Kan ikke skille hoved fra sekundær? Kan du ikke si nei til medarbeidere? Da blir du sannsynligvis på kontoret til sent. Hvordan bli en effektiv ansatt, forteller Journalist og spaltist i Psychologies Oliver Burkeman.
Alle eksperter og gurus innen tidsstyring blir ikke lei av å gjenta de samme hovedrådene. Skille det viktige fra det uviktige. God idé, men lettere sagt enn gjort. Om så bare fordi i sakenes hete, ser alt ut til å være ekstremt viktig. Vel, eller la oss si at du på en mirakuløs måte skilte det viktige fra det uviktige. Og så ringer sjefen din og ber deg gjøre noe hastearbeid. Prøv å fortelle ham at dette prosjektet ikke er på listen over toppprioriteringer. Men nei, ikke prøv det.
Omfavn det enorme
Bestselgende forfatter av The XNUMX Habits of Highly Effective People Stephen Covey1 anbefaler å omformulere spørsmålet. Så snart det uviktige i strømmen av saker ikke er funnet, er det nødvendig å skille det viktige fra det presserende. Hva, i det minste teoretisk, kan ikke gjøres, fra det faktum at det rett og slett er umulig å ikke gjøre det.
For det første gir det virkelig en sjanse til å prioritere riktig. Og for det andre hjelper det å trekke oppmerksomhet til et annet viktig problem - mangel på tid. Ofte fungerer prioritering som en forkledning for det ubehagelige faktum at det rett og slett er umulig å gjøre hele mengden nødvendig arbeid bare per definisjon. Og du kommer aldri til de uviktige. Hvis dette er tilfelle, er det beste du kan gjøre å være ærlig med ledelsen og forklare at arbeidsmengden din er utenfor din kapasitet.
"For de fleste av oss er morgenen den mest effektive perioden. Start dagen og planlegg de vanskeligste tingene."
Energi i stedet for viktighet
Et annet nyttig tips er å slutte å vurdere saker med tanke på deres betydning. Endre selve evalueringssystemet, og fokuser ikke på betydning, men på mengden energi som implementeringen vil kreve. For de fleste av oss er den mest effektive menstruasjonen morgenen. Derfor bør du på begynnelsen av dagen planlegge ting som krever seriøs innsats og høy konsentrasjon. Deretter, ettersom «grepet svekkes», kan du gå videre til mindre energikrevende oppgaver, enten det er å sortere post eller ringe de nødvendige. Denne metoden garanterer neppe at du har tid til alt. Men det vil i det minste redde deg fra situasjoner når du må ta på deg ansvarlige saker på et tidspunkt hvor du rett og slett ikke er klar for dette.
Fugleperspektiv
En annen interessant anbefaling kommer fra psykolog Josh Davis.2. Han foreslår en metode for «psykologisk distansering». Prøv å forestille deg at du ser på deg selv fra et fugleperspektiv. Lukk øynene og forestill deg. Ser du den lille mannen langt under? Det er deg. Og hva tenker du fra en høyde: hva skal denne lille mannen fokusere på nå? Hva skal jeg gjøre først? Det høres absolutt merkelig ut. Men det er faktisk en effektiv metode.
Og til slutt, den siste. Glem pålitelighet. Hvis kolleger (eller ledere) ber (eller beordrer) om å legge til side alt og bli med i et eller annet viktig prosjekt deres, ikke skynd deg å være heroisk. Først må du sørge for at ansatte og ledelse er fullstendig klar over hva som vil bli ugjort som følge av byttet. I det lange løp vil det å kunne si ja til den første samtalen på bekostning av arbeidet du gjør, ikke forbedre omdømmet ditt det minste. Snarere motsatt.
1 S. Covey "De syv vanene til svært effektive mennesker. Kraftige verktøy for personlig utvikling» (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis «To fantastiske timer: Vitenskapsbaserte strategier for å utnytte din beste tid og få det viktigste arbeidet ditt gjort» (HarperOne, 2015).