Innhold
- Hvordan sende Excel 2013-ark til nettet
- Arbeid med arbeidsbøker i Excel Online
I en av artiklene studerte vi teknikker for å konvertere Excel-ark til HTML. I dag ser det ut til at alle går over til skylagring, så hvorfor er vi verre? Nye teknologier for å dele Excel-data over Internett er en enkel måte, med mange funksjoner og fordeler du kan bruke.
Med bruken av Excel Online trenger du ikke lenger tungvint HTML-kode for å legge ut regneark på nettet. Bare lagre arbeidsboken din på nettet og få tilgang til den fra bokstavelig talt hvor som helst, del den med andre og arbeid sammen på det samme regnearket. Ved å bruke Excel Online kan du legge inn et Excel-ark på et nettsted eller en blogg og la besøkende samhandle med det for å få nøyaktig den informasjonen de ønsker å finne.
Senere i denne artikkelen vil vi se på disse og mange andre funksjoner som Excel Online tilbyr.
Hvordan sende Excel 2013-ark til nettet
Hvis du akkurat har kommet i gang med skytjenester generelt og Excel Online spesielt, vil en enkel start være å dele en eksisterende arbeidsbok ved å bruke det velkjente Excel 2013-grensesnittet på datamaskinen din.
Alle Excel Online-ark lagres i nettjenesten OneDrive (tidligere SkyDrive). Som du sikkert vet, har denne nettlagringen eksistert en stund nå og er nå integrert i Microsoft Excel som en grensesnittkommando med ett klikk. I tillegg trenger gjester, altså andre brukere som du deler regnearkene dine med, ikke lenger sin egen Microsoft-konto for å se og redigere Excel-filene du deler med dem.
Hvis du fortsatt ikke har en OneDrive-konto, kan du opprette en akkurat nå. Denne tjenesten er enkel, gratis og definitivt verdt oppmerksomheten din siden de fleste applikasjonene til Microsoft Office 2013-pakken (ikke bare Excel) støtter OneDrive. Følg disse trinnene etter registrering:
1. Logg på Microsoft-kontoen din
Sørg for at du er logget på Microsoft-kontoen din fra Excel 2013. Åpne Excel-arbeidsboken og se i øverste høyre hjørne. Hvis du ser navnet og bildet ditt der, fortsett til neste trinn, ellers klikk Logg inn (Input).
Excel vil vise et vindu der du blir bedt om å bekrefte at du virkelig vil tillate Office å koble til Internett. Klikk Ja (Ja) og skriv deretter inn Windows Live-kontoinformasjonen din.
2. Lagre excel-arket ditt i skyen
Sørg for, for din egen trygghet, at den ønskede arbeidsboken er åpen, det vil si akkurat den du vil dele på Internett. Jeg vil dele en bok Julegavelisteslik at mine familiemedlemmer og vennene mine kan se det og hjelpe 🙂
Med arbeidsboken åpen, gå til fanen filet (Fil) og klikk Del (Deling) på venstre side av vinduet. Standardalternativet vil være Inviter Folk (Inviter andre), så må du klikke Lagre til skyen (Lagre til Cloud) på høyre side av vinduet.
Deretter velger du et sted for å lagre Excel-filen. OneDrive er oppført først til venstre og er valgt som standard. Du trenger bare å spesifisere mappen for å lagre filen i høyre del av vinduet.
OBS: Hvis du ikke ser OneDrive-menyelementet, har du ikke en OneDrive-konto, eller du er ikke logget på kontoen din.
Jeg har allerede opprettet en spesiell mappe Gaveplanlegger, og den vises i listen over nylige mapper. Du kan velge hvilken som helst annen mappe ved å klikke på knappen KATEGORIER (Oversikt) under området Nylige mapper (Nylige mapper), eller opprett en ny mappe ved å høyreklikke og velge fra hurtigmenyen Ny (Opprett) > Folder (mappe). Når ønsket mappe er valgt, klikk Spar (Lagre).
3. Dele et Excel-ark lagret på nettet
Excel-arbeidsboken din er allerede online, og du kan se den i OneDrive. Hvis du trenger å dele Excel-ark lagret på Internett, må du bare ta ett skritt – velg en av metodene som tilbys av Excel 2013 for deling:
- Inviter Folk (Inviter andre personer). Dette alternativet er valgt som standard. Bare skriv inn e-postadressen til kontakten(e) du vil dele Excel-arket med. Når du begynner å skrive det, vil Excels autofullføring sammenligne dataene du skrev inn med navnene og adressene i adresseboken og vise deg en liste over samsvarende alternativer å velge mellom. Hvis du vil legge til flere kontakter, skriv dem inn atskilt med semikolon. I tillegg kan du bruke søket etter kontakter i adresseboken, for å gjøre dette, klikk på ikonet Søk i adressebok (Søk i adresseboken). Du kan angi tilgangsrettigheter for visning eller redigering ved å velge det aktuelle alternativet fra rullegardinlisten til høyre. Hvis du spesifiserer flere kontakter, vil tillatelsene bli satt til det samme for alle, men senere kan du endre tillatelsene for hver person individuelt. Du kan også legge til en personlig melding i invitasjonen. Hvis du ikke skriver inn noe, vil Excel legge til den generelle ledeteksten for deg.
Til slutt må du velge om brukeren må være logget på sin Windows Live-konto for å få tilgang til ditt online Excel-ark. Jeg ser ingen spesiell grunn til å tvinge dem til dette, men det er opp til deg.
Når alt er klart, trykk på knappen Del (Generell tilgang). Hver inviterte vil motta en e-post som inneholder en lenke til filen du har delt. For å åpne Excel-arket ditt online, trenger brukeren bare å klikke på lenken
Etter å ha trykket på Del (Del), Excel vil vise en liste over kontakter du har delt filen med. Hvis du vil fjerne en kontakt fra listen eller endre tillatelser, høyreklikker du på navnet til denne kontakten og velger det aktuelle alternativet fra hurtigmenyen.
- Få en delingslenke (Få lenken). Hvis du ønsker å gi tilgang til et online Excel-ark til et stort antall personer, så er en raskere måte å sende dem en lenke til filen, for eksempel gjennom en Outlook-postliste. Velg et alternativ Få en delingslenke (Get Link) på venstre side av vinduet, to lenker vises på høyre side av vinduet: Vis lenke (Link til visning) og Rediger lenke (Link for redigering). Du kan sende inn en eller begge.
- Legg ut på sosiale nettverk (Legg ut på sosiale medier). Navnet på dette alternativet taler for seg selv og krever neppe ytterligere forklaringer, bortsett fra en bemerkning. Hvis du velger denne metoden, vil du ikke finne en liste over tilgjengelige sosiale nettverk i høyre del av vinduet. Klikk på lenken Klikk her for å koble til sosiale nettverk (Legg til sosiale nettverk) for å legge til kontoene dine på Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, etc.
- Epost (Send via epost). Hvis du vil sende Excel-arbeidsboken som et vedlegg (som en vanlig Excel-, PDF- eller XPS-fil) eller via Internett-faks, velg denne metoden på venstre side av vinduet og det aktuelle alternativet på høyre side.
Tips: Hvis du vil begrense området til en Excel-arbeidsbok som er synlig for andre brukere, åpne på fanen filet (Fil) delen Mer info (Detaljer) og trykk Alternativer for nettleservisning (Alternativer for nettleservisning). Her kan du konfigurere hvilke ark og hvilke navngitte elementer som kan vises på nettet.
Det er alt! Din Excel 2013-arbeidsbok er nå online og tilgjengelig for utvalgte brukere. Og selv om du ikke liker å samarbeide med noen, vil denne metoden tillate deg å få tilgang til Excel-filer fra hvor som helst, enten du er på kontoret, jobber hjemme eller reiser et sted.
Arbeid med arbeidsbøker i Excel Online
Hvis du er en selvsikker innbygger i Cloud Universe, kan du enkelt mestre Excel Online i lunsjpausen.
Hvordan lage en arbeidsbok i Excel Online
For å lage en ny bok, klikk på den lille pilen ved siden av knappen Opprett (Opprett) og velg fra rullegardinlisten Excel arbeidsbok (Excel-bok).
For å gi nytt navn til nettboken din, klikk på standardnavnet og skriv inn et nytt.
For å laste opp en eksisterende arbeidsbok til Excel Online, klikk Last opp (Last opp) på OneDrive-verktøylinjen og velg ønsket fil lagret på datamaskinen.
Hvordan redigere arbeidsbøker i Excel Online
Etter at du har åpnet en arbeidsbok i Excel Online, kan du jobbe med den ved hjelp av Excel Web App (akkurat som med Excel installert på en personlig datamaskin), dvs. legge inn data, sortere og filtrere, regne ved hjelp av formler og visualisere data ved hjelp av diagrammer.
Det er bare én vesentlig forskjell mellom nettversjonen og den lokale versjonen av Excel. Excel Online har ikke en knapp Spar (Lagre) fordi den lagrer arbeidsboken automatisk. Hvis du ombestemmer deg, klikk Ctrl + Zfor å avbryte handlingen, og Ctrl + Yfor å gjøre om den angrete handlingen. Til samme formål kan du bruke knappene angre (Avbryt) / Gjør om (Return)-fanen Hjemprodukt (Hjem) i seksjonen angre (Avbryt).
Hvis du prøver å redigere noen data, men ingenting skjer, er boken mest sannsynlig åpen i skrivebeskyttet modus. For å aktivere redigeringsmodus, klikk Rediger arbeidsbok (Rediger bok) > Rediger i Excel Web App (Rediger i Excel Online) og gjør raske endringer rett i nettleseren din. For å få tilgang til mer avanserte dataanalysefunksjoner som pivottabeller, Sparklines, eller for å koble til en ekstern datakilde, klikk Rediger i Excel (Åpne i Excel) for å bytte til Microsoft Excel på datamaskinen.
Når du lagrer et ark i Excel, blir det lagret der du opprinnelig opprettet det, det vil si i OneDrive-skylagringen.
Tips: Hvis du vil gjøre raske endringer i flere bøker, er den beste måten å åpne listen over filer i OneDrive, finne boken du trenger, høyreklikke på den og velge ønsket handling fra hurtigmenyen.
For å dele regnearket i Excel Online, klikk Del (Delt) > Del med folk (Del) …
… og velg deretter ett av alternativene:
- Inviter Folk (Send tilgangslenke) – og skriv inn e-postadressen til personene du vil dele boken med.
- Få en link (Få lenke) – og legg ved denne lenken til en e-post, legg den ut på et nettsted eller på sosiale nettverk.
Du kan også angi tilgangsrettigheter for kontakter: rett til kun å se eller gi tillatelse til å redigere dokumentet.
Når flere personer redigerer et regneark samtidig, viser Excel Online umiddelbart deres tilstedeværelse og oppdateringer som er gjort, forutsatt at alle redigerer dokumentet i Excel Online og ikke i lokal Excel på datamaskinen. Hvis du klikker på den lille pilen ved siden av personens navn i øverste høyre hjørne av Excel-arket, kan du se nøyaktig hvilken celle vedkommende redigerer for øyeblikket.
Hvis du deler nettbaserte regneark med teamet ditt, vil du kanskje gi dem tillatelse til å redigere bare bestemte celler, rader eller kolonner i Excel-dokumentet. For å gjøre dette, i Excel på den lokale datamaskinen, må du velge området(e) som du tillater redigering, og deretter beskytte regnearket.
- Velg et celleområde som brukerne dine kan redigere, åpne fanen Anmeldelse (Anmeldelse) og i seksjonen Endringer (Endringer) klikk Tillat brukere å redigere områder (Tillat å endre områder).
- I dialogboksen Tillat brukere å redigere områder (Tillat å endre områder) klikk på knappen Ny (Opprett), sørg for at området er riktig og klikk Beskytt ark (Beskytt ark). Hvis du vil la brukerne dine redigere flere områder, klikker du på knappen igjen. Ny (Skape).
- Skriv inn passordet ditt to ganger og last opp det sikre arket til OneDrive.
For mer informasjon om dette, vennligst les artikkelen Låse og låse opp bestemte områder av et beskyttet ark.
Slik legger du inn et Excel-ark på et nettsted eller en blogg
Hvis du vil publisere Excel-arbeidsboken din på et nettsted eller en blogg, følger du disse 3 enkle trinnene i Excel Web App:
- Åpne en arbeidsbok i Excel Online, klikk Del (Delt) > embed (bygg inn), og klikk deretter på knappen Generere (Skape).
- I neste trinn definerer du nøyaktig hvordan arket skal se ut på nettet. Følgende alternativer er tilgjengelige for deg:
- Hva du skal vise (Hva skal vises). I denne delen kan du spesifisere om du vil bygge inn hele arbeidsboken eller bare en del av den, for eksempel et celleområde, en pivottabell og så videre.
- Utseende (Utseende). Her kan du tilpasse utseendet til boken (vis eller skjul rutenettlinjer, kolonne- og radoverskrifter, inkludert en nedlastingslenke).
- Interaksjon (Interaksjon). Tillat eller ikke la brukere samhandle med tabellen din – sorter, filtrer og skriv inn data i celler. Hvis du tillater dataregistrering, vil endringer som er gjort av andre personer i celler på Internett, ikke lagres i den originale arbeidsboken. Hvis du vil at en bestemt celle skal åpnes når du åpner en nettside, merker du av i boksen Start alltid med denne cellen valgt (Start alltid fra denne cellen) og klikk på ønsket celle i området Forhåndsvisning (Forhåndsvisning), som er plassert på høyre side av dialogboksen.
- Dimensjoner (Dimensjoner). Angi her bredden og høyden på tabellvinduet i piksler. For å se de faktiske dimensjonene til vinduet, klikk Se faktisk størrelse (faktisk visningsstørrelse) over vinduet Forhåndsvisning (Forhåndsvisning). Husk at du kan angi størrelsen til å være minst 200 x 100 piksler og maksimalt 640 x 655 piksler. Hvis du trenger å få en annen størrelse som går utover disse grensene, kan du senere endre koden i en hvilken som helst HTML-editor, direkte på nettstedet eller bloggen din.
- Alt du trenger å gjøre er å klikke Kopier (Kopi) under avsnittet Koden (bygg inn kode) og lim inn HTML-koden (eller JavaScript-koden) i bloggen eller nettstedet ditt.
OBS: Innebyggingskoden er en iframe, så sørg for at nettstedet ditt støtter denne taggen og at bloggen din tillater at den brukes i innlegg.
Innebygd Excel Web App
Det du ser nedenfor er et interaktivt Excel-ark som viser den beskrevne teknikken i aksjon. Denne tabellen beregner hvor mange dager som er igjen til neste bursdag, jubileum eller en annen begivenhet, og farger hullene i ulike nyanser av grønt, gult og rødt. I Excel Web App trenger du bare å legge inn hendelsene dine i den første kolonnen, og deretter prøve å endre de tilsvarende datoene og se resultatene.
Hvis du er nysgjerrig på formelen som brukes her, vennligst se artikkelen Hvordan sette betinget datoformatering i Excel.
Oversetterens merknad: I noen nettlesere kan det hende at denne iframen ikke vises riktig eller ikke i det hele tatt.
Mashups i Excel Web App
Hvis du ønsker å skape en tettere interaksjon mellom Excel-nettarkene dine og andre nettapper eller tjenester, kan du bruke JavaScript-API-en som er tilgjengelig på OneDrive for å lage interaktive mashups fra dataene dine.
Nedenfor kan du se Destination Explorer mashup laget av Excel Web App-teamet som et eksempel på hva utviklere kan lage for nettstedet eller bloggen din. Denne mashupen bruker Excel Services JavaScript og Bing Maps APIer for å hjelpe besøkende på nettstedet å velge en rute å reise. Du kan velge et sted på kartet og mashup vil vise deg været på det stedet eller antall turister som besøker disse stedene. Skjermbildet nedenfor viser plasseringen vår 🙂
Som du kan se, er det ekstremt enkelt å jobbe i Excel Online. Nå som vi har dekket det grunnleggende, kan du fortsette å utforske funksjonene og jobbe med arkene dine med letthet og selvtillit!