Når vi setter oss ned for å skrive noe om forretninger, vil vi alltid ha noe.
For eksempel ønsker vi å selge et produkt — og vi skriver et kommersielt tilbud. Vi ønsker å få jobb — og vi skriver et brev til en potensiell arbeidsgiver, og legger ved en CV til brevet. Vi ønsker at taket som lekker skal fikses — og vi skriver en uttalelse til Boligkontoret.
Med andre ord, vi prøver å overbevise adressaten om å gjøre noe - det vil si at vi tar på oss et overbevisende brev. Samtidig ønsker ikke adressaten — kjøperen, arbeidsgiveren og boligkontoret — nødvendigvis å la seg overbevise. Oftere enn ikke er han ikke ivrig etter å kjøpe fra oss, ansette oss eller fikse taket vårt. Hvordan oppnå ditt?
Husker du det russiske eventyret «Froskeprinsessen»? I den setter Ivan Tsarevich, som tåpelig brenner sin kones froskeskinn, av gårde for å redde henne (kona hans, ikke huden) fra Koshcheis klør. På veien møter Ivan en bjørn, en hare og en and. Fra sult og mangel på miljøutdanning prøver Ivan Tsarevich å skyte dem alle. Og som svar hører han den berømte setningen: "Ikke drep meg, Ivan Tsarevich, jeg vil fortsatt være nyttig for deg." Denne setningen er brevet ditt i miniatyr. Den har et mål – «ikke drep», og argumenter – «Jeg vil være nyttig for deg.» Og vær oppmerksom. Hvert av dyrene har mest sannsynlig tusen grunner til hvorfor de ikke bør spises: de har en familie, barn, og generelt vil de leve ... Men dyrene forteller ikke Ivan om dette - fordi det er av liten interesse for ham . De sier at de vil være nyttige for ham. Det vil si at de overbeviser i henhold til ordningen "Gjør det på min måte, så får du det og det."
Og hvordan overbeviser vi for eksempel kundene våre?
La oss si at selskapet vårt selger programvareprodukter for dokumenthåndtering. Disse programmene lar deg konvertere en klients papirarkiv til elektronisk form og arbeide med det på en datamaskin uten problemer. Saken er absolutt nyttig - men kundene leter ennå ikke i markedet på jakt etter slike programmer. Vi må tilby dem disse programmene. Vi setter oss ned og skriver noe slikt:
Vi tilbyr deg programvareprodukter for elektronisk dokumenthåndtering. Disse produktene lar deg skanne dokumenter, laste dem opp til en elektronisk database, indeksere og søke etter nøkkelord, lagre en historikk over dokumentendringer og om nødvendig skrive ut papirkopier...
Ser kundene at alt dette er nyttig for dem? Hvis de hadde det, ville de allerede lete etter slike programmer. Men hvis de ikke ser det, hvordan kan de da bli overbevist? Tenk deg hvor mange dokumenter som opprettes og sendes på tvers av bedriften i dag. Hvor mange mapper, mapper, stativer, skap, rom! Hvor mange kurerer, lagerholdere, arkivarer! Hvor mye papirstøv! Hvor mye oppstyr å finne et stykke papir for et år siden! For en hodepine hvis denne lappen plutselig blir borte! Det er der vi kan «nyttig», det er det som er verdt å skrive om.
Vi tilbyr deg programvareprodukter for elektronisk dokumenthåndtering. Disse produktene lar bedriften bli kvitt den evige hodepinen forbundet med papirarbeidsflyt. Du trenger ikke lenger å dra og slippe store dokumentmapper, tildele plass til å lagre dem, bekymre deg for papirfjellene dine før hver branninspeksjon. Du trenger ikke å bruke timer eller dager på å lete etter det rette brevet eller notatet...
Start med et problem eller en mulighet
Hva annet kan gjøres, hvordan ellers trylle med de kjære ordene? La oss se nærmere på «Gjør det på min måte, så får du den og den»-formelen. Formelen er farlig! Vi sier: «Gjør det på min måte», og leseren svarer «Jeg vil ikke!», snur seg og går. Vi skriver "Vi tilbyr deg programvareprodukter", og han tenker "det trenger jeg ikke", og kaster brevet. Alle argumentene våre redder oss ikke - de når rett og slett ikke poenget. Hvordan være? Vend formelen! «Vil du ha det og det? Gjør det på min måte, så får du det!»
Hvordan kunne dette tilpasses vårt salg av programvareprodukter? Papirarbeidsflyt er hodepinen til den moderne bedriften. Store mapper med dokumenter, hyllerader, eget rom for arkivet. Konstant papirstøv, evige påstander fra branninspektører, sjekker... Å finne et dokument er et problem, og å miste et dokument er dobbelt et problem, fordi det ikke kan gjenopprettes. Du kan bli kvitt denne hodepinen - bare bytt til elektronisk dokumentbehandling. Hele arkivet vil bli plassert på én diskarray. Ethvert dokument kan bli funnet på noen få sekunder. Automatisk sikkerhetskopiering vil beskytte deg mot å miste dokumenter... Nå ser kjøperen umiddelbart hva som bekymrer ham i brevet og vil lese videre med interesse. Så leksjonen om russiske eventyr vil hjelpe oss med å selge varene.
Imidlertid er denne teknikken egnet for alle overbevisende bokstaver. Ta for eksempel et følgebrev - det vi sender en CV med til en potensiell arbeidsgiver. Og du kan starte det slik:
Stillingen for en bankproduktsjef for russiske foretak vakte umiddelbart min oppmerksomhet! Jeg jobber for tiden for et produksjonsselskap hvor jeg er ansvarlig for økonomi og utvikling. Men i mer enn 4 år jobbet jeg i en ledende stilling i banksektoren ...
Men er det sikkert at adressaten vil være interessert? Kan det sees herfra at "vi fortsatt vil være nyttige for ham"? Det er bedre å vise tydeligere i begynnelsen av brevet hvordan arbeidsgiveren vil dra nytte av:
Jeg foreslår til CJSC SuperInvest mitt kandidatur til stillingen som leder for bankprodukter for russiske foretak. Jeg er klar til å tilby selskapet min erfaring fra banksektoren, kunnskap om de økonomiske behovene til russiske foretak og en omfattende kundebase. Jeg er sikker på at dette vil tillate meg å sikre en jevn vekst i bedriftens salg selv i krisetider for CJSC SuperInvest...
Og her viser det seg både mer overbevisende og mer attraktivt. Og her prinsippet «Vil du ha det og det? Gjør det på min måte, så får du det!» virker. Det gjenstår bare å bruke det!