Denne delen av opplæringen beskriver hvordan du lager en pivottabell i Excel. Denne artikkelen ble skrevet for Excel 2007 (samt senere versjoner). Instruksjoner for tidligere versjoner av Excel finnes i en egen artikkel: Hvordan lage en pivottabell i Excel 2003?
Som et eksempel kan du vurdere følgende tabell, som inneholder salgsdata for et selskap for første kvartal 2016:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Dato | Faktura Ref | Beløp | Salgsrepresentant | Region |
| 2 | 01/01/2016 | 2016 - 0001 | $ 819 | Barnes | nord |
| 3 | 01/01/2016 | 2016 - 0002 | $ 456 | brun | Sør |
| 4 | 01/01/2016 | 2016 - 0003 | $ 538 | Jones | Sør |
| 5 | 01/01/2016 | 2016 - 0004 | $ 1,009 | Barnes | nord |
| 6 | 01/02/2016 | 2016 - 0005 | $ 486 | Jones | Sør |
| 7 | 01/02/2016 | 2016 - 0006 | $ 948 | Smith | nord |
| 8 | 01/02/2016 | 2016 - 0007 | $ 740 | Barnes | nord |
| 9 | 01/03/2016 | 2016 - 0008 | $ 543 | Smith | nord |
| 10 | 01/03/2016 | 2016 - 0009 | $ 820 | brun | Sør |
| 11 | ... | ... | ... | ... | ... |
Til å begynne med, la oss lage en veldig enkel pivottabell som viser det totale salget til hver av selgerne i henhold til tabellen ovenfor. For å gjøre dette, gjør følgende:
- Velg en hvilken som helst celle fra dataområdet eller hele området som skal brukes i pivottabellen.OPPMERKSOMHET: Hvis du velger én celle fra et dataområde, vil Excel automatisk oppdage og velge hele dataområdet for pivottabellen. For at Excel skal velge et område riktig, må følgende betingelser være oppfylt:
- Hver kolonne i dataområdet må ha sitt eget unike navn;
- Dataene må ikke inneholde tomme linjer.
- Klikk på knappen oppsummeringstabell (Pivottabell) i seksjon tabeller (Tabeller)-fanen innfelt (Sett inn) Excel-menybånd.
- En dialogboks vises på skjermen. Lag en pivottabell (Opprett pivottabell) som vist i figuren nedenfor.
Sørg for at det valgte området samsvarer med celleområdet som skal brukes til å lage pivottabellen. Her kan du også angi hvor den opprettede pivottabellen skal settes inn. Du kan velge et eksisterende ark for å sette inn en pivottabell på det, eller alternativ – Til et nytt ark (Nytt arbeidsark). klikk OK. - En tom pivottabell vises, samt et panel Pivottabellfelt (Pivottabellfeltliste) med flere datafelt. Merk at dette er overskriftene fra det originale dataarket.
- I paneler Pivottabellfelt (Pivottabellfeltliste):
- dra og slipp Salgsrepresentant til området Rader (Radetiketter);
- dra og slipp Beløp в Verdiene (Verdier);
- Vi sjekker: in Verdiene (Verdier) må være en verdi Beløpsfelt Beløp (Sum av beløp), а не Beløp etter felt Beløp (Tell av beløp).
I dette eksemplet er kolonnen Beløp inneholder numeriske verdier, så området Σ Verdier (Σ Verdier) vil bli valgt som standard Beløpsfelt Beløp (Summen av Beløp). Hvis i en kolonne Beløp vil inneholde ikke-numeriske eller tomme verdier, så kan standard pivottabell velges Beløp etter felt Beløp (Tell av beløp). Hvis dette skjer, kan du endre mengden til mengden som følger:
- på Σ Verdier (Σ Verdier) klikk på Beløp etter felt Beløp (Antal beløp) og velg alternativet Alternativer for verdifelt (Verdifeltinnstillinger);
- I kategorien Avansert Operasjon (Summer verdier etter) velg en operasjon Sum (Sum);
- Klikk her OK.
Sørg for at det valgte området samsvarer med celleområdet som skal brukes til å lage pivottabellen. Her kan du også angi hvor den opprettede pivottabellen skal settes inn. Du kan velge et eksisterende ark for å sette inn en pivottabell på det, eller alternativ – Til et nytt ark (Nytt arbeidsark). klikk OK.
Pivottabellen vil fylles ut med salgssummene for hver selger, som vist i bildet ovenfor.
Hvis du vil vise salgsvolum i pengeenheter, må du formatere cellene som inneholder disse verdiene. Den enkleste måten å gjøre dette på er å markere cellene hvis format du vil tilpasse og velge formatet Monetære (valuta) delen Nr (Nummer)-fanen Hjemprodukt (Hjem) Excel-menybånd (som vist nedenfor).
Som et resultat vil pivottabellen se slik ut:
- pivottabell før tallformatinnstilling
- pivottabell etter innstilling av valutaformat
Vær oppmerksom på at standardvalutaformatet avhenger av systeminnstillingene.
Anbefalte pivottabeller i siste versjoner av Excel
I nyere versjoner av Excel (Excel 2013 eller nyere), på innfelt (Sett inn) knapp til stede Anbefalte pivottabeller (Anbefalte pivottabeller). Basert på de valgte kildedataene, foreslår dette verktøyet mulige pivottabellformater. Eksempler kan sees på Microsoft Office-nettstedet.