Hvordan lage et Gantt-diagram i Excel?

Innhold

Hva er et Gantt-diagram?
Hvordan lage et Gantt-diagram i Excel 2010, 2007 og 2013
Gantt-diagrammal i Excel

Hvis du blir bedt om å nevne de tre viktigste komponentene i Microsoft Excel, hvilke vil du nevne? Mest sannsynlig, ark der data er lagt inn, formler som brukes til å utføre beregninger, og diagrammer som data av en annen art kan representeres grafisk.

Jeg er sikker på at hver Excel-bruker vet hva et diagram er og hvordan man lager det. Imidlertid er det en type diagram som er innhyllet i uklarhet for mange – Gantt-diagram. Denne hurtigguiden vil forklare hovedfunksjonene til et Gantt-diagram, fortelle deg hvordan du lager et enkelt Gantt-diagram i Excel, fortelle deg hvor du kan laste ned avanserte Gantt-diagrammaler, og hvordan du bruker netttjenesten Project Management til å lage Gantt-diagrammer.

Hva er et Gantt-diagram?

Gantt-diagram oppkalt etter Henry Gantt, en amerikansk ingeniør og ledelseskonsulent som kom opp med diagrammet i 1910. Gantt-diagrammet i Excel representerer prosjekter eller oppgaver som en kaskade av horisontale søylediagrammer. Gantt-diagrammet viser den nedbrutte strukturen til prosjektet (start- og sluttdato, ulike relasjoner mellom oppgaver innenfor prosjektet) og hjelper dermed til å kontrollere utførelsen av oppgaver i tide og i henhold til tiltenkte benchmarks.

Hvordan lage et Gantt-diagram i Excel 2010, 2007 og 2013

Dessverre tilbyr ikke Microsoft Excel en innebygd Gantt-diagrammal. Du kan imidlertid raskt lage en selv ved å bruke stolpediagramfunksjonaliteten og litt formatering.

Følg disse trinnene nøye, og det vil ikke ta mer enn 3 minutter å lage et enkelt Gantt-diagram. I eksemplene våre lager vi et Gantt-diagram i Excel 2010, men det samme kan gjøres i Excel 2007 og 2013.

Trinn 1. Lag en prosjekttabell

Først av alt vil vi legge inn prosjektdataene i et Excel-ark. Skriv hver oppgave på en egen linje og bygg en prosjektnedbrytningsplan ved å spesifisere startdato (Startdato), konfirmasjonen (sluttdato) og varighet (Varighet), det vil si antall dager det tar å fullføre oppgaven.

Tips: Bare kolonnene er nødvendige for å lage et Gantt-diagram Startdato и Varighet. Men hvis du også oppretter en kolonne Sluttdato, så kan du beregne varigheten av oppgaven ved å bruke en enkel formel, som vist i figuren nedenfor:

Trinn 2. Bygg et vanlig Excel-stolpediagram basert på "Startdato"-kolonnedatabasen

Begynn å bygge et Gantt-diagram i Excel ved å lage et enkelt stablet stolpediagram:

Uthev et område Start Datoer sammen med kolonneoverskriften, i vårt eksempel er det det B1:B11. Det er nødvendig å velge bare celler med data, og ikke hele kolonnen på arket.
I kategorien Avansert innfelt (Sett inn) under Diagrammer, klikk Sett inn stolpediagram (Bar).
I menyen som åpnes, i gruppen Hersket (2-D Bar) klikk Regnes stablet (Stablet Bar).

Som et resultat bør følgende diagram vises på arket:

OBS: Noen av de andre instruksjonene for å lage Gantt-diagrammer foreslår at du først oppretter et tomt stolpediagram og deretter fyller det med data, slik vi vil gjøre i neste trinn. Men jeg tror at metoden som vises er bedre fordi Microsoft Excel automatisk vil legge til en rad med data og på denne måten vil vi spare litt tid.

Trinn 3: Legg til varighetsdata i diagrammet

Deretter må vi legge til en dataserie til i vårt fremtidige Gantt-diagram.

Høyreklikk hvor som helst i diagrammet og klikk i kontekstmenyen Velg data (Velg Data). En dialogboks åpnes Velge en datakilde (Velg Datakilde). Som du kan se i figuren nedenfor, er kolonnedataene Startdato allerede lagt til i feltet Forklaringselementer (rader) (Legend Entries (Serie). Nå må du legge til kolonnedata her Varighet.
Klikk på knappen Legg til (Legg til) for å velge tilleggsdata (Varighet) som skal vises på Gantt-diagrammet.
I det åpne vinduet Rekkebytte (Rediger serie) gjør dette:
- på Radnavn (Serienavn) skriv inn "Varighet" eller et annet navn du ønsker. Eller du kan plassere markøren i dette feltet og deretter klikke på tittelen til den tilsvarende kolonnen i tabellen – tittelen som klikkes på vil bli lagt til som serienavn for Gantt-diagrammet.
- Klikk på områdevalgikonet ved siden av feltet Verdiene (Serieverdier).
Dialogvindu Rekkebytte (Rediger serie) vil reduseres. Uthev data i en kolonne Varighetved å klikke på den første cellen (i vårt tilfelle er det det D2) og dra ned til den siste datacellen (D11). Pass på at du ikke ved et uhell velger en overskrift eller en tom celle.
Trykk på områdevalgikonet igjen. Dialogvindu Rekkebytte (Rediger serie) utvides igjen og feltene vises Radnavn (Serienavn) и Verdiene (Serieverdier). Klikk OK.
Vi går tilbake til vinduet igjen Velge en datakilde (Velg Datakilde). Nå i felten Forklaringselementer (rader) (Legend Entries (Series) vi ser en serie Startdato og et tall Varighet. Bare klikk OK, og dataene vil bli lagt til diagrammet.

Diagrammet skal se omtrent slik ut:

Trinn 4: Legg til oppgavebeskrivelser i Gantt-diagrammet

Nå må du vise en liste over oppgaver på venstre side av diagrammet i stedet for tall.

Høyreklikk hvor som helst i plotteområdet (området med blå og oransje striper) og klikk i menyen som vises Velg data (Velg Data) for å få opp dialogboksen igjen Velge en datakilde (Velg Datakilde).
Velg i venstre område av dialogboksen Startdato Og klikk på Endring (Rediger) i høyre område av vinduet med tittelen Horisontale akseetiketter (kategorier) (Horisontale (kategori) akseetiketter).
En liten dialogboks åpnes Akseetiketter (Akseetiketter). Nå må du velge oppgaver på samme måte som i forrige trinn vi valgte data om varigheten av oppgavene (Varighetskolonnen) – klikk på ikonet for utvalg av rekkevidde, klikk deretter på den første oppgaven i tabellen og dra utvalget med musen ned til siste oppgave. Husk at kolonneoverskriften ikke skal utheves. Når du har gjort det, klikker du på områdevalgikonet igjen for å få opp dialogboksen.
Dobbelt trykk OKfor å lukke alle dialogbokser.
Slett diagramforklaringen - høyreklikk på den og klikk i hurtigmenyen fjerne (Slett).

På dette tidspunktet skal Gantt-diagrammet ha oppgavebeskrivelser på venstre side og se omtrent slik ut:

Trinn 5: Konvertere et stolpediagram til et Gantt-diagram

På dette stadiet er diagrammet vårt fortsatt et stablet stolpediagram. For å få det til å se ut som et Gantt-diagram, må du formatere det riktig. Vår oppgave er å fjerne de blå linjene slik at kun de oransje delene av grafene, som representerer oppgavene til prosjektet, forblir synlige. Teknisk sett vil vi ikke fjerne de blå linjene, vi vil bare gjøre dem gjennomsiktige og derfor usynlige.

Klikk på en blå linje på Gantt-diagrammet, og alle vil bli valgt. Høyreklikk på utvalget og klikk i kontekstmenyen Dataserieformat (Formater dataserie).
Gjør følgende i dialogboksen som vises:
- I seksjon Fyll (Fyll) velg Ingen fylling (Ingen fylling).
- I seksjon Border (Kantfarge) velg ingen linjer (Ingen linje).

OBS: Ikke lukk denne dialogboksen, du trenger den igjen i neste trinn.

Oppgavene på Gantt-diagrammet som vi bygde i Excel er i omvendt rekkefølge. Vi fikser det om et øyeblikk. Klikk på listen over oppgaver på venstre side av Gantt-diagrammet for å markere kategoriaksen. En dialogboks åpnes Akseformat (Formater akse). I kapittel Akseparametere (Axis Options) merk av i boksen Omvendt rekkefølge av kategorier (Kategorier i omvendt rekkefølge), og lukk deretter vinduet for å lagre endringene. Som et resultat av endringene vi nettopp har gjort:
- Oppgavene på Gantt-diagrammet er i riktig rekkefølge.
- Datoene på den horisontale aksen har flyttet seg fra bunnen til toppen av diagrammet.

Diagrammet blir likt et vanlig Gantt-diagram, ikke sant? For eksempel ser Gantt-diagrammet mitt nå slik ut:

Trinn 6. Tilpasse Gantt-diagramdesignet i Excel

Gantt-diagrammet er allerede i ferd med å ta form, men du kan legge til litt ekstra finesser for å gjøre det virkelig stilig.

1. Fjern den tomme plassen på venstre side av Gantt-diagrammet

Når vi bygde et Gantt-diagram, satte vi inn blå søyler i begynnelsen av diagrammet for å vise startdatoen. Nå kan tomrommet som forblir på deres plass fjernes og oppgavestrimlene kan flyttes til venstre, nærmere den vertikale aksen.

Høyreklikk på den første kolonneverdien Startdato i tabellen med kildedata, velg i hurtigmenyen Celleformat > Nr > general (Formater celler > Nummer > Generelt). Husk nummeret du ser i feltet Eksempel (Eksempel) er den numeriske representasjonen av datoen. I mitt tilfelle dette nummeret 41730. Som du vet, lagrer Excel datoer som tall som tilsvarer antall dager datert 1. januar 1900 før denne datoen (hvor 1. januar 1900 = 1). Du trenger ikke gjøre noen endringer her, bare klikk kansellering (Avbryt).
På Gantt-diagrammet klikker du på en hvilken som helst dato over diagrammet. Ett klikk vil velge alle datoene, etter det høyreklikk på dem og klikk i kontekstmenyen Akseformat (Formater akse).
På menyen parametere aksen (Aksealternativer) endre alternativet Minimum (Minimum) på Nr (Fikset) og skriv inn nummeret du husket i forrige trinn.

2. Juster antall datoer på aksen til Gantt-diagrammet

Her, i dialogboksen Akseformat (Format Axis) som ble åpnet i forrige trinn, endre parameterne Store divisjoner (Major united) и Mellomdivisjoner (Mindre enhet) av Nr (Fast) og skriv inn ønskede verdier for intervallene på aksen. Vanligvis er det slik at jo kortere tidsrammer for oppgavene i prosjektet er, desto mindre er delingstrinnet nødvendig på tidsaksen. For eksempel, hvis du vil vise annenhver dato, skriv inn 2 for parameter Store divisjoner (Hovedenhet). Hvilke innstillinger jeg har gjort – du kan se på bildet nedenfor:

Tips: Lek med innstillingene til du får ønsket resultat. Ikke vær redd for å gjøre noe galt, du kan alltid gå tilbake til standardinnstillingene ved å sette alternativene til Automatisk (Auto) i Excel 2010 og 2007 eller ved å klikke Tilbakestill (Tilbakestill) i Excel 2013.

3. Fjern det ekstra tomme rommet mellom stripene

Ordne oppgavelinjene på kartet mer kompakt, og Gantt-diagrammet vil se enda bedre ut.

Velg de oransje søylene i grafene ved å klikke på en av dem med venstre museknapp, høyreklikk på den og klikk i menyen som vises. Dataserieformat (Formater dataserie).
I dialogboksen Dataserieformat (Format Data Series) sett parameteren til overlappende rader (Serieoverlapping) verdi 100 % (glidebryteren flyttet helt til høyre), og for parameteren Sideklaring (Gap Width) verdi 0% eller nesten 0% (glidebryteren hele veien eller nesten helt til venstre).

Og her er resultatet av vår innsats – et enkelt, men ganske nøyaktig Gantt-diagram i Excel:

Husk at et Excel-diagram opprettet på denne måten er veldig nært et ekte Gantt-diagram, samtidig som det beholder all bekvemmeligheten til Excel-diagrammer:

Gantt-diagrammet i Excel vil endre størrelse når oppgaver legges til eller fjernes.
Endre startdatoen for oppgaven (Startdato) eller dens varighet (Varighet), og tidsplanen vil umiddelbart automatisk gjenspeile endringene som er gjort.
Gantt-diagrammet opprettet i Excel kan lagres som et bilde eller konverteres til HTML-format og publiseres på Internett.

RÅD:

Tilpass utseendet til Gantt-diagrammet ditt ved å endre fyllalternativer, kanter, skygger og til og med bruke 3D-effekter. Alle disse alternativene er tilgjengelige i dialogboksen. Dataserieformat (Formater dataserie). For å åpne dette vinduet, høyreklikk på kartlinjen i kartplottområdet og klikk i kontekstmenyen Dataserieformat (Formater dataserie).
Hvis designstilen som er laget er en fryd for øyet, kan et slikt Gantt-diagram lagres i Excel som en mal og brukes i fremtiden. For å gjøre dette, klikk på diagrammet, åpne fanen Constructor (Design) og trykk Lagre som mal (Lagre som mal).

Last ned eksempel Gantt-diagram

Gantt-diagrammal i Excel

Som du kan se, er det ikke vanskelig i det hele tatt å bygge et enkelt Gantt-diagram i Excel. Men hva hvis det kreves et mer komplekst Gantt-diagram, der oppgaveskyggelegging avhenger av prosentandelen av fullføringen, og prosjektmilepæler er angitt med vertikale linjer? Selvfølgelig, hvis du er en av de sjeldne og mystiske skapningene som vi respektfullt kaller Excel-guruen, kan du prøve å lage et slikt diagram selv.

Det vil imidlertid være raskere og enklere å bruke forhåndslagde Gantt-diagrammaler i Excel. Nedenfor er en kort oversikt over flere Gantt-diagrammaler for prosjektstyring for ulike versjoner av Microsoft Excel.

Microsoft Excel 2013 Gantt-diagrammal

Denne Gantt-diagrammalen for Excel kalles Prosjektplanlegger (Gantt prosjektplanlegger). Den er designet for å spore prosjektfremdrift mot ulike beregninger som f.eks Planlagt start (Planstart) и faktisk start (Faktisk start), Planlagt varighet (Plan Varighet) и Faktisk varighet (Faktisk Varighet), samt Prosent fullført (Prosent fullført).

I Excel 2013 er denne malen tilgjengelig på fanen filet (Fil) i vinduet Opprett (Ny). Hvis det ikke er noen mal i denne delen, kan du laste den ned fra Microsofts nettsted. Ingen ytterligere kunnskap er nødvendig for å bruke denne malen – klikk på den og kom i gang.

Online maldiagram Ganta

Smartsheet.com tilbyr en interaktiv online Gantt-diagrambygger. Denne Gantt-diagrammalen er like enkel og klar til bruk som den forrige. Tjenesten tilbyr en 30-dagers gratis prøveperiode, så registrer deg gjerne med Google-kontoen din og begynn å lage ditt første Gantt-diagram med en gang.

Prosessen er veldig enkel: I tabellen til venstre skriver du inn detaljene for prosjektet ditt, og etter hvert som tabellen fylles ut, opprettes et Gantt-diagram til høyre.

Gantt-diagrammaler for Excel, Google Sheets og OpenOffice Calc

På vertex42.com kan du finne gratis Gantt-diagrammaler for Excel 2003, 2007, 2010 og 2013 som også vil fungere med OpenOffice Calc og Google Sheets. Du kan jobbe med disse malene akkurat som du ville gjort med et vanlig Excel-regneark. Bare skriv inn en startdato og varighet for hver oppgave og skriv inn % fullført i kolonnen % fullført. For å endre datointervallet som vises i Gantt-diagramområdet, flytt glidebryteren på rullefeltet.

Og til slutt, en annen Gantt-diagrammal i Excel for din vurdering.

Prosjektleder Gantt-diagrammal

En annen gratis Gantt-diagrammal tilbys på professionalexcel.com og kalles "Project Manager Gantt Chart". I denne malen er det mulig å velge en visning (daglig eller standard ukentlig), avhengig av varigheten av de sporede oppgavene.

Jeg håper at minst én av de foreslåtte Gantt-diagrammalene vil passe dine behov. Hvis ikke, kan du finne et stort utvalg av forskjellige Gantt-diagrammaler på Internett.

Nå som du kjenner hovedfunksjonene til Gantt-diagrammet, kan du fortsette å lære det og lære hvordan du lager dine egne komplekse Gantt-diagrammer i Excel for å overraske sjefen din og alle kollegene dine 🙂