Innhold
Excel er en av de beste dataanalyseprogramvarene. Og nesten alle mennesker på et eller annet stadium av livet måtte forholde seg til tall og tekstdata og behandle dem under stramme tidsfrister. Hvis du fortsatt trenger å gjøre dette, vil vi beskrive teknikker som vil bidra til å forbedre livet ditt betydelig. Og for å gjøre det mer visuelt, vil vi vise hvordan du implementerer dem ved hjelp av animasjoner.
Dataanalyse gjennom Excel-pivottabeller
Pivottabeller er en av de enkleste måtene å automatisere informasjonsbehandling på. Det lar deg hope seg opp et stort utvalg av data som absolutt ikke er strukturert. Bruker du det kan du nesten for alltid glemme hva et filter og manuell sortering er. Og for å lage dem, trykk bare på et par knapper og skriv inn noen få enkle parametere, avhengig av hvilken måte å presentere resultatene du trenger spesifikt i en bestemt situasjon.
Det er mange måter å automatisere dataanalyse i Excel. Dette er både innebygde verktøy og tilleggsprogrammer som kan lastes ned på Internett. Det er også et tillegg "Analysis Toolkit", som ble utviklet av Microsoft. Den har alle nødvendige funksjoner slik at du kan få alle resultatene du trenger i én Excel-fil.
Dataanalysepakken utviklet av Microsoft kan bare brukes på ett enkelt regneark i én tidsenhet. Hvis den vil behandle informasjon som ligger på flere, vil den resulterende informasjonen vises utelukkende på én. I andre vil områder vises uten noen verdier, der det bare er formater. For å analysere informasjon på flere ark, må du bruke dette verktøyet separat. Dette er en veldig stor modul som støtter et stort antall funksjoner, spesielt lar den deg utføre følgende typer behandling:
- Spredningsanalyse.
- Korrelasjonsanalyse.
- Kovarians.
- Beregning av glidende gjennomsnitt. En veldig populær metode innen statistikk og handel.
- Få tilfeldige tall.
- Utfør valgoperasjoner.
Dette tillegget er ikke aktivert som standard, men er inkludert i standardpakken. For å bruke den må du aktivere den. For å gjøre dette, ta følgende trinn:
- Gå til "Fil" -menyen, og der finner du "Alternativer" -knappen. Etter det, gå til "Tillegg". Hvis du installerte 2007-versjonen av Excel, må du klikke på "Excel-alternativer" -knappen, som er plassert i Office-menyen.
- Deretter vises en popup-meny med tittelen "Management". Der finner vi elementet "Excel-tillegg", klikk på det, og deretter - på "Go"-knappen. Hvis du bruker en Apple-datamaskin, åpner du bare "Verktøy"-fanen i menyen, og finn deretter elementet "Tillegg for Excel" i rullegardinlisten.
- I dialogboksen som dukket opp etter det, må du merke av i boksen ved siden av elementet "Analysepakke", og deretter bekrefte handlingene dine ved å klikke på "OK" -knappen.
I noen situasjoner kan det vise seg at dette tillegget ikke ble funnet. I dette tilfellet vil det ikke være i listen over tillegg. For å gjøre dette, klikk på "Bla gjennom"-knappen. Du kan også motta informasjon om at pakken mangler helt fra denne datamaskinen. I dette tilfellet må du installere det. For å gjøre dette, klikk på "Ja"-knappen.
Før du kan aktivere analysepakken, må du først aktivere VBA. For å gjøre dette må du laste det ned på samme måte som selve tillegget.
Hvordan jobbe med pivottabeller
Den første informasjonen kan være hva som helst. Dette kan være informasjon om salg, levering, forsendelser av produkter og så videre. Uavhengig av dette vil sekvensen av trinn alltid være den samme:
- Åpne filen som inneholder tabellen.
- Velg celleområdet som vi skal analysere ved hjelp av pivottabellen.
- Åpne "Sett inn" -fanen, og der må du finne "Tables" -gruppen, der det er en "Pivot Table" -knapp. Hvis du bruker en datamaskin under Mac OS-operativsystemet, må du åpne fanen "Data", og denne knappen vil være plassert i fanen "Analyse".
- Dette vil åpne en dialog med tittelen "Opprett pivottabell".
- Still deretter datavisningen til å samsvare med det valgte området.
Vi har åpnet en tabell der informasjonen ikke er strukturert på noen måte. For å gjøre dette kan du bruke innstillingene for feltene i pivottabellen på høyre side av skjermen. La oss for eksempel sende "Bestillingsbeløp" i "Verdier"-feltet, og informasjon om selgere og salgsdato - i radene i tabellen. Basert på dataene i denne tabellen, ble beløpene automatisk bestemt. Ved behov kan du åpne informasjon for hvert år, kvartal eller måned. Dette vil tillate deg å få den detaljerte informasjonen du trenger på et bestemt tidspunkt.
Settet med tilgjengelige parametere vil avvike fra hvor mange kolonner det er. For eksempel er det totale antallet kolonner 5. Og vi trenger bare å plassere og velge dem på riktig måte, og vise summen. I dette tilfellet utfører vi handlingene vist i denne animasjonen.
Du kan spesifisere pivottabellen ved å spesifisere for eksempel et land. For å gjøre dette inkluderer vi elementet "Land".
Du kan også se informasjon om selgere. For å gjøre dette, erstatter vi kolonnen "Land" med "Selger". Resultatet blir følgende.
Dataanalyse med 3D-kart
Denne geo-refererte visualiseringsmetoden gjør det mulig å se etter mønstre knyttet til regioner, samt analysere denne typen informasjon.
Fordelen med denne metoden er at det ikke er nødvendig å separat registrere koordinatene. Du trenger bare å skrive den geografiske plasseringen riktig i tabellen.
Hvordan jobbe med 3D-kart i Excel
Rekkefølgen av handlinger du må følge for å jobbe med 3D-kart er som følger:
- Åpne en fil som inneholder dataområdet av interesse. For eksempel en tabell der det er en kolonne "Land" eller "By".
- Informasjonen som skal vises på kartet må først formateres som en tabell. For å gjøre dette, må du finne det tilsvarende elementet på fanen "Hjem".
- Velg cellene som skal analyseres.
- Deretter går du til fanen "Sett inn", og der finner vi knappen "3D-kart".
Da vises kartet vårt, hvor byene i tabellen er representert som prikker. Men vi trenger egentlig ikke bare tilstedeværelsen av informasjon om boplasser på kartet. Det er mye viktigere for oss å se informasjonen som er knyttet til dem. For eksempel de beløpene som kan vises som høyden på kolonnen. Etter at vi har utført handlingene som er angitt i denne animasjonen, når du holder musepekeren over den tilsvarende kolonnen, vil dataene knyttet til den vises.
Du kan også bruke et kakediagram, som er mye mer informativt i noen tilfeller. Størrelsen på sirkelen avhenger av den totale mengden.
Prognoseark i Excel
Ofte er forretningsprosesser avhengig av sesongmessige funksjoner. Og slike faktorer må tas i betraktning på planleggingsstadiet. Det er et spesielt Excel-verktøy for dette, som du vil like med sin høye nøyaktighet. Den er betydelig mer funksjonell enn alle metodene beskrevet ovenfor, uansett hvor gode de måtte være. På samme måte er omfanget av bruken veldig bredt - kommersielle, finansielle, markedsførings- og til og med offentlige strukturer.
Viktig: for å beregne prognosen må du få informasjon for forrige gang. Kvaliteten på prognoser avhenger av hvor langsiktig dataene er. Det anbefales å ha data som er brutt ned i faste intervaller (for eksempel kvartalsvis eller månedlig).
Hvordan jobbe med prognosearket
For å jobbe med et prognoseark må du gjøre følgende:
- Åpne filen, som inneholder en stor mengde informasjon om indikatorene vi må analysere. For eksempel i løpet av det siste året (selv om jo flere jo bedre).
- Marker to linjer med informasjon.
- Gå til "Data"-menyen, og klikk der på "Prognoseark" -knappen.
- Etter det åpnes en dialogboks der du kan velge type visuell representasjon av prognosen: en graf eller et histogram. Velg den som passer din situasjon.
- Still inn datoen når prognosen skal avsluttes.
I eksemplet nedenfor gir vi informasjon for tre år – 2011-2013. I dette tilfellet anbefales det å angi tidsintervaller, og ikke spesifikke tall. Det vil si at det er bedre å skrive mars 2013, og ikke et spesifikt tall som 7. mars 2013. For å få en prognose for 2014 basert på disse dataene, er det nødvendig å få data ordnet i rader med dato og indikatorer som var i det øyeblikket. Fremhev disse linjene.
Gå deretter til "Data"-fanen og se etter "Vorvarsel" -gruppen. Deretter går du til menyen "Prognoseark". Etter det vil et vindu vises der vi igjen velger metoden for å presentere prognosen, og deretter angir datoen for når prognosen skal være ferdig. Etter det klikker du på "Opprett", hvoretter vi får tre prognosealternativer (vist med en oransje linje).
Rask analyse i Excel
Den forrige metoden er veldig bra fordi den lar deg lage reelle spådommer basert på statistiske indikatorer. Men denne metoden lar deg faktisk utføre en fullverdig forretningsintelligens. Det er veldig kult at denne funksjonen er laget så ergonomisk som mulig, siden for å oppnå ønsket resultat, må du utføre bokstavelig talt noen få handlinger. Ingen manuelle beregninger, ingen nedskrivning av formler. Bare velg området som skal analyseres og sett sluttmålet.
Det er mulig å lage en rekke diagrammer og mikrografer rett i cellen.
Hvordan arbeide
Så, for å fungere, må vi åpne en fil som inneholder datasettet som må analyseres og velge riktig område. Etter at vi har valgt det, vil vi automatisk ha en knapp som gjør det mulig å lage et sammendrag eller utføre et sett med andre handlinger. Det kalles rask analyse. Vi kan også definere beløpene som automatisk legges inn nederst. Du kan se tydeligere hvordan det fungerer i denne animasjonen.
Hurtiganalysefunksjonen lar deg også formatere de resulterende dataene på forskjellige måter. Og du kan bestemme hvilke verdier som er mer eller mindre direkte i cellene i histogrammet som vises etter at vi har konfigurert dette verktøyet.
Brukeren kan også sette en rekke markører som indikerer større og mindre verdier i forhold til de i prøven. Dermed vil de største verdiene vises i grønt, og de minste i rødt.
Jeg vil virkelig tro at disse teknikkene vil tillate deg å øke effektiviteten av arbeidet ditt med regneark betydelig og oppnå alt du ønsker så raskt som mulig. Som du kan se, gir dette regnearkprogrammet svært brede muligheter selv i standard funksjonalitet. Og hva kan vi si om tilleggsprogrammer, som er svært mange på Internett. Det er bare viktig å merke seg at alle tillegg må sjekkes nøye for virus, fordi moduler skrevet av andre kan inneholde skadelig kode. Hvis tilleggene er utviklet av Microsoft, kan de trygt brukes.
Analysis Pack fra Microsoft er et svært funksjonelt tillegg som gjør brukeren til en ekte profesjonell. Det lar deg utføre nesten hvilken som helst behandling av kvantitative data, men det er ganske komplisert for en nybegynner. Microsofts offisielle hjelpeside har detaljerte instruksjoner om hvordan du bruker ulike typer analyser med denne pakken.