Innhold
I prosessen med å jobbe med et Excel-dokument, blir det ofte nødvendig at flere personer kobler seg til det samtidig. Og veldig ofte kan antallet beregnes i flere dusin. Derfor er spørsmålet om samarbeid ikke begrenset til bare å koble mennesker sammen, siden de ofte kan gjøre motstridende endringer som trenger å lære å redigere raskt og effektivt.
Hvem kan gjøre det? En person som har status som hovedbruker. Med et ord, hva må gjøres for å gjøre felles arbeid med et dokument ikke bare mulig, men også effektivt?
Arbeid med en delt fil i Excel har sine egne egenskaper. Så noen handlinger er ikke tilgjengelige for brukere:
- Lage tabeller.
- Scenariostyring, inkludert visning av dem.
- Fjerning av ark.
- Brukere har ikke muligheten til å slå sammen flere celler eller omvendt splitte tidligere sammenslåtte.
- Eventuelle operasjoner med XML-data.
Hvordan kan disse restriksjonene omgås? Du trenger bare å fjerne den generelle tilgangen, og deretter returnere den når behovet oppstår.
Her er et annet regneark med noen oppgaver som kanskje eller ikke er mulig hvis du jobber med flere personer på samme regneark.
Først må du forstå hvilken fil som må gjøres tilgjengelig for redigering av flere personer samtidig. Det kan enten være en ny fil eller en eksisterende.
innstillinger
Alt du trenger å gjøre for å dele en fil i Excel er i Bokdeling-delen, som du finner ved å gå til Review-fanen.
Et vindu vil dukke opp med to faner. Vi er interessert i den første, som åpnes automatisk. Vi må merke av i boksen ved siden av elementet som er merket i skjermbildet med et rødt rektangel. Med den lar vi flere brukere administrere et dokument.
Etter at vi har åpnet tilgang for redigering, må vi konfigurere den. For å gjøre dette, åpne den andre fanen.
Etter å ha lagt inn parameterne bekrefter vi handlingene våre. For å gjøre dette, venstreklikk på "OK"-knappen. Deling kan være åpen for alle bøker, både nye og eksisterende. I det første tilfellet må du finne et navn til henne.
Etter det må du lagre filen på datamaskinen.
Viktig! Formatet bør være slik at filen kan åpnes av hver bruker med sin versjon av regneark.
Du må lagre filen i en nettverksressurs eller mappe som har tilgang til deltakerne som vil bruke filen. Etter at katalogen er valgt, må vi bare klikke på "Lagre" -knappen.
Det er imidlertid ikke tillatt å bruke en webserver for å lagre den delte filen.
Etter å ha utført alle operasjonene beskrevet ovenfor, må du sjekke om det er mulig å koble til andre mennesker. For å gjøre dette, åpne fanen "Data" og finn elementet "Tilkoblinger" rett under det. Hvis du klikker på den, vil du kunne endre lenker eller lenker. Hvis det ikke er noen tilsvarende knapp, er det ingen tilknyttede filer.
Deretter åpnes "Status" -fanen, ved hjelp av hvilken det er mulig å sjekke tilkoblingene. Det faktum at alt er bra kan gjenkjennes ved tilstedeværelsen av "OK" -knappen.
Excel lar deg også åpne en delt arbeidsbok. For å gjøre dette, må du klikke på Office-knappen. Når popup-panelet vises, må vi velge "Åpne"-elementet og velge boken som skal brukes til deling. Etter det klikker du igjen på Office-knappen og åpner vinduet "Excel-alternativer", som du finner nederst.
På venstre side av vinduet som vises, vil du kunne velge en kategori med innstillinger, men vi er interessert i den aller første, som inneholder de mest generelle parameterne.
Deretter går du til elementet "Personlig innstilling", der du må spesifisere data som lar deg filtrere brukere - brukernavn, kallenavn.
Etter å ha utført disse operasjonene, blir det mulig å redigere informasjonen i dokumentet eller legge til noen data. Ikke glem å lagre endringene etter at du har gjort dem.
Dette kan noen ganger forårsake problemer ved lagring. For eksempel er deling kun tilgjengelig for første åpning, og når du prøver å åpne dokumentet en gang til, gir programmet en feilmelding. Dette kan skje av følgende årsaker:
- Hvis flere deltakere legger inn data samtidig i samme celle. Eller hvilken som helst annen del.
- Genererer en endringslogg som får arbeidsboken til å vokse i størrelse. Dette fører til problemer.
- Brukeren er fjernet fra deling. I dette tilfellet vil lagring av endringene ikke bare fungere på datamaskinen hans.
- Nettverksressursen er overbelastet.
For å fikse problemet må du ta følgende trinn:
- Slett endringsloggen eller slett overflødig informasjon fra den.
- Fjern overflødig informasjon i selve dokumentet.
- Start deling på nytt.
- Åpne et Excel-dokument i et annet kontorredigeringsprogram, og lagre det igjen i xls-format.
Riktignok skjer denne feilen ikke så ofte i nyere versjoner som i eldre.
Slik ser du medlemsaktivitet
I løpet av felles arbeid må du hele tiden overvåke slik at en av deltakerne ikke ødelegger noe. Derfor må du lære å forstå hvilke handlinger som ble begått av en av dem. For å gjøre dette, må du utføre følgende trinn.
- Gå til "Gjennomgang"-fanen, og der finner du elementet "Korreksjoner". I menyen velger du elementet "Velg rettelser".
6 - Deretter vises et vindu der du kan finne ut hvilke endringer brukerne har gjort. Denne listen genereres automatisk. Du kan bekrefte at dette faktisk er tilfelle ved å se på avmerkingsboksen ved siden av det tilsvarende elementet i denne dialogboksen.
7 I dette tilfellet vil kun de endringene som er gjort siden forrige lagring vises i listen øverst til venstre. Dette gjøres for enkelhets skyld, du kan alltid se tidligere redigeringer i journalen.
- Hver deltaker blir tildelt en bestemt farge, som du kan forstå hvem som har gjort endringene. Etikettene er i øvre venstre hjørne. Du kan også sette opp sporing av endringer etter tid, en spesifikk bruker eller i et spesifikt område, samt deaktivere visningen deres.
8 - Når du holder musepekeren over en celle som har et slikt merke, dukker det opp en liten blokk som du kan forstå hvem som har gjort endringene.
9 - For å gjøre justeringer av reglene for visning av rettelser, må du gå tilbake til innstillingsvinduet, og deretter finne feltet "Etter tid", der du kan angi et startpunkt for visning av endringer. Det vil si tidspunktet som rettelser vil vises fra. Du kan angi perioden siden siste lagring, angi å vise alle endringer for all tid, utelukkende ikke sett, eller angi datoen de skal vises fra.
10 - Du kan også kontrollere visningen av rettelser som kun er gjort av et bestemt medlem.
11 - Ved å bruke det tilsvarende feltet kan du angi rekkevidden for arket der kommandoens handlinger skal logges.
Du kan også gjøre andre endringer ved å merke av i de riktige avmerkingsboksene på de riktige stedene.
Listen over endringer er ikke dødvekt. Hovedbrukeren kan gjennomgå redigeringene til andre deltakere, bekrefte eller avvise dem. Hvordan gjøre det?
- Gå til fanen "Gjennomgang". Det er en "Fixes"-meny der brukeren kan administrere reparasjoner. I popup-panelet må du velge alternativet "Godta / avslå rettelser", hvoretter et vindu vises der rettelser vises.
13 14 - Valget av redigeringer kan utføres i henhold til de samme kriteriene som beskrevet tidligere: etter tid, av en spesifikk bruker eller innenfor et visst område. Etter å ha stilt inn de nødvendige parameterne, trykk på OK-knappen.
- Deretter vil alle justeringer som oppfyller betingelsene som er satt i forrige trinn vises. Du kan godta en bestemt redigering eller avvise den ved å klikke på den aktuelle knappen nederst i vinduet. Det er også mulig å batchgodta eller avvise justeringer.
15
Nå er de nødvendige justeringene igjen, og de ekstra er fjernet.
Hvordan fjerne en bruker fra excel-fil
Fra tid til annen blir det nødvendig å fjerne brukere fra medforfatterskap. Det kan være et stort antall årsaker: de fikk en annen oppgave, deltakeren begynte å gjøre endringer fra en annen datamaskin, og så videre. Å implementere denne oppgaven i Excel er ikke vanskelig i det hele tatt.
Først åpner du fanen "Gjennomgang". Det er en gruppe "Endringer", hvor det er et alternativ "Tilgang til boken".
Etter det vil det samme vinduet som vi så tidligere vises på skjermen. En liste over alle personene som kan gjøre endringer i tabellen finner du på Rediger-fanen. For å fjerne en bruker som vi ikke trenger for øyeblikket, må du finne den i denne listen, velge den ved å trykke på venstre museknapp og klikke på "Slett" -knappen, som er plassert nedenfor.
Deretter vil Excel advare brukeren om at rettelsene gjort av denne deltakeren kanskje ikke lagres hvis han for øyeblikket gjør endringer i arbeidsboken. Hvis du godtar, klikker du "OK", og brukeren vil ikke lenger deles.
Den beste måten å begrense bruken av en delt hovedbok på er å fjerne brukeren. Hvis dette ikke passer, kan du angi rettigheten til å se eller redigere boken av en bestemt deltaker.
Når det er sagt, er det viktig å huske at noen begrensninger er innebygd i deling som standard. De er beskrevet ovenfor. La oss huske dem, for repetisjon er læringens mor.
- Det er forbudt å lage smarte tabeller som automatisk oppdaterer data og har mange andre funksjoner.
- Du kan ikke administrere skript.
- Det er en innebygd begrensning på sletting av ark, til- eller frakobling av celler.
- Utfør alle operasjoner på XML-data. Med enkle ord er det begrensninger for å strukturere en stor mengde data, inkludert redigering av arrayene deres. XML er en av de mest obskure filtypene for nybegynnere, men det er egentlig ganske enkelt. Med denne typen fil kan du overføre data ved å gjøre batch-endringer i dokumentet.
Enkelt sagt lar co-authoring deg utføre standardoperasjoner på et dokument, men mer profesjonelle alternativer er kun tilgjengelige for én person. Dette er fordi de samme makroene eller XML-batchendringene er noe vanskeligere å rulle tilbake.
Å deaktivere deling og deretter aktivere det på nytt er en annen måte å begrense hva Excel-brukere kan gjøre. Du kan gjøre de nødvendige endringene selv, og dermed midlertidig frata andre personer muligheten til å redigere noe.
For å gjøre dette, må du følge disse trinnene.
- Åpne fanen "Gjennomgang", gå til elementet "Korreksjoner" og velg elementet "Uthev revisjoner" fra hurtigmenyen.
- Etter det dukker det opp et vindu der du må fjerne merket i boksene ved siden av elementene "Bruker" og "I området".
- Etter det vises en endringslogg, som er nødvendig for sikkerhetskopiering av data.
Etter det kan du slå av deling. For å gjøre dette, på samme fane på båndet, velg elementet "Tilgang til boken" og fjern merket for "Tillat flere brukere å endre filen."
Det er det, nå er deling deaktivert.
Så det er ganske enkelt å sette opp co-authoring i Excel. Selvfølgelig er det noen begrensninger som ikke lar deg bruke dokumentet til det fulle. Men de løses ganske enkelt, det er nok å slå av deling for en stund, og deretter slå den på når de nødvendige endringene er gjort.