8

Anta at vi har et excel-ark med utenlandske tegn, i vårt eksempel er de japanske navn.

For å eksportere dette Excel-arket til en CSV-fil, mens vi beholder alle hieroglyfene, gjør vi følgende:

1. Åpne fanen i Excel filet (Fil) og klikk Lagre som (Lagre som).
2. Skriv inn filnavnet i feltet Filtype (Lagre som type) velg Unicode-tekst (Unicode Text (*.txt)) og klikk Spar (Lagre).
3. Åpne den opprettede filen i et hvilket som helst standard tekstredigeringsprogram, for eksempel Notisblokk.

OBS: Ikke alle enkle tekstredigerere støtter Unicode-tegn fullt ut, så noen kan vises som rektangler. I de fleste tilfeller vil dette ikke påvirke den endelige filen på noen måte, og du kan ganske enkelt ignorere den eller velge en mer avansert editor, for eksempel Notepad++.

4. Siden Unicode-tekstfilen vår bruker tabulatortegnet som skilletegn, og vi ønsker å konvertere det til CSV (kommadelt), må vi erstatte tabulatortegnene med kommaer.

OBS: Hvis det ikke er et strengt behov for å få en fil med kommaskilletegn, men du trenger en hvilken som helst CSV-fil som Excel kan forstå, kan dette trinnet hoppes over, siden Microsoft Excel perfekt forstår filer med et skilletegn – tabulering.

4. Hvis du fortsatt trenger en CSV-fil (atskilt med kommaer), gjør du følgende i Notisblokk:
   • Velg tabulatortegnet, høyreklikk på det, og klikk i hurtigmenyen Kopier (Kopier), eller bare klikk Ctrl + Csom vist i figuren nedenfor.
   • Press Ctrl + Hfor å åpne dialogboksen Erstatning (Erstatt) og lim inn det kopierte tabulatortegnet i feltet Det (Finne hva). I dette tilfellet vil markøren flyttes til høyre – dette betyr at et tabulatortegn er satt inn. I felt Enn (Erstatt med) skriv inn et komma og trykk Bytt ut alle (Erstatt alle).

   I Notisblokk vil resultatet være noe slikt:

   

5. Klikk filet > Lagre som (Fil > Lagre som), skriv inn et navn for filen og i rullegardinlisten koding (Koding) velg UTF-8… Trykk deretter på knappen Spar (Lagre).
6. Start Windows Utforsker og endre filtypen fra .txt on . Csv.Endre utvidelse annerledes .txt on . Csv Du kan gjøre det direkte i Notisblokk. For å gjøre dette, i dialogboksen Lagre som (Lagre som) i feltet Filtype (Lagre som type) velg et alternativ Alle filer (Alle filer), og legg til ".csv" til filnavnet i det tilsvarende feltet, som vist i figuren nedenfor.
7. Åpne CSV-filen i Excel, for dette, på fanen filet (Filet) elt Åpen > Tekstfiler (Åpne > Tekstfiler) og sjekk om dataene er ok.

OBS: Hvis filen din er ment å brukes utenfor Excel og UTF-8 format er et krav, så ikke gjør noen endringer i arket og ikke lagre det igjen i Excel, da dette kan føre til problemer med å lese kodingen. Hvis en del av dataene ikke vises i Excel, åpner du den samme filen i Notisblokk og korrigerer dataene i den. Ikke glem å lagre filen i UTF-8-format igjen.

Hvordan konvertere Excel-fil til CSV UTF-16

Det er mye raskere og enklere å eksportere til en UTF-16 CSV-fil enn å eksportere til UTF-8. Faktum er at Excel automatisk bruker UTF-16-formatet når du lagrer filen som Unicode-tekst (Unicode-tekst).

For å gjøre dette, lagre filen ved hjelp av verktøyet Lagre som (Lagre som) i Excel og deretter i Windows Utforsker, endre utvidelsen av den opprettede filen til . Csv. Ferdig!

Hvis du trenger en CSV-fil med semikolon eller semikolon som skilletegn, erstatter du alle tabulatortegn med henholdsvis komma eller semikolon i Notisblokk eller et annet tekstredigeringsprogram du velger (se tidligere i denne artikkelen for detaljerte instruksjoner om hvordan du gjør dette).

Andre måter å konvertere Excel-filer til CSV

Metodene beskrevet ovenfor for å eksportere data fra Excel til CSV (UTF-8 og UTF-16) er universelle, dvs. egnet for arbeid med alle spesialtegn og i alle versjoner av Excel fra 2003 til 2013.

Det er mange andre måter å konvertere data fra Excel til CSV-format. I motsetning til løsningene vist ovenfor, vil disse metodene ikke resultere i en ren UTF-8-fil (dette gjelder ikke for OpenOffice, som kan eksportere Excel-filer i flere UTF-kodingsalternativer). Men i de fleste tilfeller vil den resulterende filen inneholde riktig tegnsett, som deretter smertefritt kan konverteres til UTF-8-format ved hjelp av et hvilket som helst tekstredigeringsprogram.

Konverter Excel-fil til CSV ved hjelp av Google Sheets

Som det viser seg, er det veldig enkelt å konvertere en Excel-fil til CSV ved hjelp av Google Sheets. Forutsatt at Google Disk allerede er installert på datamaskinen din, følg disse 5 enkle trinnene:

1. Klikk på knappen i Google Disk Opprett (Opprett) og velg Bord (Regneark).
2. På menyen filet (Filet) elt Import (Import).
3. Klikk Last ned (Last opp) og velg Excel-filen du vil laste opp fra datamaskinen.
4. I dialogboksen Impfil ort (Importer fil) velg Bytt bord (Erstatt regneark) og klikk Import (Import).

Tips: Hvis Excel-filen er relativt liten, kan du for å spare tid overføre data fra den til et Google-regneark ved å kopiere / lime inn.

5. På menyen filet (Filet) elt Last ned som (Last ned som), velg filtype CSV – filen vil bli lagret på datamaskinen.

Til slutt åpner du den genererte CSV-filen i et hvilket som helst tekstredigeringsprogram for å sikre at alle tegnene er riktig lagret. Dessverre vises ikke alltid CSV-filer som er opprettet på denne måten riktig i Excel.

Lagre .xlsx-filen som .xls og konverter deretter til CSV-fil

Denne metoden krever ingen ytterligere kommentarer, siden alt allerede er klart fra navnet.

Jeg fant denne løsningen på et av forumene dedikert til Excel, jeg husker ikke hvilken. For å være ærlig har jeg aldri brukt denne metoden, men ifølge mange brukere går noen spesialtegn tapt når du lagrer direkte fra . Xlsx в . Csv, men forbli hvis først . Xlsx lagre som XLS, og så liker . Csv, som vi gjorde i begynnelsen av denne artikkelen.

Uansett, prøv denne metoden for å lage CSV-filer fra Excel for deg selv, og hvis det fungerer, vil det være en god tidsbesparelse.

Lagre en Excel-fil som CSV ved hjelp av OpenOffice

OpenOffice er en åpen kildekodepakke med applikasjoner som inkluderer et regnearkprogram som gjør en god jobb med å eksportere data fra Excel til CSV-format. Faktisk gir denne applikasjonen deg tilgang til flere alternativer når du konverterer regneark til CSV-filer (koding, skilletegn og så videre) enn Excel og Google Sheets til sammen.

Bare åpne Excel-filen i OpenOffice Calc, klikk filet > Lagre som (Fil > Lagre som) og velg filtypen CSV-tekst (Send CSV).

Det neste trinnet er å velge parameterverdiene koding (Tegnsett) и Feltskiller (Feltavgrenser). Selvfølgelig, hvis vi ønsker å lage en UTF-8 CSV-fil med kommaer som skilletegn, velger du UTF-8 og skriv inn et komma (,) i de aktuelle feltene. Parameter Tekstskilletegn (Tekstskilletegn) er vanligvis uendret – anførselstegn (“). Neste klikk OK.

På samme måte, for en rask og smertefri konvertering fra Excel til CSV, kan du bruke en annen applikasjon – LibreOffice. Enig, det ville være flott om Microsoft Excel ga muligheten til også å justere innstillingene når du oppretter CSV-filer.

I denne artikkelen snakket jeg om metodene jeg vet om å konvertere Excel-filer til CSV. Hvis du vet mer effektive metoder for å eksportere fra Excel til CSV, vennligst fortell oss om det i kommentarene. Takk for din oppmerksomhet!