Subtotalfunksjon i Excel. Formel, tabellkrav

Mellomresultater som må oppnås ved sammenstilling av rapporter kan enkelt beregnes i Excel. Det er et ganske praktisk alternativ for dette, som vi vil vurdere i detalj i denne artikkelen.

Krav som gjelder tabeller for å oppnå mellomresultater

Subtotal funksjon i Excel er kun egnet for visse typer tabeller. Senere i denne delen vil du lære hvilke betingelser som må være oppfylt for å bruke dette alternativet.

1. Platen skal ikke inneholde tomme celler, hver av dem må inneholde noe informasjon.
2. Overskriften skal være én linje. I tillegg må plasseringen være riktig: uten hopp og overlappende celler.
3. Utformingen av overskriften må gjøres strengt i topplinjen, ellers vil funksjonen ikke fungere.
4. Selve tabellen skal representeres av det vanlige antallet celler, uten ekstra grener. Det viser seg at utformingen av bordet må bestå strengt av et rektangel.

Hvis du avviker fra minst ett oppgitt krav når du prøver å bruke funksjonen «Mellomresultater», vil det vises feil i cellen som ble valgt for beregningene.

Hvordan subtotalfunksjonen brukes

For å finne de nødvendige verdiene, må du bruke den tilsvarende funksjonen, som er plassert øverst i Microsoft Excel-arket på topppanelet.

1. Vi åpner tabellen som oppfyller kravene spesifisert ovenfor. Klikk deretter på tabellcellen, hvorfra vi finner mellomresultatet. Gå deretter til "Data"-fanen, i "Struktur"-delen, klikk på "Subtotal".

2. I vinduet som åpnes, må vi velge en parameter, som vil gi et mellomresultat. For å gjøre dette, i feltet "Ved hver endring" må du spesifisere prisen per vareenhet. Følgelig settes verdien ned "Pris". Trykk deretter på "OK"-knappen. Vær oppmerksom på at i feltet "Drift" må du angi "Beløp" for å kunne beregne mellomverdiene korrekt.

3. Etter å ha klikket på "OK"-knappen i tabellen for hver verdi, vil en delsum vises, vist i skjermbildet nedenfor.

På et notat! Hvis du allerede har mottatt de nødvendige summene mer enn én gang, må du merke av i boksen "Erstatt gjeldende totaler". I dette tilfellet vil ikke dataene bli gjentatt.

Hvis du prøver å kollapse alle linjene med verktøysettet til venstre for platen, vil du se at alle mellomresultater forblir. Det var dem du fant ved å bruke instruksjonene ovenfor.

Delsummer som en formel

For ikke å lete etter det nødvendige funksjonsverktøyet i fanene på kontrollpanelet, må du bruke alternativet "Sett inn funksjon". La oss vurdere denne metoden mer detaljert.

1. Åpner en tabell der du må finne mellomverdier. Velg cellen der mellomverdier skal vises.

2. Klikk deretter på "Sett inn funksjon"-knappen. Velg ønsket verktøy i vinduet som åpnes. For å gjøre dette, i "Kategori"-feltet, ser vi etter delen "Full alfabetisk liste". Deretter, i “Velg en funksjon”-vinduet, klikk på “SUB.TOTALS”, klikk på “OK”-knappen.

3. I det neste vinduet "Funksjonsargumenter" velger du "Funksjonsnummer". Vi skriver ned tallet 9, som tilsvarer informasjonsbehandlingsalternativet vi trenger - beregningen av beløpet.

4. I det neste datafeltet "Referanse", velg antall celler du vil finne delsummer i. For ikke å legge inn data manuelt, kan du ganske enkelt velge utvalget av nødvendige celler med markøren, og deretter klikke på OK-knappen i vinduet.

Som et resultat, i den valgte cellen, får vi et mellomresultat, som er lik summen av cellene vi valgte med de skrevne numeriske dataene. Du kan bruke funksjonen uten å bruke "Funksjonsveiviseren", for dette må du manuelt angi formelen: =SUBTOTALER(antall databehandling, cellekoordinater).

Vær oppmerksom! Når du prøver å finne mellomverdier, må hver bruker velge sitt eget alternativ, som vil vises som et resultat. Det kan ikke bare være summen, men også gjennomsnitts-, minimums- og maksimumsverdiene.

Bruke en funksjon og behandle celler manuelt

Denne metoden innebærer å bruke funksjonen på en litt annen måte. Bruken er presentert i algoritmen nedenfor:

1. Start Excel og sørg for at tabellen vises riktig på arket. Velg deretter cellen der du ønsker å få mellomverdien til en bestemt verdi i tabellen. Klikk deretter på knappen under kontrollpanelet "Sett inn funksjon".

2. I vinduet som vises, velg kategorien "10 nylig brukte funksjoner" og se etter "Mellomsummer" blant dem. Hvis det ikke er en slik funksjon, er det derfor nødvendig å foreskrive en annen kategori - "Full alfabetisk liste".

3. Etter at det vises et ekstra popup-vindu der du må skrive "Funksjonsargumenter", legger vi inn alle dataene som ble brukt i den forrige metoden. I et slikt tilfelle vil resultatet av "Subtotals"-operasjonen utføres på samme måte.

I noen tilfeller, for å skjule alle data, bortsett fra mellomverdier i forhold til én type verdi i en celle, er det tillatt å bruke dataskjulingsverktøyet. Du må imidlertid være sikker på at formelkoden er skrevet riktig.

Å oppsummere

Subtotalberegninger ved hjelp av Excel-regnearkalgoritmer kan bare utføres ved hjelp av en spesifikk funksjon, men den kan nås på en rekke måter. Hovedbetingelsene er å utføre alle trinnene for å unngå feil, og sjekke om den valgte tabellen oppfyller de nødvendige kravene.